探析信息化條件下的檔案管理與服務創新

郭歡

[摘 要]在信息化條件下，檔案管理工作可以適當借鑒國外較先進的檔案信息化管理工作體系，同時結合自身需求，建設出符合我國國情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學，從而實現檔案資源的優質共享，為人們提供更好的服務。基于此，以下對信息化條件下的檔案管理與服務創新進行了探討，以供參考。

[關鍵詞]信息化;檔案管理;檔案服務;創新

引 言

檔案管理工作的開展只有建立在做好信息化應用的基礎上，才能夠更好地實現服務質量的提升。我國檔案管理工作開展的過程中存在著很多問題，為了更好地落實這一發展要求，需要全面提高相關管理人員的創新意識，促進我國檔案事業的快速發展，實現檔案管理水平的提升。

一、信息化條件下的檔案工作

在信息化條件下，檔案管理工作從整體到局部、從內容到形式、從軟件到硬件等，各個方面都需要做出相應的變化。例如，信息化改變了信息收集、整理、存儲的方式，以前的檔案都是紙質形式，檔案的收集工作主要是將這些紙質的文件進行梳理、歸納、保存，以供有關部門或人員查閱，在信息化條件下，不僅包括紙質形式的檔案，還包括大量數字化形式的檔案，并且，為了實現檔案工作的信息化，還需要將紙質形式的檔案，轉變為數字形式，這使得檔案從收集到存儲的整個過程都發生了變化。不難發現，以往檔案工作的思維和方式，已經難以完全適應信息化形式下的檔案工作。可以說，信息化時代的到來，對檔案工作來說，既是機遇，也是挑戰。一方面，信息化手段的應用，給檔案工作帶來了很多便捷，在很大程度上簡化了檔案工作的流程;另一方面，信息化的應用，也給檔案工作提出了新要求，需要檔案工作人員革新觀念、創新技術，以更好地做好檔案管理與服務工作。

二、信息化條件下檔案管理工作中存在的問題

（一）管理方法過時

目前，檔案管理工作依舊采用半傳統方法進行管理，檔案信息主要依靠紙質文件記錄，但在這個數據快速增長的時代，需要處理的數據信息越來越多，主要依靠紙質文件記錄檔案，很容易丟失或缺頁，檔案數據不完整，單位的長久發展會受到影響。同時，信息化手段管理也僅僅處于錄入信息，只進行了簡單的分類整理，不方便今后資料的查閱與調用，導致出現形式化、單一化的錄入數據方式。

（二）檔案管理不受重視

大多數人認為檔案管理只需將信息錄入，不需要整合，甚至某些企業的檔案管理員還擔任了公司里其他職位，不能一心做檔案管理工作。同時，多數企業領導也認為檔案工作不重要，不能給公司帶來實際經濟效益，沒有發展的必要。但檔案管理往往是公司進行工作中最重要的一環，缺了檔案管理工作就難以進行。例如，若數據管理人員長期忽視他自己的工作，企業員工的資料可能會丟失，長期合作伙伴的資料也可能被泄露，企業今后發展需要某些數據進行工作時卻發現數據遺落，無法正常工作。

三、信息化條件下檔案管理與服務創新的策略

（一）合理利用及更新信息化設備

當前多數企業的信息化設備基本齊全，但現代化管理技術數據龐大，由于數據信息處于爆炸式增長的狀態中，企業要想進一步提高自身的檔案管理水準，就必須及時對設備進行合理利用及更新，根據企業情況選擇最適合的管理設備，并對系統進行合理利用和及時更新，資料的存儲與管理得到保證，確保工作不會因設備問題而受到影響。例如，當需要某些設備錄入、整理、檢索內容時，企業應購買其設備來支持工作。

（二）培養檔案信息化管理人才

一方面，要重視檔案信息化管理工作人員專業化問題。在人員招聘和人員安排時加大對檔案管理、計算機、信息技術等相關專業人員的傾斜力度，確保建立一支懂檔案管理、懂信息化技術的專業人才隊伍從事綜合檔案管理人才管理。另一方面，從事檔案管理的工作人員要加強自身學習。現有及未來從事檔案管理的工作人員要主動適應信息化時代的挑戰，加強理論學習和技術實踐，不斷提升自身業務水平和專業能力。

（三）加大投入力度，鞏固基礎

第一，要針對檔案信息化建設基礎設施加大投入力度。將檔案信息化資金列入各級企業預算之中，采用逐年投入的方法有效解決基礎設施運維和建設問題。要采用自主解決、外包服務、合作開放等形式，確保檔案信息化的創新性，通過各種渠道對信息化科研經費進行籌措。第二，要把檔案信息化建設必需的軟硬件基礎設施配備齊全。以管理信息化的技術要求和實踐要求為基礎，立足于既和工作需要相符又節約成本的原則，為檔案管理部門把專門的計算機和輔助設施配備好，如微縮設備、數碼相機、移動硬盤、UPS電源、服務器、復印機、掃描儀、打印機、刻錄機等，構建高效安全的檔案局域網絡，為確保檔案信息化工作順利開展和相關設施平穩安全運行創設有利條件。要第一時間對檔案信息化管理軟件進行開發和升級，確保其更加高效、順暢和便捷。

結 語

信息化系統的建立，逐漸成了組織業務運行過程中的基礎要求，需要通過信息化管理平臺來為我國政府、企業的信息管理工作提供基礎支撐，從檔案管理的現實需求來看，組織平臺正在發生變化，因此，我們需要結合數字化概念的具體應用對工作內容提出新的發展問題，相關管理人員同樣需要進行深入思考。

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