信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新探究

王珊 都曉京 胡小娟

[摘 要]面對(duì)信息化時(shí)代的到來(lái)，辦公室檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流，提高信息化工作水平，只有這樣，才能夠提高工作效率，進(jìn)一步保障單位其他工作順利地開(kāi)展。辦公室檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立信息化意識(shí)，掌握必要的信息化技能，在工作當(dāng)中利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變工作理念，從而進(jìn)一步規(guī)范辦公室檔案管理工作、提高服務(wù)水平。

[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代;辦公室檔案管理;改革與創(chuàng)新

引 言

辦公室檔案信息化管理需要根據(jù)實(shí)際情況做出調(diào)整和創(chuàng)新，檔案信息化管理既面臨著機(jī)遇又迎接著挑戰(zhàn)，辦公室檔案管理的發(fā)展方向是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。所以，部門管理人員也要及時(shí)給出新的方案，根據(jù)工作中遇到的問(wèn)題，實(shí)時(shí)檢查檔案信息，將檔案及時(shí)歸檔，并將信息系統(tǒng)化。

一、信息時(shí)代檔案管理工作特點(diǎn)

首先，在具體管理中應(yīng)該遵循相關(guān)檔案管理部門的法律法規(guī)。其次，將傳統(tǒng)實(shí)物檔案管理資料的方式轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化以及信息化。最后，將信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化方式，進(jìn)而提高工作人員的辦事效率。另外，在檔案管理信息化建設(shè)中的主要目的就是將傳統(tǒng)積累信息資料的方式與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)而提高整體工作質(zhì)量與水平。通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行資源整理的這個(gè)方式可以節(jié)省時(shí)間與精力，同時(shí)可以提供一種智能化以及科學(xué)化的信息載體。在檔案信息化管理建設(shè)中主要的內(nèi)容有：第一，需要信息軟件和硬件作為基礎(chǔ)保障，如果想要信息管理平臺(tái)可以順利地運(yùn)行下去，就需要重視基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)。第二，從我國(guó)實(shí)際情況以及科學(xué)發(fā)展的角度出發(fā)，充分調(diào)查各個(gè)檔案管理部門之間的實(shí)際運(yùn)行情況，進(jìn)而實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。第三，檔案信息資源的保存中，需要通過(guò)智能化以及信息化技術(shù)手段將信息資源進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)整與歸納，重視資源的建設(shè)與傳播。第四，技術(shù)在檔案管理中的表現(xiàn)形式就是應(yīng)用，可以將信息建設(shè)平臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)與內(nèi)容進(jìn)行兼容，需要建立良好的應(yīng)用系統(tǒng)。第五，不管是什么科技的應(yīng)用，都離不開(kāi)人為的管理，所以加強(qiáng)工作人員隊(duì)伍的建設(shè)是必然趨勢(shì)。

二、信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新策略

（一）建立智能化的信息資源共享平臺(tái)

信息化的檔案管理工作不僅是對(duì)檔案的簡(jiǎn)單收藏和保存，而是要保證高效的檔案信息利用，加上信息化檔案管理工作的規(guī)模和范圍逐步擴(kuò)大，所以建立智能化的信息資源共享平臺(tái)，利用信息化技術(shù)科學(xué)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集和管理，保證和提高檔案信息的利用率。同時(shí)賦予相關(guān)職能部門的部分工作人員的檔案查詢權(quán)限，使得檔案管理工作和其他部門的工作配合更加協(xié)調(diào)。

（二）健全檔案管理信息化工作體制

信息化時(shí)代使得各單位所需處理的檔案信息成倍增長(zhǎng)，這在一方面給單位建設(shè)提供更加完備充分的數(shù)據(jù)參考，但同時(shí)也給檔案管理工作帶來(lái)了不小的挑戰(zhàn)，如何將這些新的檔案信息更加有效地利用起來(lái)是需要思考的問(wèn)題，傳統(tǒng)的信息檔案管理模式已經(jīng)完全不能夠適應(yīng)當(dāng)下信息管理的發(fā)展要求，相關(guān)職能部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身工作實(shí)際和信息化系統(tǒng)技術(shù)特征，建立健全管理體系，明確各部門和各個(gè)檔案管理工作人員的職責(zé)，將具體責(zé)任進(jìn)行量化，制定好一個(gè)管理標(biāo)準(zhǔn)，在工作當(dāng)中進(jìn)行相應(yīng)的績(jī)效考核和監(jiān)督工作，從而促進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，數(shù)字檔案是一個(gè)值得注意的選擇，它不僅帶來(lái)了極大的便利，而且提高了儲(chǔ)存安全性。

（三）加強(qiáng)“云計(jì)算”在辦公室檔案管理中的應(yīng)用

目前，隨著云計(jì)算技術(shù)的快速發(fā)展，其已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域，其主要由多種運(yùn)算技術(shù)綜合而成，并且云計(jì)算是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中較為新型的計(jì)算方式之一。通過(guò)將云計(jì)算方式在辦公室檔案管理中的應(yīng)用，云計(jì)算方式能夠?qū)n案管理中的分析、整理和歸納進(jìn)行有效的處理，并且還能夠縮短不必要的時(shí)間，降低管理人員的工作量，提升辦公室檔案管理的可靠性和安全性。采用云計(jì)算方式能夠?qū)⒄?、企業(yè)等海量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整合、分類和儲(chǔ)存，尤其是隨著近幾年科技的不斷進(jìn)步和發(fā)展，大量的視頻、音頻以及圖片等檔案資料需要進(jìn)行收集和整理，不僅增加了檔案資料的難度，還增加了儲(chǔ)存的容量，而云計(jì)算能夠?yàn)闄n案管理工作節(jié)約大量時(shí)間。

（四）更新管理模式

在過(guò)去的管理模式下，常常會(huì)出現(xiàn)文件丟失，或無(wú)法及時(shí)找到需要文件的情況，這就極大地影響了事業(yè)單位的正常運(yùn)行，為單位帶來(lái)?yè)p失。除了造成的損失，事業(yè)單位還需要?jiǎng)佑么罅康馁Y源對(duì)丟失文件進(jìn)行查找、補(bǔ)充，不但提高了單位成本，也提高了工作者的工作強(qiáng)度。所以科學(xué)的管理模式，對(duì)今天的檔案管理工作來(lái)說(shuō)尤為重要。在這種情況下，我們就可以用新的管理模式，對(duì)于已經(jīng)收錄的文件，可以建立一個(gè)系統(tǒng)、明了的檔案目錄，對(duì)各個(gè)檔案按照檔案的內(nèi)容以及性質(zhì)，進(jìn)行科學(xué)的分類并妥善的按時(shí)間進(jìn)行編號(hào)、存放，并通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行記錄。

結(jié) 語(yǔ)

信息時(shí)代，科技發(fā)展越來(lái)越迅速，人們對(duì)什么工作都追求信息化，這不但會(huì)給人們的生活、學(xué)習(xí)、工作提供便利，同時(shí)也讓我們得到的信息更準(zhǔn)確、更快速。而現(xiàn)今社會(huì)的檔案管理工作也采用更為方便的電子媒介，在很大程度上提高了檔案管理的效率性、科學(xué)性和及時(shí)性等。當(dāng)然，也會(huì)存在一些必不可少的問(wèn)題，因此，我們應(yīng)加強(qiáng)單位辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新理念，使其更好地發(fā)展。

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