信息化視角下中職校檔案開發利用的探索

何榮財

檔案管理工作是學校辦學改革發展中非常重要的環節，包括學校的人事、財務、教學、科研、活動等諸多方面。學校的檔案管理與開發利用工作對學校改革發展起關鍵性作用。信息化視角下，中職校檔案開發利用工作要適應新時代新要求，要適應科技技術的發展。特別是當前中職校招生工作及生源質量相對處于比較弱勢的情況下，學校領導更要重視檔案管理工作，開發利用好檔案，樹立好學校的良好形象，進一步提升學校管理規范化、精細化和科學化水平。信息化時代，中職校如何更好地開發利用檔案呢？這是中職校面臨的新課題和新挑戰。

1 檔案管理工作的重要意義

檔案是歷史的見證，它通過記錄歷史、呈現歷史的形式，展現了一個單位的成立以及發展過程中的點點滴滴。作為檔案，保存的是對一個單位在發展過程中具有利用價值的各種文書、音像、圖紙等各種形式的資料。中職校的檔案則是學校成立以來及辦學改革發展過程中有關情況的體現。檔案工作是一項服務性工作，學校的教學科研、教育宣傳、教學管理等，都要依靠檔案。中職校要讓檔案發揮最大的服務功能，就要跟上時代發展的步伐，轉變觀念，更新設備，提升檔案管理人員素質，讓檔案管理工作在學校的改革發展過程中起到應有的作用。

2 當前中職校檔案開發利用工作的現狀

據了解，大多數中職校的檔案管理工作都還是停留在傳統的紙質文檔歸檔的形式，而且大多數檔案都是簡單收集、管理，在查詢時有的要么沒存檔，要么存檔了找不到在哪，要么費了好大勁兒才找到。這與檔案管理制度和管理人員的素質有著直接的關系。那么，在檔案的管理中都存在諸多的問題，更不用說對檔案進行開發利用了。

（1）學校對檔案管理認知不足，重視不夠。所謂的檔案，傳統觀念里，不需要用時，可能覺得占位置，但是需要用到時，才發現之前怎么沒保存好。這是個普遍現象。很多學校領導也是把檔案當成一項簡單的收集、整理、歸類的常規性工作，不能給學校帶來直接的效益，所以對檔案管理工作重視不夠。

（2）檔案管理人員專業素質不高，檔案室落后。檔案是一項枯燥的工作，加上領導的不重視，通常是由其他崗位的人員兼任。而兼任的人員大都把檔案當成一項常規性的工作，根本不會想著如何去跟上時代步伐，轉變觀念，創新工作。只是按部就班按照傳統方式操作。有的甚至沒有培訓，只是參照以往的，再按照自己的感覺去處理。檔案管理人員的專業素質不高直接影響了檔案管理工作的優劣。還有很多學校的檔案室也是多年未見更新，甚至損壞的也沒能夠及時修復或更換，現有的硬件設施已經不能滿足對檔案管理及開發利用的要求。信息化時代，硬件設備、技術的投入都是必不可少的。

3 信息化視角下對檔案開發利用提出的要求

傳統的檔案，都是通過紙質的查閱才能利用，而且保存期限有長有短，分類各式各樣，有些年代久遠了，查詢起來相當麻煩，加上檔案管理工作的落后，檔案管理人員專業素質低，對工作不認真負責，該歸檔的沒歸檔，該保存永久的沒有保存永久等等，這就大大降低了檔案的利用效率。信息化視角下，對檔案管理工作提出了新的要求。

（1）信息化時代，信息技術的發展，改變了檔案的傳播途徑。這就要求要將檔案信息轉化為數字格式，這樣利于通過電子設備進行保存。同時要有適應時代發展、適合學校特點的檔案管理系統，為檔案查詢者提供簡明、清晰、便捷的搜索渠道，通過網絡和各種平臺，能夠對信息進行共享，提高檔案的利用效率。

（2）在共享檔案的同時，還有非常重要的一點，那就是信息安全。信息化時代，有利有弊，當然利大于弊。但是還是要認識到病毒、黑客等對檔案開發利用的影響。所以在建設相應的數字檔案室，應用檔案開發利用信息化系統的同時，要特別注重檔案信息安全。

