新時期背景下電子檔案管理在企業(yè)實踐性與思考

楊培藍

摘 要：隨著時代的發(fā)展進步，企業(yè)的檔案管理形式出現(xiàn)巨大變化，電子檔案成為主流的檔案形式，給企業(yè)的各方面經(jīng)營發(fā)展提供巨大的幫助。企業(yè)在應(yīng)用電子檔案后，出現(xiàn)了不少的實踐性問題，例如如何加強檔案的保密性等等問題。本文針對企業(yè)電子檔案管理存在的問題入手，提出合理的解決措施，希望為企業(yè)今后的電子檔案管理提供幫助。

關(guān)鍵詞：電檔案管理;信息化建設(shè);管理體系構(gòu)建;保密

在新時期背景下，大部分企業(yè)都實行了電子檔案，不但提升了檔案管理的效率和質(zhì)量，還為企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營提供巨大的便利。為了適應(yīng)時代的發(fā)展要求，需要建立完善成熟的電子檔案管理體系，才能解決電子檔案實行中出現(xiàn)的問題。企業(yè)管理人員應(yīng)該加強對電子檔案的重視，采取適合的宣傳方案，還要做好電子檔案的保密工作，避免國家秘密被不法分子竊取。

1 新時期電子檔案管理的重要意義

首先，電子檔案利用網(wǎng)絡(luò)以及計算機技術(shù)進行檔案管理，不僅能夠提高資料歸檔的質(zhì)量，還能大大提高檔案檢索速度，從而既降低了管理人員的工作強度，還有效地節(jié)省了財力、物力以及人力等方面的投資。其次，電子檔案實現(xiàn)了資料由實物向信息轉(zhuǎn)化的過程，為讀者及用戶能夠更加快捷方便地使用資料提供了可能性。 最后，電子檔案在原始文字資料的基礎(chǔ)上，還能收集管理視頻圖像等影音文件，滿足了新時期人們對于多媒體資源的需求，更加符合當今社會對于檔案利用多元化的特征。

2 新時期背景下電子檔案管理的問題分析

2.1 企業(yè)電子檔案管理體系不完善

由于電子檔案實行時間較短，還沒有形成完善成熟的管理體系，導(dǎo)致電子檔案在實行過程中，缺乏相應(yīng)的標準，無法保證電子檔案管理的質(zhì)量。大部分企業(yè)都在處在電子檔案的摸索狀態(tài)中，并且由于部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的忽視，電子檔案缺乏資金、人力的支持，難以形成完善成熟的管理體系。

2.2 企業(yè)電子檔案管理人員素質(zhì)較低

在電子檔案實行以后，對檔案管理人員的各方面素質(zhì)水平提出了更高的要求。但是大部分企業(yè)的電子檔案管理人員都沒有掌握電子檔案的管理技能，導(dǎo)致企業(yè)的電子檔案管理水平低下，沒有發(fā)揮出電子檔案的真正作用。

2.3 檔案的保密問題

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，電子檔案對于保密性要求較大。我國的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有復(fù)雜多變的特點，如果不采取任何保密措施，電子檔案容易遭受不法分子的破壞，出現(xiàn)檔案丟失或者損壞的現(xiàn)象，給企業(yè)帶來巨額的經(jīng)濟損失。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國的大部分企業(yè)都沒有采取專門的檔案密保措施，電子檔案的安全性較低。電子檔案需要保持著原始性，才能具有法律效應(yīng)，然而在實現(xiàn)電子文件以后，載體和信息分割開來，導(dǎo)致信息更容易被非法更改，并且難以在第一時間發(fā)現(xiàn)該問題。為此，更要做好檔案的保密工作，才能保證電子檔案的真實性和有效性。

2.4 公司管理人員對企業(yè)電子檔案管理工作不夠重視

根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理缺乏重視，對檔案管理工作帶來了不小的阻礙。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以高度重視檔案的管理工作，就可以充分發(fā)揮檔案的作用，反過來也是一樣，如果領(lǐng)導(dǎo)者忽視了檔案的管理工作，電子檔案就無法發(fā)揮實際作用。現(xiàn)階段有很多管理者忽視電子檔案管理工作，造成這種問題的主要有兩方面原因，一方面大部分領(lǐng)導(dǎo)者都將目光放在企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展上，認為電子檔案無法為企業(yè)獲得直接的經(jīng)濟效益。另一方面，大部分企業(yè)的電子檔案管理方式老舊，無法將電子檔案的作用充分發(fā)揮出來。

3 解決電子檔案管理問題的幾點思考

3.1 加強信息安全技術(shù)的應(yīng)用

信息安全技術(shù)對于維護電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)黑客的進入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對于證實電子檔案內(nèi)容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。應(yīng)當不斷改進現(xiàn)代化管理手段，努力提升電子檔案的安全保護水平。

3.2 完善電子檔案信息化管理體系

企業(yè)在電子檔案的管理過程中，要明確企業(yè)的自身特點，并且制定出適合自己的管理制度，不斷進行完善和優(yōu)化，最終制定出現(xiàn)完善成熟的管理體系，為電子檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。在體系的制定過程中，要做好檔案的細化工作，提升管理人員的各方面素質(zhì)水平，除了基礎(chǔ)的檔案管理技能以外，還要具備一定的信息水平，才能更快的適應(yīng)電子檔案的管理工作，除此之外，還要加強安全防護措施，保證電子檔案的安全性和穩(wěn)定性。

3.3 加強信息化人才建設(shè)

要從檔案管理人員入手，制定計算機的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動。電子檔案的管理人員需要的掌握的技術(shù)較多，包括排版、信息處理、文件收發(fā)、計算機的基礎(chǔ)操作技能、電子檔案的歸檔技能等等方面。除了企業(yè)制定的培訓(xùn)計劃以外，檔案管理人員還要從自身出發(fā)，不斷進行新知識、新技能的學(xué)習(xí)和補充，才能適應(yīng)時代的發(fā)展變化，更好的進行企業(yè)的電子檔案管理工作。

3.4 提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對電子檔案的關(guān)注度

隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)被大量的應(yīng)用到企業(yè)管理中，檔案也開展了信息化建設(shè)，出現(xiàn)了電子檔案，較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，具有更多的應(yīng)用優(yōu)勢。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該加強對電子檔案的重視，投入適量的資金，采購先進的設(shè)備，將原有的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案。領(lǐng)導(dǎo)者還要重視電子檔案的開發(fā)合理利用，實現(xiàn)資源的共享，才能發(fā)揮出電子檔案的真正作用，為企業(yè)的重大決策提供幫助。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著時代的發(fā)展進步，電子檔案已經(jīng)成為一種必然趨勢，需要做好電子檔案的管理工作，才能為企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營提供強有力的支持。本文先對電子檔案優(yōu)勢進行分析，針對現(xiàn)階段電子檔案實行過程中存在的問題，提出合理的解決措施。首先，要從領(lǐng)導(dǎo)者入手，加強對電子檔案管理的重視，投入的大量的資金。其次，要加強信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建出電子檔案的管理體系。最后，還要進行合理的培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)。

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