信息化時代高校財務檔案管理創新

李紅光

[摘 ? ?要] 首先分析了信息化時代高校財務檔案管理過程中的一些問題，相應地提出了一些創新性的解決辦法。

[關鍵詞] 信息化時代;財務檔案;管理創新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 19. 021

[中圖分類號] G271 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2019）19- 0048- 03

0 ? ? ?引 ? ?言

在過去處理各種各樣財務檔案的過程中，總會出現一些問題，傳統的紙質形式已經逐漸被淘汰，而信息化時代要利用高科技技術，這樣才能夠更好地解決存在的實際問題。本文沿著信息化時代發展的主流方向，分析了現階段高校財務檔案管理的一些創新性辦法。

1 ? ? ?信息化時代高校財務檔案管理存在的問題

1.1 ? 管理方式較為單一

既然是高校的財務檔案管理，那么就要和普通的檔案進行區分來看，不同的檔案往往記錄著不同的信息，而財務檔案記錄著學校的每一筆收入和每一筆支出，以及國家所投入的一些資金，又或者是在日常生活中的一些開銷。這些財務檔案的每一步都十分重要，如果出現了數據混亂，則很難在后來的發展過程中更好地分析以前的數據，也沒辦法總結出更多的經驗，這樣自然而然會導致一些問題的發生。不僅僅會對現階段的財務管理產生一定的破壞，還會對未來的財務檔案管理帶來更多的影響。所以說牢牢抓住高校財務檔案管理的一些特點，這樣才能夠更好地分析一些實際問題，避免分析問題過于理論化。分析實際問題時本文選取高校財務檔案管理過程中的一些典型缺陷進行主要分析。首先就是管理方式比較單一，這也是大多數學校在財務檔案管理過程中的通病。因為管理手段比較單一，就導致了效率比較低下。在信息化時代，很多時候都通過電子計算機進行財務檔案管理。很多人也能夠認識到信息化時代的重要性，但是卻很難將計算機技術和傳統的財務檔案管理有效地結合起來，依舊通過一些人工計算的方式來解決一些實際問題，這樣不僅容易出錯，而且還效率低下。檔案的保存方式也比較單一，這就容易導致數據丟失，會給一些人帶來嚴重的影響，還會給學校的財務處理工作帶來嚴重的麻煩。管理方式較為單一已經是常見的問題，長期困擾了各大高校的財務管理部門和其他工作人員，要想短時間內解決，還需要從多方面進行處理。包括對工作人員進行一定的培訓，給學校的基礎設施進行一定的更新等等，這些問題都需要重點考慮。解決管理方式單一不應該僅從其自身出發，還要考慮到一些細節的問題。如何了解高校財務檔案管理一些特性，如何了解信息化時代的主要發展方向，這都是需要重點考慮的問題。

1.2 ? 管理技術水平不高

接下來就具體分析一下管理技術水平包括哪些方面，依然要回到問題本身，明確高校財務檔案管理過程中出現了哪些問題，而信息化時代有哪些特征，有哪些技術又是能夠幫助人們進行財務檔案管理。高校的財務檔案管理往往是多方面的，一方面包括國家投入的資金，而另外一方面還包括學校的收入支出以及學費的管理，學生們的日常支出，科研費用等等。學校的日常建設這些都需要投入大量的資金，財務檔案管理無非就是通過記錄的方式將這些財務支出財務收入進行明確的數據處理，并且分析其內在的規律，探索出一定的數據模型，這樣才能給未來的發展提供一定的經驗，這樣也是科學的發展道路。因為管理技術不足，才導致數據分析出現了一定的錯誤，僅僅能夠獲得一些數據或者是數據獲取的都不夠全面，記錄下來之后就將檔案封存起來，無法分析其內在的一些規律，無法通過現代化的一些計算機設備進行高效率處理，已經成為各大高校的通病。在財務檔案管理過程中，因為涉及的內容是比較多的，而且每一步都是比較重要的，不能出現一點偏差，管理技術水平不足則成為主要問題。說到具體的技術問題，主要探討的就是一些財務管理的系統，因為學校要建設一個單獨的財務檔案管理，就有專門的系統為學校服務，不能夠用社會上的一些軟件，否則很容易導致隱私泄露，也會導致學校的財務檔案管理受到一定的限制。在開發系統的過程中，很多學校是無法獨立完成的，要外包給一些科技公司，但是在處理的過程中或許受到資金的限制或者是受到技術水平的限制，財務檔案管理系統往往比較落后，在后期維護的過程中也缺乏一定得更新，導致一些問題發生。又或者是在檔案管理過程中技術人員對于辦公軟件的應用不夠深刻，很多問題處理的不夠明確，而且也不夠高效率化，對于未來的發展造成了嚴重的影響。這些問題都嚴重地困擾著諸多的高校，管理技術水平不足屬于核心問題，落實到根本上還是要不斷地進行技術創新，不斷地進行硬件升級，這樣才是解決實際問題的根本途徑。

