“互聯網+”背景下高校檔案服務創新研究

摘 要：“互聯網+”為高校開展檔案服務工作提供了新的思路，得益于“互聯網+”技術，高校檔案服務的方式更加豐富。在此背景下，高校檔案部門要積極創新檔案服務模式，不斷優化檔案服務。本文分析了“互聯網+”背景下高校檔案服務工作創新的必要性，以及“互聯網+”給高校檔案服務工作帶來的機遇，并提出相應的創新策略。

關鍵詞：高校檔案;互聯網+;服務創新

“互聯網+”的英譯是“Internetplus”，即互聯網的升級版。從互聯網到“互聯網+”，是一個巨大的升級。在互聯網，也就是所謂的IT時代，互聯網被當成一種工具，即“十互聯網”。在這種背景下，互聯網與傳統行業進行深度結合，形成了新的行業形態。“互聯網+檔案”是利用互聯網技術對檔案數據進行加工，通過網絡推動檔案數據開放，激活檔案信息價值，從而促進檔案服務平臺實現知識化、智慧化和人性化。

1 “互聯網+”背景下高校檔案服務工作創新的必要性

1）檔案服務方式創新的必然需要。我國檔案服務方式在很長一段時間以來就比較單一，隨著互聯網技術的發展，給檔案管理工作帶來了巨大的變化，各級檔案管理部門逐漸開始實現信息化，但檔案服務卻沒有跟上時代的步伐，依然使用著舊有的服務方式，這就對檔案服務方式的創新形成了阻礙。隨著“互聯網+”與傳統行業的融合，其價值和作用日益凸顯，給傳統的行業帶來了前所未有的改變。就此來說，在檔案服務方式中融入“互聯網+”，是檔案服務發展的內在需求和必然趨勢。從技術和理念上來說，“互聯網+”有助于拓寬檔案服務的創新思路。所以，基于時代發展和檔案服務創新的內在需求，“互聯網+”檔案服務創新具有十分的必要性。

2）檔案管理工作發展的必然趨勢。近幾年，隨著互聯網技術的快速發展，檔案管理工作也發展迅速，各個檔案管理機構大體上已基本實現了檔案管理信息化，檔案的各項工作逐漸從紙質化轉向電子化，這一變化使檔案管理更加方便，也節約了檔案管理的成本。以發展的眼光來看，檔案管理發展的最終趨勢是智能化管理。當前，我國的檔案管理工作正由機械化管理向智能化管理的過渡之中，而檔案智能化管理的要求之一就是服務方式的創新，因此基于檔案管理的發展趨勢檔案服務方式必須創新。利用“互聯網+”，可以使檔案服務創新工作更好地跟上檔案管理發展的步伐，更快地促進檔案管理從機械化向智能化過渡。

2 “互聯網+”給檔案服務工作帶來的機遇

1）檔案服務的方式更加豐富。“互聯網+”從兩方面豐富了檔案服務的方式，即從技術方面和思路方面。第一，增加了檔案服務的渠道。在原來的檔案服務工作中，要求人們親自到檔案管理部門現場去辦理檔案業務，而隨著“互聯網+”的推出，檔案辦理的線上和線下渠道得到融合。人們可以通過電腦網頁、移動APP、微信公眾號甚至微博進行檔案相關業務的線上辦理，這大大地方便了人們的辦理需求。除此之外，線下人們不需要專門前往檔案館等機構進行業務辦理，在相應的服務中心就可以進行檔案方面的業務辦理，這種線上線下相融合的方式不僅提高了檔案辦理的效率，也為人們的生活提供了極大的便利。第二，“互聯網+”將檔案服務方式更為細化，如個性化服務等。檔案管理部門可以根據用戶的家庭背景、個人喜好、瀏覽過的檔案數據制定個性化的服務模塊，為用戶提供更加具有針對性和專業化的服務。

