淺談Excel“數據透視表”在財政資金管理中的應用

林小琳

摘 要：本文通過excel“數據透視表“的使用，解決財政資金總量大、項目和下屬單位多、分析需求多樣單位的財政資金管理問題，實現對資金使用進度、流向等的多樣化分析，旨在減輕財務人員工作量，提高工作效率，加強數據準確性。

關鍵詞：資金管理;數據透視表

近年來，財政越來越重視預算資金的管理，不斷完善預算管理、內部控制、績效評價等財政資金監管體系，怎樣用好、監管好財政資金也成為各預算單位的重點工作。現就Excel“數據透視表”在系統內部財政資金管理中的應用談幾點切身經驗。

一、實現目標

一是能夠實時跟蹤財政資金使用進度。二是能夠分析財政資金使用方向。例如衛生機構、公立醫院、基層醫療衛生機構資金占比。三是能夠實現多維度聯查。例如，各項目資金都撥付到哪些單位，金額分別為多少;各單位收到哪些項目的財政資金，金額分別為多少等。四是為年終財務決算工作快速、準確提供數據支持。例如，通過基本資金、項目資金的要素設定迅速區分部門決算支出決算表中的基本支出、項目支出、上繳上級支出、經營支出、對附屬單位補助支出;通過功能科目要素設定，迅速填列一般公共預算財政撥款收入支出決算表各功能科目（類、款、項）的收入。五是有選擇的查看明細。

二、基礎數據表的設計

1.要素設定

（1）資金撥付單位。以筆者所在系統為例，以系統內部30余家單位為設定要素。

（2）資金項目名稱。按照年初預算或財政下撥資金指標文所列式項目名稱為要素。

（3）資金功能科目。按照年初預算或財政下撥資金指標文所列式的資金功能科目為設定要素。

（4）資金級別。主要按國家級、省級、市級、區/縣級、鄉/鎮級等要素設定。

（5）資金金額。以“元”為單位，準確錄入金額。

（6）是否納入本年度決算管理。設定“是”與“否”兩要素。此要素的設定主要是考慮部分財政資金不納入本年度決算管理，在管理好全年撥付資金的同時，為年末決算工作做好鋪墊。

（7）資金分類。按財政部部門決算要求，劃分基本資金、項目資金兩大類。

（8）其他分類。根據行業性質、工作需要等，可以設定例如三公經費、人員經費等選擇項。

2.表格設計

只按上述要素設計一行表頭。這也是各數據庫軟件的基本要求。數據獨立不重復。即以上設定要素中只要有一項發生改變，就需另起一行。使用正確的數據格式。例如，資金金額要素，必須確保為“數值”格式。表頭不要有合并和空白單元格。數據中不能有合并單元格。不要用空白行或列隔開。

3.注意事項

基礎數據表同類內容出現時，輸入的內容必須是完全一致的，這是最終呈現“數據透視表”的必要條件，例如，在資金撥付單位下輸入單位名稱時，“A醫院”每次錄入都需要輸入“A醫院”，不可出現“XX市XX區A醫院”或“XX區A醫院”等不同錄入方式。同樣，資金項目名稱錄入時例如“基本公共衛生資金”也不能出現“公共衛生資金”或“基本公衛資金”等多種輸入方式。關于這項問題，我們也可以借助Excel表格中的“數據有效性”/“數據驗證”來規范。選定某一要素所在列，通過“數據”――“數據有效性”/“數據驗證”――“設置”――“允許”選擇“序列”――“來源”將此列涉及的要素一一輸入，注意要以英文格式下的“逗號”分隔開。這樣，采用預置選項的方式，今后工作中就可以通過單元格旁邊的下拉三角符號來選擇來選擇相對應的內容，從而確保每次輸入同類內容都是完全一致的。除資金金額要素外，其他要素都可以采用以上方法保證準確性。

4.設計表格樣表

三、數據透視功能的應用

基礎表格設定并填報完成后，選擇“插入”菜單下的“數據透視表”按照工作需求，分別將報表的字段拖入“報表篩選” “行標簽” “列標簽” “數值”。筆者推薦僅使用“列標簽”及“數值”兩項，下面以以上樣表為基礎，結合目標設定舉幾個具體例子。

1.核算財政資金使用進度

將“資金項目名稱”拖入“行標簽”，“資金金額”拖入“數值”。即可得到以下數據透視表，與年初預算進行比對，即可得到各項目資金使用進度。

若有按“資金級別”進一步細分的需求，可將“資金級別”也拖入“行標簽”，位于“資金項目名稱”之下，得到數據透視表如下。

2.分析資金使用方向

將“撥付單位性質”拖入“行標簽”，“資金金額”拖入“數值”。即可得到以下數據透視表，可以分析出撥出資金在不同性質單位所占比例。

3.實現多維度聯查

例如，分析各單位不同資金功能科目下各項目金額分別為多少。將“資金撥付單位”、“ 資金功能科目”、“ 資金項目名稱”按先后順序依次拖，入“行標簽”，“資金金額”拖入“數值”。

4.為年終財務決算工作快速、準確提供數據

以收入決算表為例，將“資金分類”拖入“列標簽”，“資金功能科目”拖入“行標簽”，“資金金額”拖入“數值”。 得到數據透視表如下，按得出數據對應填入部門決算：

5.有選擇的查看明細

以“樣表二”為例，想查看項目2的全部資金構成要素，在數據透視表中雙擊“數值”列的“858531”，可得到下表：

通過數據透視表的使用，極大地提高了財政資金的管理效率，滿足不同需求下的數據提取、測算、合并要求，對減輕財務人員工作量，提高工作效率，加強數據準確性有實際意義，也可應用于其他日常工作中。

（責任編輯：劉海琳）