信息化時代的檔案管理工作的創新研究

張默穎

摘 要：隨著社會和科技的發展，人們工作生活中對計算機的依賴性不斷的增強，人們在遇到問題的時候，往往會通過網絡技術來查找自己所需要的信息。在進行檔案管理的時候，若是還是選擇以往的檔案管理方式，人們很難及時的獲取自己所需要的信息，檔案管理的水平也無法真正的提高。筆者主要探究了信息時代檔案管理存在的問題，并找到了一些檔案管理創新的手段，希望能夠切實提高檔案管理的水平，滿足人們對于信息的實際需求。

關鍵詞：檔案管理;信息化;工作創新

1 信息時代檔案管理存在的主要問題

現代化的發展為人民生活帶來了便利，也為檔案管理工作提供了新的方式，辦公自動化、無紙化便是其中之一。這種變化為檔案的收集、整理與傳遞提供了很大的便利，但目前仍存在以下幾個主要問題，這些問題的出現極大阻礙了信息化時代檔案管理工作的發展。

1.1 檔案管理存在檔案泄漏的風險

現在我國絕大多數的企業機構進行檔案管理的時候，存在的缺陷都比較多，比如在信息數據傳遞的時候，存在的信息泄漏風險比較嚴重。雖然，現在很多企業機構都將信息技術運用進來，希望能夠切實提高檔案信息的安全性。但是由于互聯網本身比較的復雜，信息的安全也沒有保證。所以，很多企業都把信息化建設的重點放在檔案數字化管理建設和網絡共享平臺中。在建設的時候，數字化檔案管理以及存儲的方式會導致信息存在泄漏的風險，很多企業以及機構都出現過重要數據丟失的情況。檔案的訪問權限設置不夠有效，在進行檔案信息訪問的時候，程序比較簡單，并且攔截功能也不夠完善，這也給檔案管理工作更好的進行造成了較大的影響。此外，檔案管理工作人員本身的風險應對能力比較差，并且危機意識較差，所以，企業和相關的機構在進行檔案管理建設的時候，必須做好風險防控方面的管理。

1.2 檔案管理人員本身的素質低下

就現在而言，我國很多企業以及機構檔案管理人員本身的素質無法滿足檔案管理的需要，甚至很多管理人員并沒有認識到信息化管理的重要性。這也導致了很多企業以及機構在進行檔案管理的時候不夠重視，不但會給檔案管理工作質量造成影響，還會直接影響檔案管理將來的發展。同時，企業和相關的機構對檔案管理不夠重視，導致員工工作的時候重視程度不夠，很容易出現問題。此外，企業以及相關的機構并沒有做好管理人員的培訓工作，直接導致了檔案管理人員本身的水平比較低下，很多員工并不能夠通過先進設備來開展檔案管理工作，這也直接導致了檔案管理工作的效率比較低。員工本身的素質和能力會直接導致檔案管理工作的質量，這也導致了很多企業和機構進行檔案管理的時候，不夠規范。

1.3 工作效率比較低下

雖然現在有些企業已經認識到了信息化手段在檔案管理中應用的重要性，但是還有很多機構和企業并沒有認識到這一點，沒有完善檔案管理的相關流程，導致了其開展比較困難。首先，企業和相關機構并沒有對電子檔案管理隊伍進行完善，這也導致了信息化管理的效果很難真正的提高。其次，很多企業和機構并沒有進行檔案管理隊伍和體系的完善，信息化管理技術水平低下，無法滿足當前企業檔案管理的實際需要。最后，企業和相關的機構在進行檔案信息化建設的時候，專業水平比較低下，檔案管理工作缺乏軟硬件方面的支持，很多管理人員不能夠全面的認識其價值，檔案管理信息化很難正常的進行。

1.4 對檔案管理的認知程度不夠

企業和相關機構進行檔案管理的時候，很多管理人員和領導并沒有認識到做好檔案管理的重要性，認為進行檔案管理是檔案管理部門的任務。長期如此，檔案管理工作人員的工作積極性也很難提高。并且，檔案管理人員本身的收入比較少，這也導致了其工作比較消極，很難全身心的投入到檔案管理中去。這也導致了檔案管理水平很難真正的提高。

