互聯網+背景下檔案信息化建設研究

劉忠華

摘 要：近年來，經濟的發展，促進我國科技水平的提升。隨著科技水平的蓬勃發展，信息技術已經在各個行業都得到了普遍的應用，檔案管理也步入了新的征程。檔案不僅是數據的集合，也充分的反映了社會發展的歷程，是社會發展的縮影。必須通過科學的方法來加強對這些檔案的收集、管理和開發利用，確保這些檔案能夠更好的發揮其自身的價值。本文就互聯網+背景下檔案信息化建設展開探討。

關鍵詞：“互聯網+”;檔案信息化;建設體系

信息技術發展，互聯網+時代到來。對于事業單位而言，檔案管理是重要的內容，其涉及到的內容多，在信息化建設領域中也獲得了一定的成就，但是由于各種因素的影響，檔案信息化建設還不是很成熟，存在諸多需要改進和優化的地方。互聯網+背景下，事業單位的檔案信息化建設有了好的發展機遇，同時也面臨著更大的挑戰，為此必須要從多個方面入手，提高檔案信息化建設的質量水平，為事業單位以及社會發展提供動力支持。

1 檔案信息化的意義

1.1 提升相關部門的業務能力

檔案管理對于某個組織內部人員來說是對在職人員身份信息、能力水平、獎懲情況的匯總，信息化能有效幫助各類組織人事部門的相關工作，對人員調整有著十分積極的作用。檔案信息化對于相關人員的業務實操也有著至關重要的作用。政府制定政策最直接的參考依據就是歷史檔案，通過檔案里的案例，了解社會的變遷以及各類政策的優劣，能有效的協助當下進行決策。因此，檔案信息化能大大縮減政府人員查詢歷史檔案的時間，更重要的是，能做到案例重現和不斷積累，對政府的業務水平提升有著不可替代的作用。

1.2 提高檔案利用率

檔案信息化將檔案管理方式從檔案的保管和利用轉變成檔案的信息化采集、管理和服務，檔案信息得到了科學的配置，進而使檔案信息可以進行多地方、多層次的利用，讓檔案信息得到充分的利用，實現檔案工作為企業生產、經營和管理提供優質高效利用服務，助力企業成長的目的。

1.3 節約成本且安全

檔案信息化節省了大量的空間，也節約了大量的人力和物力資源。這些資源的節省將成本大大地削弱，能夠將更多的資金用于基礎建設。此外，紙質檔案的記載及保存都受到相關人員以及物理條件的制約，試想，若有一場大火發生，紙質檔案的損失之大，而檔案信息化則在一定程度上避免了這些危險事故的影響。

2 互聯網+背景下事業單位檔案信息化建設策略

2.1 建立檔案資源服務體系

在互聯網環境中，檔案信息化建設體系的實現要建立檔案資源服務體系，重新定位自身職能。一方面檔案管理部門的傳統業務模式要圍繞新時期進行數字化需求快速轉型，運用信息技術打造全新的檔案管理服務機制，例如，開放性的資源數據庫、移動客戶端等。另一方面，檔案管理要結合元數據規范對檔案資源深度開發，基于用戶需求進行構建檔案資源服務體系，形成特色化服務模式。在檔案資源服務體系建設過程中，要考慮不同使用者的檔案資源需求，促進檔案管理與使用者成良好、開放的互動生態。

2.2 優化軟件配置，完善硬件設施

要確保高效地促進檔案信息化建設，除了對檔案人員與制度等方面的要求外，還要對軟、硬件設備的質量有較高的要求。信息化建設需要配置穩定性、可升級性以及強大的檢索功能先進的軟件系統，來實現信息資料的多條件搜索。目前，可以通過購買正規的軟件產品，也可以根據自身需要進行獨立開發或者業務外包。檔案數字化管理中的硬件設施主要是高性能的計算機，其存儲量和保存穩定性必須要有保證。還應當根據國家對電子檔案的格式和保存方式發布的統一規范，購置硬件設備，以免造成軟、硬件的沖突。

2.3 實現檔案網絡化建設

在互聯網+的推動和影響下，檔案信息化建設還需要具備良好的網絡信息共享模式，利用網絡以及技術手段整合共享數據資源，建立整體、系統、完善的檔案信息資源模式，整合相關資源，提高檔案信息的共享性，逐步實現其整體化、網絡化的發展建設。建立全國性的網絡模式共享事業單位的資源。當前社會中，互聯網+是發展的必然趨勢，在檔案信息化建設中要保證網絡技術手段的有效應用，同時拓寬檔案工作的覆蓋面，擴大其影響力，使檔案信息化建設的質量水平得到提升。加強事業單位中不同部門的合作，順利構建互聯網+平臺，對信息化建設系統進行規范，創新管理模式與手段，促使檔案信息化建設工作有序開展。

2.4 檔案信息化建設的評價

檔案信息化建設是一項長期的系統工程，需要大量的人力、物力、財力等方面的投入，開展檔案信息化建設綜合評價的主要目的在于，發現其在實際應用過程中存在的缺陷和問題，對服務質量、結果、用戶體驗和評價等方面進行綜合分析，建立檔案信息化建設評價標準體系，逐步完善信息化建設，推動檔案事業高質量發展。

2.5 加大資金投入

良好的檔案管理設備是把該項工作落實好的基礎條件。第一，提升檔案管理工作的經費，嚴禁挪用。檔案信息化管理雖然被歸為檔案管理部門的職責，但這并不意味著這項工作不需要其他部門的支持。應當加大經費投入，及時更新檔案管理設備，以促進檔案管理部門不斷完善自己、提高自身的服務水平，提高工作質量與效率。第二，深入挖掘檔案的價值。檔案并不是數據的堆砌，作為記載相關資料的重要文獻，檔案從側面反映了社會的發展，本身具有重大的應用價值，只是人們忽略了其作用，沒有發現而已，因此，檔案管理部門要深入挖掘檔案的價值，促進檔案資料發揮更大的作用。

3 結語

總之，檔案信息化建設是新時代對檔案工作的挑戰，也給檔案管理人員帶來了機遇。越來越多的在線工具和存儲軟件的應用，讓檔案庫房環境變得綠色、健康，讓檔案工作能發光發熱，讓檔案事業更有影響力。然而檔案信息化管理并不能完全代替傳統的檔案管理模式，面對檔案信息化這一新鮮事物，其發展還不是很成熟，一旦計算機、網絡出現漏洞，后果將是無法估計的。紙質檔案已經經歷了上千年的考驗，而信息化檔案還沒有經歷百年以上的考驗。因此，傳統檔案和信息化檔案在當前應相輔相成、取長補短、長期并存，才能確保檔案工作持續發展，更好地服務于社會。

參考文獻

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