2）檔案服務的質量得到提升。檔案服務合理、高效與否是由檔案服務的質量來決定的，“互聯網+”提高了檔案服務的質量，給檔案服務方式的創新奠定了堅實的基礎。“互聯網+”豐富了檔案服務的方式，這就為服務的反饋提供了更多渠道，用戶可以通過網頁端、移動APP、微信公眾號等對服務進行評價，這有利于改善檔案服務的方式和質量，同時可以讓檔案部門更加了解用戶的需求，以用戶為中心進行服務。此外，“互聯網+”背景下，檔案業務辦理可以通過線上和線下兩個渠道進行，縮短了用戶辦理檔案服務的時間，網頁、微博等線上渠道可以使用戶直接看到相關業務界面，從而能夠快速選擇自己所需的服務，更為方便快捷。

3）不同服務終端的服務流程得到貫通。高校檔案信息資源共享與服務依托“互聯網+”有了更加廣闊的平臺，在這種變化下，高校檔案管理者的服務理念應當得到轉變，變被動為主動，不斷創新和完善檔案信息服務的渠道與途徑，思考在“互聯網+”背景下如何更好地促進檔案信息公開，如何更好地為用戶提供服務，更加方便用戶。目前，這種“主動的”檔案服務理念和方式已得到了許多檔案管理機構的認可，并逐步得到實踐，極大地改善了用戶的服務體驗。

3 “互聯網+”背景下高校檔案館服務創新策略

1）服務模式創新。檔案信息化自身的發展和檔案部門信息化服務的加強，促使高校檔案館（室）建立了檔案門戶網站和移動APP等，擴大了檔案服務的渠道和范圍，也收獲了不少好評，但是檔案的唯一性和原始記錄性等特征，使許多檔案服務無法在線上完成。這種“線上線下”相結合的服務模式與O2O模式極為相似，因此檔案服務可以使用O2O模式來進行模式方面的創新。O2O服務模式主要是在完成服務過程中，線上的互聯網與線下的實體相結合，以此實現服務的一種特殊電子商務模式。在O2O服務模式的運行過程中，檔案用戶可以在互聯網上自行查找、篩選信息，在線上完成決策，到線下接受服務。這種服務方式對檔案部門當前重視線下服務工作而忽視線上服務具有很強的借鑒意義。

2）管理方式創新。管理方式的創新包括四個方面。第一，創新管理制度。針對“互聯網+”相關技術和理念以及檔案服務的具體實施情況，制定相應的檔案服務創新制度，在制度的保障和引導下進行創新。第二，優化人力資源體系。完善內部培訓和考核體系，積極引進檔案有關方面的專業人才，加強檔案管理人員的服務創新等方面的教育，加強宣傳檔案服務方式創新工作，提升檔案管理人員的服務創新意識。第三，合理分配資源。明確對檔案管理部門內部的各項發展項目進行優先級排序，并以此為根據進行資源的分配工作，保證檔案服務方式創新工作在各項工作不受影響的基礎上進行。第四，加大投入力度。采購相應的技術設備，保證“互聯網+”的基本融合能夠實現。

3）思想觀念創新。“互聯網+”背景下高校檔案服務工作的創新，不僅包括技術層面的創新，還包括理念上的創新。理念上的創新主要體現在兩個方面。一是跨界融合，“+”就是跨界，就是開放，就是變革，就是融合與重塑。只有敢于跨界，才能使創新的基礎更加堅實;只有融合協同，才會實現群體智能，才能夠促進檔案服務方式的創新。二是轉換觀念，增強服務意識。高校檔案管理人員要從服務的角度開展各項業務，把“服務”的理念牢記在心間，只有這樣才能更好地促進檔案服務方式的創新。

4 結語

“互聯網+”的出現并不會讓傳統的檔案服務方式完全消失，而是為其注入了新的活力，帶來了新的機遇。“互聯網+”背景下，高校檔案服務要從服務模式、管理方式、思想觀念三個方面進行創新，促進高校檔案服務工作的發展，使高校檔案工作更上一層樓。

參考文獻

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作者簡介

呂鳳（1977-），女，漢族，廣東信宜人，檔案館員，研究方向：檔案管理。