醫(yī)院文書檔案信息化管理探究

李嘉予

摘 要：在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)逐漸被滲透到各個(gè)行業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，并成為了我們實(shí)際生活非常重要的組成部分。醫(yī)院的文書檔案資料能夠?yàn)獒t(yī)院在不斷發(fā)展的過(guò)程中制定科學(xué)的管理決策提供重要的依據(jù)，所以強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案信息化管理，能夠有效提升醫(yī)院文化檔案的管理水平。本文通過(guò)闡述醫(yī)院文書檔案信息化管理的意義，并根據(jù)實(shí)際情況提出強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案信息化管理的策略，促使醫(yī)院文書檔案管理工作能夠取得質(zhì)的飛躍。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;信息化管理

隨著信息化技術(shù)飛速發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域逐步引入信息化手段，所以在醫(yī)院文書檔案的管理過(guò)程中，為了強(qiáng)化文化檔案管理的水平，便需要充分重視信息化管理技術(shù)的應(yīng)用。通過(guò)建立健全文書檔案信息化管理制度，搭建良好的文化檔案信息化管理平臺(tái)，從而最大限度提升醫(yī)院文書檔案的信息化管理水平[1]。

1 醫(yī)院文書檔案信息化管理的意義

1）有利于提高醫(yī)院文書檔案的管理效率。在醫(yī)院以往的文書檔案管理模式下，人工當(dāng)是醫(yī)院管理文書檔案所不可或缺的重要力量。但也基于人工作業(yè)的限制性，故使得文書檔案歸檔不及時(shí)，管理效率低下等問題普遍存在。對(duì)此，若能基于信息技術(shù)來(lái)誒醫(yī)院文書檔案的管理過(guò)程提供有力支撐，如歸檔、統(tǒng)計(jì)、分析等，如此一來(lái)，不僅能使文書檔案管理工作免受時(shí)間與空間的限制，且能基于網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行實(shí)時(shí)的查詢、利用、保存等操作。以此還能進(jìn)一步提升醫(yī)院文書檔案的利用率，繼而為醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展提供支撐。

2）有利于保護(hù)醫(yī)院文書檔案資料的原件。因紙質(zhì)的文書檔案原本將無(wú)法避免遭受溫度、濕度等自然因素影響。加之人為的操作失誤亦可能造成檔案資料的原件破壞，故積極采用信息化的管理手段，讓醫(yī)院文書檔案實(shí)行數(shù)字化管理方法，這樣為文化檔案資料查詢、復(fù)印和利用創(chuàng)造了便利的條件。不僅如此，在基于網(wǎng)絡(luò)的檔案信息管理平臺(tái)之上，檔案部門還能直接對(duì)文書檔案資源進(jìn)行調(diào)用、歸檔等處理，如此一來(lái)，將能進(jìn)一步減少對(duì)紙質(zhì)文書檔案原件資料的侵?jǐn)_，從而對(duì)醫(yī)院文書檔案資料的原件起到良好的保護(hù)作用[2]。

3）有利于實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)共享。積極將信息化的管理策略運(yùn)用至醫(yī)院的文書檔案管理過(guò)程，能夠讓文化檔案資料管理逐步由單一向多元化體系轉(zhuǎn)變，繼而在增進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部各科室與辦公室之間的交流與文書檔案的共享效率同時(shí)，確保檔案作用的充分發(fā)揮。與此同時(shí)，積極聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還能讓醫(yī)院文書檔案的傳遞過(guò)程變得實(shí)時(shí)化，如此一來(lái)，一旦發(fā)現(xiàn)未及時(shí)歸檔的文書檔案信息，便能直接由發(fā)現(xiàn)科室將之轉(zhuǎn)發(fā)給檔案管理部門。屆時(shí)，檔案管理部門便可直接根據(jù)部門提交的遺漏檔案內(nèi)容來(lái)予以歸檔處理，這樣便能夠讓醫(yī)院的各個(gè)科室之間真正實(shí)現(xiàn)文書檔案信息資源共享、交換和互補(bǔ)，最大限度保障醫(yī)院文書檔案資料的準(zhǔn)確性，為強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案資料的利用效率創(chuàng)造良好的條件。

2 醫(yī)院文書檔案信息化管理策略

1）增強(qiáng)文書檔案管理者的管理意識(shí)，樹立良好的文書檔案管理觀念。在當(dāng)前醫(yī)院文書檔案信息化管理過(guò)程中，增強(qiáng)文書檔案管理者的管理意識(shí)是非常關(guān)鍵的點(diǎn)。通常醫(yī)院文書檔案管理者的管理意識(shí)在一定程度上決定了文書檔案管理的質(zhì)量，以及文書檔案資料的利用效率。首先，要求醫(yī)院文書檔案管理者必須具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，對(duì)待工作始終保持良好的工作意識(shí)，嚴(yán)格遵守文書檔案管理的紀(jì)律;其次，指導(dǎo)文書檔案資料管理者學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，準(zhǔn)確掌握信息化管理技術(shù)，深入了解文書檔案信息化管理的作用和意義，從而逐步樹立起良好的文書檔案管理意識(shí);再次，對(duì)醫(yī)院文書檔案管理者定期進(jìn)行檢查，時(shí)刻讓他們?cè)谒枷肷媳３植恍傅〉那榫w，切實(shí)增強(qiáng)文書檔案管理者的管理意識(shí)。