4 信息化時代中職校檔案開發利用的建議

在信息化視角下，中職校的檔案如何開發利用而更好地服務于學校的發展，這個問題值得思考。凡事在發展中變革，在變革中發展。中職校的檔案管理工作也要跟上時代發展的步伐，不斷變革，在開發利用上要有新的思路，新的理念，實現與時代同步，充分發揮檔案開發利用的作用，樹立良好學校形象，提高工作效率。在此，淺談一下個人對信息化視角下中職校檔案開發利用的建議。

（1）校領導重視，制定并不斷完善檔案管理制度。領導的重視對檔案管理工作能夠起到促進作用，同時也是做好檔案開發利用的基礎。信息化視角下，中職校的各級領導要轉變觀念，更加重視檔案管理工作，要認識到檔案管理與開發利用工作的重要意義和作用。要組建完整、合理的檔案領導小組，對學校的檔案工作進行監督和指導。同時，學校還應該結合實際工作，制定適應學校的檔案管理和開發利用制度，加強檔案管理工作體系建設，將考評納入年度計劃，推動學校檔案管理與開發利用工作水平的提升。

（2）加強宣傳，部門密切配合做好檔案收集工作。檔案的收集并不是由專職檔案管理人員獨立完成的，需要全體師生共同重視和支持。在中職校，學校可以通過舉辦檔案知識講座、知識競賽等豐富多彩、形式多樣的檔案宣傳教育活動，讓全體師生認識到檔案管理工作的重要性，并積極參與到檔案信息的收集中來。要在學校的全體教職工中選派一些有責任心的同志兼職協調檔案管理工作，配合專職檔案管理人員及時收集和整理檔案信息。檔案工作是一個積累的過程，一份文件、一個會議、一場活動、一個榮譽都是具有檔案價值的信息，所以需要全體師生共同齊心協助做好檔案的收集工作。

（3）加大資金技術投入，建設數字檔案室。信息化時代，極大多數的檔案資料都能夠以數據的形式體現。這個就是科學技術發展的結果。檔案信息的數字化能夠為檔案開發利用提供便捷、高效、安全的服務，在年復一年的歷史大檔案中，能夠迅速查閱所需要的檔案信息，大大提高了檔案的服務功能，充分發揮檔案的價值。那么在信息化時代，中職校就很有必要建設數字檔案室。數字檔案室是以計算機、網絡等為基礎的新時代產物。學校要加大資金和技術投入，要有專用的管理機房，在服務器、計算機、檔案管理系統上結合學校的需要進行投入，還需配備一些如打印機、掃描儀、數碼相機、移動硬盤等存儲設備這些輔助器材。適應時代發展的數字檔案室對于檔案的開發利用起到了關鍵性的作用。

（4）結合實際制定檔案管理辦法，提高檔案開發利用效率。只有結合實際開展的工作才能起到該項工作應有的效益。檔案工作也是如此。中職校的檔案管理工作制度也一樣要結合學校的實際需要和特點，在區域檔案管理制度的大前提下，制定更加詳細且適用于本校的檔案管理辦法。例如在檔案的分類上，年限的長短上等等，在學校的發展過程中，能夠高效便捷地查詢檔案信息，充分發揮檔案信息的價值，提高檔案的利用效率。

（5）提升檔案管理人員專業素質。從傳統的檔案室到數字檔案室的轉變，還需要檔案人員的配合。人具有主觀能動性，要充分發揮檔案管理人員的作用，就要加強管理人員的隊伍建設，通過各種培訓學習、經驗交流等，提升檔案管理人員的素質，以適應信息化時代下工作設備、媒介等高科技技術的要求，從而提高檔案工作的完整性、準確性、系統性和安全性，更加高效地做好檔案開發利用作用。

5 結語

信息化視角下，對中職校的檔案管理工作提出了更高的要求，要充分開發利用好檔案信息，需要學校在人力、物力和財力上有計劃地投入。大數據背景下，數字檔案室的建設勢在必行。通過科學合理有效的數字檔案室，提高檔案管理人員的素質，對檔案的開發利用起到重要的作用。當然，隨著科技的發展，中職校檔案的開發利用還要跟著形勢不斷更新和完善，才能更好地提升學校的檔案管理水平，發揮好檔案的作用。

（作者單位：福建三明林業學校）