2 信息化時代做好檔案管理工作創新的策略分析

2.1 及時更新檔案管理的相關觀念

信息化時代想要做好檔案管理，需要將現代管理體系合理的運用進來，切實提高檔案管理的信息化水平。為了滿足信息化時代檔案管理的需要，企業和管理人員必須轉變管理理念，認識到檔案管理信息化的重要性，推動檔案管理更好的進行。

2.2 對檔案管理模式進行優化

隨著信息技術的發展，社會發展的步伐加快，檔案管理的模式也發生了很大的變化。對于檔案管理信息化而言，進行信息化檔案資源建設是最重要的。相關的企業和機構必須將信息化手段運用進來對檔案管理工作進行完善，這樣不但能夠切實提高檔案管理工作的實際效率，還能夠保證數據信息的完整性，其準確性也超過了以往檔案管理模式，能夠滿足現代化社會發展對檔案的需要。

2.3 根據需要對檔案管理制度進行完善

現在檔案管理部門進行檔案管理的時候，若是檔案管理制度完善，不但能夠將企業原則性體現出來，還能夠讓員工在一種比較積極的狀態中更好的完成相關的工作，將檔案管理本身的規范性和自律性很好的體現出來。但是就目前而言，很多企業和機構的檔案管理制度還不夠完善。所以，需要做好檔案管理部門工作制度的完善，從而給檔案管理部門工作效率的提高奠定基礎。隨著信息化的發展，檔案數量不斷的增加，管理人員本身的壓力也不斷的增加，各個機構為了做好檔案管理，必須完善檔案管理的制度，從而解決檔案管理中存在的問題。

2.4 重視檔案管理工作人員素質的提高

想要做好檔案管理，人才是非常重要的。所以，企業和相關的機構必須重視檔案管理部門工作人員本身的素質提高，讓其真正的認識到做好檔案管理對于企業的意義，提高檔案管理人員本身的保密意識。此外，企業和機構還必須認識到管理人員專業水平提高以及信息技術水平提高的重要性，定期的進行培訓和管理，確保管理人員本身的水平能夠滿足檔案管理的實際需要。

2.5 增加檔案管理資金方面的投入

無論是企業還是相關的機構，想要提高檔案管理信息化的水平，資金都是非常重要的。首先，必須增加檔案管理部門資金方面的投入，從而給檔案管理部門的基礎設施完善奠定物質的基礎，檔案管理部門想要做好檔案管理，計算機與復印機等設備是非常重要的，所以，必須保證資金投入足夠。

2.6 升級檔案管理軟件

各省市之間檔案不互通的很大一部分原因是他們所使用軟件之間的不兼容，因此必須開發出一個全國通用的檔案管理軟件，為檔案信息的全國互通提供基礎。同時對于檔案管理軟件本身也有要求，要做出一個集信息收集、信息處理、信息搜索與應用于一體的多功能軟件。尤其是在互聯網與智能手機普及的現在，要讓檔案管理軟件與人民群眾的需求相結合，比如讓人民群眾在家就能做到信息的上傳與驗證，軟件后臺則能將人們上傳的信息進行分析處理以及儲存與歸類，方便后續的搜索與應用，讓政府、企業與個人在信息的使用上沒有障礙。

3 結語

隨著社會科技的發展，信息技術在我們生活工作中的作用不斷的增加，企業和相關的機構，在進行檔案管理的時候，若是還是選擇以往的檔案管理方式，人們很難及時的獲取自己所需要的信息，檔案管理的水平也無法真正的提高。筆者主要分析了當前檔案管理存在的主要問題，并找到了信息化時代檔案管理工作創新的手段，希望能夠真正的提高檔案管理的水平。

參考文獻

[1]王珺.信息化時代的檔案管理工作的創新研究[J].湖北開放職業學院學報，2019，32（10）：69-70.

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