建設工程檔案管理的重要性及其規范化

陳靖清

摘 要：近年來，在社會經濟高速發展的背景下，社會各行各業都普遍關注檔案管理，特別是建設工程行業，其檔案管理是非常關鍵的。基于此，本文以建設工程檔案管理為研究對象，主要介紹了建設工程檔案管理的重要性，而且提出了建設工程檔案管理的規范化策略，希望可以為有需要的人提供參考意見。

關鍵詞：建設工程;檔案管理;重要性;規范化

事實上，建設工程檔案管理是否可以實現有效性，直接影響工程的施工質量，而且與企業的經濟利益有密切的聯系。因此，在建設工程檔案中必須要認真記錄建設過程中出現的各項信息，這樣可以對工程將來的維護以及驗收等等提供有力的依據。作為參建單位，必須要充分認識到建設工程檔案管理的重要性，而且達到規范化管理的目的，這樣可以在一定程度上提高建設工程整體管理水平。

1 建設工程檔案管理的重要性

1.1 檔案管理在建設工程是不可或缺的構成部分

檔案資料是對建設工程的全過程進行全面的記錄，這是確保工程正常建設進行的關鍵依據。在工程項目正式實施前，工程的準備工作包括各種各樣的資料，涉及移民、規劃、國土的審批、管線遷移、項目預算編制以及項目招投標等等，這些都是建設工程的重要組成部分。在工程施工過程中，也會出現大量的檔案資料。例如：工程施工使用的建筑材料、設備等等，進入施工現場前必須要有嚴格的檢測，查看這些是否與有關的建筑設計規范相符，只有確認合格才可以正常使用，而這些檢測資料是確保建設工程施工材料合格的重要依據，但在實際施工期間，因為各種原因，往往會造成資料的遺漏或缺失。

1.2 詳細記錄工程整個建設過程

對建設工程施工質量進行判斷時，必須要充分考慮各個方面，例如：建筑安全等級以及使用性能等等。建設工程的工序報驗單是施工過程的詳細記錄，該記錄對檢測工程質量發揮著關鍵的作用，由于在建設工程中許多工序都被其他的工序覆蓋，工程完成后，人們僅僅可以見到工程表面的，不能檢測工程的施工材料和工序順序，要想更加充分地掌握工程質量，很大程度上便要依靠施工過程中現場數據記錄來了解，這就體現出了工程檔案管理的重要作用。同時，建設工程檔案管理將建設工程有關部門的檔案管理能力正確反映出來，工程檔案管理水平的高度關乎到工程的施工質量是否合格的，工程檔案水平越高，內容就越全面，這樣有利于保證工程的施工質量判定。

2 建設工程檔案管理的規范化策略

2.1 熟練掌握管理規范是開展管理的依據

經過不斷的積累和發展，我國建設工程檔案已從早期單純搜集歸檔轉變成了國家標準統籌，各行各業專項執行標準為輔的檔案管理體系，為更好的適應檔案管理的發展，2018年國家對建設項目檔案管理進行了修訂和補充，通過制定這些法律規定可以在很大程度上確保檔案的正常運用管理，進而讓工程在實施中更加地順利。

2.2 實現建設工程檔案管理的程序化

在建設工程項目實施中，通常都會統一管理有關的檔案，根據分層的方法進行對應的管理，而在實施中，其具體表現在以下幾點：第一，建設單位要制定檔案管理的整體框架，并起到領導和監督檢查的作用。在檔案管理中，必須要以集中領導為前提，促進管理的扁平化。在項目工程開工伊始，可以由建設單位牽頭，結合工程概況，成立工程檔案管理機構，達到檔案管理的網絡分層目的，并且科學設置檢查小組以及管理小組等，確保檔案管理職責的精細化和科學化。第二，監理單位要構建一套完善的檔案運行體系并加以實際操作。監理工程師要監督施工全過程，根據工種的不同，就需要從不同的角度來建立，比如：土建、設備制作等，通常情況下會采用旁站記錄的形式，在該過程中形成全面的工程資料，后期對所形成的工程資料進行分類存檔，并最終形成檔案資料。第三，施工單位要構建完善的收集整理體系。施工單位的資料是工程檔案資料最重要的組成部分之一，它的完整性和真實性往往對最終的工程評定和驗收起著至關重要的作用，為了確保檔案的科學性和全面性，施工單位需要設置相應的工作部門，細致化分工，確保施工期間和后期歸檔整理工作的有序鏈接。

2.3 科學組織與協調建設工程檔案管理工作

無論何項建設工程，參建各方都有獨立的檔案管理部門，設置部門的目的是為了合理運用和管理檔案資料，而且在使用中需要進行正確的指導，讓工程的方方面面都得到高效的協調，而且確保后續監督檢查的正常實施。因此，就建設工程檔案管理人員來講，必須要盡可能多參與關于工程施工的例會，及時解決檔案管理中存在的問題。并且嚴格的監管檔案的實際情況，定期組織檔案專項檢查，發現問題及時整改。同時，必須要重視人員的業務能力提升，積極組織有關人員參加網上自主學習或者專業的組織培訓，也可以邀請檔案管理專家到現場指導，通過這樣可以使工作人員充分認識到有關的技術以及規章機制，也可促進有關法律法規的貫徹落實，進而顯著的提高檔案資料管理水平。

2.4 探索以合同形式明確檔案工作

根據建設工程檔案的整理經驗來看，為切實提高檔案工作的重要性，在合同制定期間，就要考慮檔案專項經費，并在合同中明確列出，并明確必須要收集和歸檔的工程的資料，移交套數等。此外，在工程審計結算付款時，必須要獲得檔案管理部門的簽字確認，這樣才可以完成最終的付款。

3 結束語

總而言之，建設工程檔案資料是項目建設、管理以及后續的維護保養等多方面的主要依據，是詳細記錄工程施工全過程的資料。因此，對于社會經濟發展和工程建設單位發展而言，建設工程檔案管理起著關鍵的作用。對于建設工程檔案管理者來說，需要加強自身檔案管理技能，不斷提高專業素質，盡可能保證所有資料的完全性、準確性和科學性，進而確保檔案工作可以順利開展。

參考文獻

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