加快我國檔案信息化建設的思考

余翥

摘 要：想加快檔案信息化建設的腳步，就要努力解決檔案信息化建設進程中所遇到的問題，克服重重阻力，加強領導，樹立意識;統籌規劃，加大投入;提高素質，培養人才;制定措施，防范風險;只有做到這些，才能真正加快推進檔案信息化建設的進程。

關鍵詞：檔案信息化建設;重要意義;有效途徑

2002年11月25日，國家檔案局中央檔案館頒布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，提出了檔案信息化建設戰略，召開了檔案信息化建設現場演示會，標志著檔案信息化建設在我國檔案界正式啟動。至今，我國檔案化信息建設初見成效，全新的信息化檔案管理模式也得到了廣大檔案工作者乃至全社會的普遍認可。但是對于檔案工作整體而言，檔案工作進行信息化管理還屬于一種新的管理方式。隨著社會信息化發展的需要，檔案信息化建設是全面提升檔案工作服務社會能力的必然選擇。

1 檔案信息化建設的主要內容

檔案信息化，就是把現代信息技術應用到檔案管理工作中來，對實體檔案資源按照信息化的方式進行收集、整理、開發、管理和利用，為公眾提供數字化的檔案資源，實現檔案管理模式由實體檔案保管為重點轉向以數字化檔案和提供社會服務為重點的轉變過程。具體來說就是通過各種數據庫及信息網絡，把文字、圖像、聲像、實物等檔案信息存儲在光盤、磁盤、硬盤燈數字化載體中，利用現代化網絡和電子終端設備達到檔案資源的有效利用和共享。

檔案信息化建設的組成：根據《全國檔案信息化建設實施綱要》的主要內容，檔案信息化建設主要由信息網絡基礎設施建設、網絡應用系統建設、標準規范建設、信息資源建設、人才隊伍建設、安全保障體系建設六個方面組成。

2 檔案信息化建設的重要意義

習近平同志曾指出：檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。檔案信息化是檔案管理適應社會信息化發展的必然要求，是對檔案進行科學管理和優化配置的必要手段。首先對檔案管理人員來說，檔案信息化建設大大減輕了工作量，提高了檔案的利用率。實現了檔案信息化管理之后，檔案管理人員可以更多地運用現代信息化手段進行收集、查詢檔案的工作，通過自動化、網絡化、實時化的現代管理途徑來提高檔案管理效率，檔案管理工作人員可以更好的從事檔案的收集工作和編研工作。

3 存在的問題

1）信息化意識不夠。信息化意識不夠，主要指我國現有的檔案工作人員和管理人員對于檔案信息化工作的不理解、不支持乃至于消極怠工現象。由于文化程度、年齡差距、工作經歷等原因，檔案工作管理人員都或多或少存在著墨守成規的思想。而且檔案信息化建設花費大、效果不明顯且檔案安全還得不到有效保障。因此存在很多檔案管理人員對檔案信息化不理解、不支持甚至抵觸的現象。我國目前從事檔案管理工作的人員大部分都是非檔案專業畢業，專業的檔案管理人員少之又少。

2）對信息化理解不夠。檔案工作管理工作人員要正確理解檔案信息化和檔案數字化、網絡化的區別。檔案信息管理化并不等同于檔案數字化、網絡化，檔案數字化、信息化只是檔案信息化建設的一方面。而檔案信息化建設包括對信息網絡基礎設施建設、網絡應用系統建設、標準規范建設、信息資源建設、人才隊伍建設、安全保障體系建等方面，它是一項涉及多方面內容的系統工程，需要檔案管理部門統籌規劃，結合實際有計劃、有步驟、分階段地進行，逐步實施完成。目前存在對于檔案信息化建設的片面理解，認為檔案信息化就等同于檔案數字化、網絡化。在實際中，即使實現檔案數字化、網絡化，實現的程度也是遠遠不夠的，達不到檔案信息化的效果，最后造成檔案信息化建設的不完全現象。

3）信息化安全度不高。隨著社會信息化發展的程度越來越高，檔案管理信息化建設勢在必行。雖然檔案信息化管理相比傳統的管理模式而言既方便又高效，但是也存在一定的風險，是擺在我們面前的頭號問題?！皺n案信息存儲安全”和“檔案信息利用安全”是檔案信息安全保障體系的主要內容，比如網絡安全隱患等等方面。而檔案本身就具有保密性，怎樣堅持利用和保密并重的原則，更加大了對檔案信息化建設進程的考驗。

4 解決問題的有效途徑

1）加強領導，樹立意識。檔案工作是對歷史負責，為現實服務，為未來著想。要想讓檔案更好地服務于社會，首先就是要提高檔案管理工作人員的自身水平。檔案信息化建設的領導者如果自身沒有清晰的認識，那么檔案信息化建設必然會變成一句空話，落不到實處。因此，要從源頭上改變現狀。加強對檔案工作管理人員自上而下的領導，組織培訓，幫助他們樹立時代的責任感。使廣大檔案工作這個深刻認識到檔案信息化建設的核心觀念，認清檔案信息化建設和檔案數字化、網絡化的聯系與區別，積極投身現代化建設中檔案信息化建設。

2）統籌規劃，加大投入。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的中心內容，檔案部門要統籌規劃、推進檔案資源共享。打破技術壁壘，建設統一的檔案信息管理系統。軟硬件檔案設施設備是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的前提。要想加快檔案信息化建設，必須要舍得投入，特別是要加強檔案信息化安全基礎設施建設。要及時升級和使用安全認證、病毒查殺、身份認真、防火墻技術、網絡監控技術，加強檔案系統的訪問控制，確保檔案信息安全。

3）提高素質，培養人才。人才建設是檔案信息化建設的成功之本。目前，我國從事檔案管理工作的專業人才非常少，這對檔案發展乃至檔案信息化建設非常不利。因為非科班出身的檔案管理人員沒有全面的學習檔案管理知識，檔案信息化意識淡薄。因此，在檔案人才匱乏的情況下必須及時完善檔案崗位制度，加大力度引進檔案專業出身的檔案管理工作人員，盡量做到檔案由專業檔案人員來管理。除了對外引進檔案專業人才，對內還要努力培養本單位已有的檔案人才，對現有人才進行信息化建設技能培訓，幫助他們提升檔案管理意識和業務水平，提高全體檔案工作者的總體素養，造就一批既懂業務，又能管理的檔案復合型人才。

4）制定措施，防范風險。建立檔案信息安全保障體系是做好檔案信息化建設的必要條件。要控制這些方面存在的風險，除了要在硬件上加大投入，還要控制軟件，積極制定控制風險的措施。首先檔案管理網絡要做好物理隔離，做好身份認證和秘鑰管理。其次在檔案利用上要做好保密工作，該公開的公開，不能公開的要采取技術手段設置訪問權限，堅持利用和保密并重的原則，使檔案利用達到最大化。

總之，要想加快檔案信息化建設的腳步，就要克服檔案信息化建設中所遇到的問題，克服重重阻力，加強領導，樹立意識;統籌規劃，加大投入;提高素質，培養人才;制定措施，防范風險;只有做到這些，才能真正加快檔案信息化的進程。

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