淺析核電廠技術文件有效控制

周衷若

摘 要：本文主要對核電廠技術文件的接收、分發、組卷、歸檔及有效控制方式作了詳細的闡述，列出了技術文件在各個流程中的有效控制措施。以便對技術文件實行全過程、全方位管理。旨在實現核電廠技術文件管理的規范化、標準化、程序化，以確保技術文件的有效控制。

關鍵詞：技術文件;有效控制

1 引言

核電廠技術文件（下面簡稱技術文件）是指電站在運營過程中產生的與電站生產運行、系統、設備及其管理有關涉及結構、原理、布置、性能、技術條件、解決方案的圖紙和文字性說明文件，包括設計文件圖冊、技術規范、設備運維手冊、竣工文件等。所以在技術文件管理中，如何有效地進行技術文件在各個流程中的管理，保證技術文件在傳遞和保存時能夠準確、及時和安全可靠，是各單位各級部門比較重視的一個問題。

2 技術文件的收發和存檔

1）技術文件的接收。技術文件的接收檢查是控制技術文件的一大重點。技術文件應當嚴格按照文件接收檢查標準，即文件的完整性、清晰性、和正確性來執行。這些是最基本的檢查標準，每一個文件接收文員都必須做到這三點。

技術文件接收時經常會遇到文件到達文檔部門后又會退回修改，影響文件的及時登錄。經常出現的問題有：（1）圖不清晰。文件中有些圖模糊不清，有些圖上的字體太小掃描后便看不清。其中技術改造類文件多圖紙，圖紙是施工過程中的重要部分，日后文件的使用者看不清使用不了則會耽誤施工。（2）文件編審批不完備。常見的申請單、審批單、澄清單簽署不齊全，檢查沒發現該有的簽名簽署不完備會導致日后重新修改登錄，徒增工作量。（3）編碼不完整或不正確。接收的文件經常有編碼不完整或是重號或是錯誤。針對以上突出的幾點，所以技術文件接收時需要對圖紙進行仔細的檢查。且圖紙掃描復印后的清晰度也應該把好關，保證登錄到系統里的電子版是完整清晰的;接收每份技術文件后到系統里查看相對應的項目，辨認編碼的正確性。另外接收檢查重點關注的是：是否附有文件傳遞單（外單位發送過來帶有信函的技術文件，應仔細檢查信函通信渠道號是否正確，有無重號。信函所帶的技術文件是否齊全、完整，附件清單中標識的附件是否都收到。文件格式是否正確，文件是否為原件，版本是否正確等。出現以上問題及時聯系歸口部門處理或直接聯系文件遞交方處理。

2）技術文件的登錄。（1）文件的編碼分為三類即：文件編碼（電站要求的編碼）、原文編碼（文件自帶編碼）、其它編碼。登錄時要仔細區分各類編碼，填寫正確。（2）注意項目選擇和類別選擇。如：技術改造管理、燃料管理、運行和維修、定期試驗等。（3）文件升版。升版文件需在舊版上修改信息，修改時要注意版次和日期的修改。（4）注意各相關文件是否關聯，關聯是否正確。如：技改的所有技術文件關聯相應的申請單，相應的技術文件關聯相應的審批單，澄清單關聯相應的技術文件和申請單等。另外有外發通信渠道號也應關聯，以便查閱人員查看時一目了然。

3）技術文件的分發。文件分發清單由業務歸口部門填寫，文檔部門根據分發清單范圍完成相應文件分發。業務部門填寫清單是應考慮分發到位，建立高效的文件傳遞渠道，保證工作人員能夠及時、準確地得到最新版本、正確、適用的文件。文件分發分為受控分發（包括執行分發）和非受控分發（包括普通紙質分發和電子分發）。管理文件，包括公司的管理大綱、質保大綱、管理程序需要受控分發。紙質受控分發的技術文件，在封面加“XXX受控分發”印章。只有加蓋了此印章的文件才視為由XXX電站（文檔部門）正式分發用于指導工作執行的有效文件。且受控分發文件的新版必須按照上次分發范圍進行分發，并對過時副本文件及時標記“作廢”并做回收和銷毀處理。技術文件/程序，按照分發清單進行紙質普通分發、電子分發或紙質受控分發。普通分發紙質文件應加蓋“XXX技術文件”印章，加蓋此印章的文件僅用于業務處室進行技術參考，文檔部門只對其分發新版文件，不對舊版文件進行控制;業務處室應采取必要手段，防止在工作中誤用加蓋“XXX技術文件”的舊版副本文件。技術改造類文件分發清單常不能及時給出而影響文件的分發。為了能及時分發，可由歸口部門填寫標準分發清單，先進行電子分發。所有分發清單在文件領取文員簽字完備后，需將分發清單以附件形式上傳至相應的信函下，作為文件分發依據。