2）建立健全文書檔案管理制度，規(guī)范醫(yī)院文書檔案管理。在醫(yī)院文書檔案的信息化管理過(guò)程中，建立健全文書檔案管理制度是保證文書檔案質(zhì)量的重要條件。首先，在醫(yī)院不斷發(fā)展的過(guò)程中，應(yīng)該設(shè)立專門的文書檔案信息化管理部門，專門負(fù)責(zé)文化檔案信息化管理。其次，建立健全醫(yī)院文書檔案管理制度，讓醫(yī)院文書檔案管理工作更加的規(guī)范化[3]。醫(yī)院的文書檔案管理負(fù)責(zé)人可根據(jù)自身的實(shí)際情況和管理方面的知識(shí)點(diǎn)，制定規(guī)范化的文書檔案管理方案，以便能夠讓文書檔案資料的管理能夠規(guī)范進(jìn)行。同時(shí)，還需要明確醫(yī)院文書檔案資料管理人的責(zé)任，合理劃分職能范圍，這樣才能夠有效確保醫(yī)院文書檔案管理的實(shí)效性。

3）搭建文書檔案管理平臺(tái)，加快醫(yī)院文檔信息化進(jìn)程。當(dāng)下，諸多醫(yī)院在對(duì)文書檔案的管理方面均是朝著信息化的方向發(fā)展，而發(fā)展的具體形式則是以電子檔案的形式來(lái)替代傳統(tǒng)的實(shí)體保管，如此一來(lái)，網(wǎng)絡(luò)共享管理亦可同步開展，這將進(jìn)一步提升醫(yī)院的文書檔案管理效力。對(duì)此，為切實(shí)加快醫(yī)院文書檔案的信息化進(jìn)程，則需對(duì)醫(yī)院過(guò)往的信息化運(yùn)行機(jī)制及模式予以合理創(chuàng)新，以此在進(jìn)一步保障醫(yī)院的檔案安全同時(shí)解決好保密和保存難等問題。當(dāng)然，這也并非意味著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案便毫無(wú)用處。相反，醫(yī)院亦需對(duì)電子與紙質(zhì)文檔的保管給予同樣重視，以此方能醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程的進(jìn)一步加快提供有力支撐。

4）加強(qiáng)文書檔案資料的利用，提高文書檔案資料的利用效率。在醫(yī)院文書檔案的管理過(guò)程中采用信息化技術(shù)，不僅便于文書檔案管理，而且也為文書檔案資料的利用創(chuàng)造了良好的條件。因此，為了最大限度提升醫(yī)院文書檔案資料的利用效率，充分發(fā)揮好信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用，首先需要樹立起文書檔案服務(wù)醫(yī)院發(fā)展工作的理念。讓醫(yī)院的文書檔案資料不會(huì)真正成為死檔案，樹立良好的文書檔案管理意識(shí)，以便為文書檔案資料的利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，注重挖掘文書檔案中有價(jià)值的信息。例如，通過(guò)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部所發(fā)生的重大病例和案例重點(diǎn)標(biāo)記出來(lái)，為后面這些案例在利用檔案資料的過(guò)程中提供便利的條件。同時(shí)，還需要采取系統(tǒng)化的管理方案對(duì)醫(yī)院的儀器設(shè)備等資料進(jìn)行管理，切實(shí)保證這些儀器能夠真正得到利用，從而為醫(yī)院文書檔案資料的利用效率提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

5）提升文書檔案管理人員綜合素質(zhì)，打造高水平的文書檔案管理隊(duì)伍。醫(yī)院文書檔案資料管理工作人員的綜合素質(zhì)在一定程度上決定了醫(yī)院文書檔案資料管理的實(shí)效性。尤其是在當(dāng)前醫(yī)院服務(wù)水平不斷提升的背景下，醫(yī)院的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平不斷提高，讓醫(yī)院的文書檔案資料使用效率持續(xù)被拉升，所以需要醫(yī)院文書檔案管理人員嚴(yán)格按照醫(yī)院的實(shí)際工作開展，以此保證醫(yī)院的文書檔案管理能夠更好的滿足醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療工作的需求。因此，需要醫(yī)院文書檔案管理工作人員不斷參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，有效提升自己的綜合素質(zhì)，切實(shí)打造出一支高水平的文書檔案管理隊(duì)伍，為提升醫(yī)院文書檔案的信息化管理水平提供重要的人力支撐。

總之，在醫(yī)院文書檔案的信息化管理過(guò)程中，要求管理人員必須具備較強(qiáng)的文書檔案管理意識(shí)，樹立良好的文書檔案管理觀念、建立健全文書檔案管理制度，規(guī)范醫(yī)院文書檔案管理、搭建文書檔案管理平臺(tái)，加快醫(yī)院文檔信息化進(jìn)程、提升文書檔案管理人員綜合素質(zhì)，打造高水平的文書檔案管理隊(duì)伍、加強(qiáng)文書檔案資料的利用，提高文書檔案資料的利用效率。只有這樣才能夠讓醫(yī)院文書檔案資料的作用充分凸顯出來(lái)。

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