1.3 ? 管理意識淡薄

另外管理意識淡薄給信息化時代高校財務檔案管理發展造成一定的阻礙，因為很多事情需要人為處理，如果對這方面出現了忽視，基礎設施再先進，管理設備再全面也都是沒有任何意義的。如果人不去主動的處理這些問題，那么就會將財務檔案管理忽視，也會把一些關鍵的數據給忽視，就會產生各種各樣的問題。這點可以分析生活中的一些問題，比如說想解決一些實際的問題，生活中的煩惱，又或是學習的過程中的一些困難，如果自身都不想主動地去處理這些問題，那么就會產生一定的消極態度，而且效率也不會太高。在學校進行財務檔案管理的過程中，很多工作人員認為這項工作并不重要，又或者是在處理問題的過程中，僅僅通過一些簡單的方法進行數據的記錄，認為只要留存下來就是根本目的。但是卻忽視了其中一個關鍵的問題，要把數據轉化成有用的信息，這樣才能供人們參考，并不是所有人都能夠從海量的數據中得到有用的內容，需要有專業的人員在其中發揮重要的作用，如果說連專業的人員管理意識都比較淡薄，那么這項工作是很難做好的。

2 ? ? ?信息化時代高校財務檔案管理創新方法

2.1 ? 有效地利用信息化技術

所有的問題落實到最后還是要考慮如何提升一些自身的技術手段，這樣才能夠進行創新性的管理方法，給高校財務檔案管理帶來更多的幫助，迎合新時代的發展，做出更多的成就。首先就是有效地利用信息化技術。信息化技術無非就是通過電子計算機技術與互聯網進行一定的數據處理，能夠進行高效率的工作方式，能夠利用辦公軟件，通過一些高效率的數據收集方式給人們帶來更多的幫助，擺脫傳統的調查和人工手寫方式，這樣就改變了檔案保存方法。有效地利用信息化技術，首先要保證學校的信息化系統足夠完善，這樣在財務檔案管理處理的過程中能夠高效快速的收集數據，僅僅以個人為主體就能夠將數據上傳，這樣便減少了數據收集的時間，也能夠保證數據的安全性。這種方式在人們的生活中也深有體會，無論做什么工作或者是學習，用一些信息化數據就可以有效地調查到相關內容，而且也能夠通過辦公軟件快速地處理數據，從海量的數據中迅速地畫出曲線，以此來分析財務檔案管理過程中的問題，并能夠有效地解決財務問題。對于每一筆收入每一筆支出都能夠準確地記錄下來，傳統的紙質方式很容易導致數據丟失，還會受到各種各樣的破壞，而存儲在計算機當中則可以通過云服務來實現高效率的工作方式，即使存儲幾十年都不會丟失。總而言之，有效地利用信息化技術已經成為時代的發展方向，也是高校財務檔案管理過程中的創新方法之一。

2.2 ? 建立完善的信息服務體系

同樣建立完善的信息服務體系也是十分重要的，不能夠僅僅考慮一些人類因素的影響和外界環境因素的影響。在財務管理過程中，雖然說會受到實際情況的一些破壞，但是如果有一個完善的信息服務體系，這樣在財務檔案處理過程每個人都能做出貢獻，每個人都能夠將自己相關的數據上傳到學校的信息服務系統，這樣財務檔案管理過程中會節省很多的時間，也能夠給工作人員帶來更加高效的方式。以個人為主體上傳數據則顯得較為安全也較為便捷。而且在信息化時代所倡導的是人人都可以通過一個電子設備就能更好地去解決實際問題，而不是說僅僅由一個部門去收集調查，這樣不僅僅會浪費大量的時間，還會導致數據不準確，拖慢時間就相當于浪費成本，就相當于給學校帶來了更多的麻煩。完善的信息服務體系還需要根據實際情況進行分析，還希望能夠有利于廣大的師生。在財務檔案管理過程中分析出更多的問題，能夠將資金合理分配。

2.3 ? 建立有效的反饋機制

另外有效的反饋機制也是十分重要的，財務檔案管理過程中發現這樣一個問題，如果說不能夠聽取廣大師生的意見，往往建立的模型是有一定的偏差的，而且信息服務系統也是有一定的錯誤的，如果還按照傳統的方式進行檔案管理，那么就會出現各種各樣的問題。檔案是記錄信息的重要方式，雖然說現代是信息化時代，人們愿意通過計算機進行處理信息，開放的服務系統也能讓更多人參與其中，但是如果沒有一個很好的反饋機制，人們還是不能夠聽到更多的聲音，也聽不到師生的意見，那也是沒有任何現實意義的。建立一個完善的信息檔案管理系統，是為了給財務管理帶來更多的幫助，而財務管理又是希望給師生的正常生活帶來一定的幫助。無論是學校的科研還是學校的投資建設等等都要用到一定的資金。資金要進行合理的分配，就需要根據檔案中記錄的數據進行一定的分析，這樣才能夠有效地預測未來的一些情況。完善的反饋機制是實現學校公平化的重要手段，也是財務檔案管理的有效提升措施。

2.4 ? 強化信息檔案處理流程

做什么事情都要優化流程，在強化信息檔案處理過程中要明白一個問題，對每一個環節都進行充分的優化，這樣能夠避免意外因素，同時對于財務檔案管理也能夠有著更多的幫助。在高校發展的過程，信息化技術可以說是走在前沿，很多學校都有足夠的資金，在完善檔案處理流程的過程中要明白數據的收集來源是如何，數據處理又通過怎樣的模型，數據后期使用的過程中要有什么樣的規矩，這樣才能夠解決實際問題，也能夠保證每一個步驟都足夠安全。

3 ? ? ?結 ? ?語

總而言之，財務檔案管理因為其自身的特殊性需要著重關注，更需要一些高素質的人才利用信息化時代的技術進行充分處理，才能給學校的財務帶來更多的幫助。

主要參考文獻

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