4）技術文件的存檔。技術文件的存檔在移交文檔部門前由文件責任處室或單位負責文件的保管，移交文檔部門后由文檔部門文件控制工程師負責文件的入庫、排架及舊版文件的及時下架。根據以下幾點有效控制技術文件的存檔。（1）原則。技術文件的存檔遵循文件的產生規律和成套性特點，保持文件之間的有機聯系;真實記錄和準確反映項目全過程和竣工時的實際情況，圖物相符、數據可靠、簽字手續完備;確保項目檔案要完整、準確、系統。如工程改造文件和物項替代文件內容包括：申請單、設計文件、完工報告、竣工圖、調試文件、竣工關閉文件等。如換料設計文件包括：初步燃料管理報告、燃料管理、換料安全評價報告、核設計報告、中子物理特性手冊等。組卷時要仔細核對這些文件是否齊全;紙質版和電子版是否相符;燃料管理中英文版是否完備等。（2）職責。推行“誰產生，誰立卷”的原則，其形成、積累和管理列入歸口責任部門的崗位職責范圍，由歸口責任部門在項目結束或告一段落時及時組卷;歸口責任部門在組卷時需接受文檔部門文件控制工程師的指導、監督和檢查。

3 技術文件控制方式

1）系統管理。實行數字化、網絡化管理。通過文檔信息化建設，建立全文數字文檔信息系統，實現文檔信息資源數字化、網絡化的全文檢索和提供利用。文件管理系統應通過建立數字信息知識平臺，實現文檔信息資源的集成和共享，充分滿足用戶文檔信息需求，根據用戶的需要隨時完善系統。確保業務人員能及時得到最新的、有效的文檔信息服務。從而通過系統實現全過程控制。

2）歸口管理。文檔部門接收外來技術文件的歸口處室，各處室對職責范圍內承包商及外單位提交來的外來技術文件有效性進行審查，確認有效后交文檔部門統一分發，只有由文檔部門接收分發處理的技術文件才是有效的技術文件。組織機構上，文檔部門對公司的文檔管理實行統籌規劃、集中控制，分級管理，組織協調。設立基準文件庫、檔案館和圖書館，對文件、檔案和資料進行集中控制和管理。公司各職能部門設立部門文件庫和工作文件站，各承包商建立承包項目文件管理體系，對其職責范圍內的文件進行分級管理和控制。公司各職能部門、各承包商接受文檔部門業務上的監督和指導。明確歸口部門能夠方便各個接口部門解決問題。

4 加強文檔知識的學習

1）每個文檔文員應當重視檔案工作，提高文檔意識。對工作要認真負責。否則會造成技術文件歸檔不規范，歸檔質量差等。

2）建立多層次、多渠道、重實效的文檔信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。

3）檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使系統運行保持在良好狀態之中。

4）加強檔案知識的學習，學習所有文檔相關程序，將程序中的知識熟練運用于工作當中。通過虛擬庫房管理系統，使得傳統的實體庫房管理更加智能化、規范化、可視化，讓庫房更加安全有效，安防系統健全可視，提升管理水平。

5 結語

總的來說，文檔部門作為公司文檔管理部門， 本著“文檔管理要從源頭抓起”的精神，對外要加大對公司各部門和施工承包商的文件管理、監督、指導的力度;對內接收到文件后嚴格按照文件管理規定整理歸檔，從而實現技術文件的有效控制。

參考文獻

[1]黃文峰.電力工程檔案管理操作實務.北京：中國水利水電出版社，2011.7.

[2]NB/T 20042-2011《核電檔案分類準則及編碼規則》.國家能源局，2011.