淺析事業單位人事檔案規范化管理的重要性

李巖

摘 要：科技信息發展越來越迅速，我們迎來了一個新的時代，而以前的事業單位人事檔案管理這一久遠的管理方法，便顯得跟不上節奏了。對此，事業單位人事檔案管理不得不進行改革，創新。本文是對事業單位人事管理的重要作用，出現的問題進行分析并提出解決策略。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;規范化管理

1 事業單位人事檔案的定義和意義

檔案，直接形成于人事管理活動中，是人生記錄和反應的載體，以原始記錄為主，像工作狀態，政治思想，學習經歷等，都會有記錄。這些記錄為組織部門對個人進行客管系統，明確的了解提供了信息依據。

事業單位在我國是行政行業劃分體系中非常重要的組成。大眾越來越關注的是體系中工作人員信息是否真實和有效。于是公開、群眾化、民主化成為選人，用人的需要貫徹落實的標準，這是適應社會發展的。除此之外，檔案的積極作用還體現在各個方面，如干部任職前的公示制度，可以通過大眾媒體像報刊，電臺等傳播，還可以通過在公眾場合宣讀為公眾傳播接受監督，這些做法都體現了檔案的重要作用，是具有權威性和有價值的。

2 事業單位人事檔案存在的問題

不能正確認識檔案的重要性，使得檔案可信度降低。檔案的真實性，完整性是不可分離的，真實是完整的基礎，完整也離不開真實。只有保證檔案這兩個性質存在，才能提供更加可靠的信息，才能更全面，系統的了解個人情況。否則，就會出現檔案失真的現象，失去了檔案本該有的價值特點。

原因是個別領導者因為缺乏這一意識，沒能建立健全檔案管理制度，使檔案的真實性和完整性丟失，阻礙了人才戰略的實施;其次，員工對其重要性的認識程度也不夠，管理意識不強，在收集，整理，保管，編研基礎材料這一系列運作過程中不能完全掌控，導致檔案失去了原本的真實性和完整性。

人才匱乏。專業的，人才性的檔案管理人員匱乏，是檔案難以取得成就突破的攔路虎之一。

如今的檔案管理人員大都由一些將要退休的及一些不專業的人來擔任。這就出現了一些問題，這些人專業知識不足，大多目的是維持生計，自由散漫，安于現狀。甚至在信息化時代還停留在人工書寫，檢索這一“三舊”模式中。他們的保密，改革，創新意識都不強，把基本信息對外泄露，職業意識不強。現代化管理設備也并不是沒有，只不過在職人員的落后和設備的先進不匹配，效率低下，導致資源浪費。

3 完善事業單位人事檔案的措施。

首先要提升管理水平。一要提高檔案意識。對檔案的來源，完整性充滿尊重，把對全原始整理體系這一檔案來源的尊重作為原則，從領導者到人民群眾，都要加強他們的檔案的意識，了解檔案工作的注意事項。

二是領導者為提升管理水平的保障。組織學習，向領導者開設對于檔案的相關法律、法規的學習，提高他們對于檔案的認知度，更新他們對于檔案的認知內容，了解檔案的重要性，將它納入平時的工作日程中，發揮領導者的權威性和強制性，確保檔案制度的合理運行，這順應了時代發展得潮流，為檔案的規范化管理提供了保障。

第三，關鍵是檔案管理人員的規范。檔案管理人員應該要求有著強烈的現代檔案意識和溝通能力。現代檔案意識不僅靠國家機關、團體、事業單位等集體來完成，還需要個體的努力，因為這事隨著現代化進程而逐步形成的，個體也有產生檔案的可能，也需要個體注意在形式，材料等方面的選擇和應用，重視各方面的要求。

個體也要保證和領導者的溝通。檔案管理人員及時向領導匯報情況，向領導提要求，不論是隨時的還是定期的，各種形式，以此引起領導者的重視和支持。在進行工作或者聚在一起研究所執行的業務時，最好邀請領導參加，讓領導發表一下意見。這種做法能讓領導了解檔案工作的辛苦與繁雜。用自身的努力和辛勤的付出，用成績和效果，贏得領導的贊賞，獲得更高的期許。使得這一工作獲得真正的理解和重視，共同讓這一行業變得更專業規范。

作為橋梁，還要與人民群眾進行溝通。管理人員要對廣大人民群眾進行有關檔案知識的宣傳，普及相關的法律法規，讓人民群眾了解到檔案的重要性，存在的意義，認識到這是與自己息息相關的一類東西，對自己的前途和命運起著重要作用。一旦檔案出現了問題，無論是損毀還是出現紕漏，都會產生嚴重的問題，造成難以估量的損失。使他們了解檔案不可或缺的價值性，認識檔案的重要地位和價值，并投身于對檔案管理的監督及對檔案的支持和開展工作中。

一是要提高領導者對檔案工作的重視度，讓領導者主動去了解這份工作并且全力支持。提高對檔案管理人員的待遇、地位，這可以提高工作人員的積極主動性，提升工作效率，在工作上安分守己。相關部門通過及時的分析管理層的人員變動情況，做好工作，積極的組織學習，提高業務能力。

二是為人才提供表現舞臺，留住人才。主動的去高校或者社會中引進專業的、技能水平高的、知識豐富的人才，豐富檔案人才隊伍，提供優良的工作環境，以“以人為本”為待人觀念，營造優待人才的環境，調動人才的積極主動性，發揮個人的創造性，促進成長。

三是要培養檔案管理人員。首先要進行政治思想素養的培養，要加強對檔案的相關法律法規的學習，明確國家機構等部門下發的政策和指示，形成正確的政治觀念;遵守紀律，在規定的基礎上，進行檔案開發，公布等轉變對該職業的意識，培養創新意識。

其次，提高業務能力。在夯實基礎理論的時候，還要學習相關的文化知識，科技內容，不斷充實自己，成為綜合能力強的人才。

最后要健全數字化建設。檔案是一項非常繁雜的工作，一份文件轉化為檔案的過程更為繁瑣。不論是收集還是管理保存，都有著不簡單的要求。針對一些資料不同一般的性質，又要防止被人為的或者自然的損壞，管理者們除了要熟練的了解檔案的管理流程，掌握管理保存技術外，還要設立數字化系統。

很多檔案單位都有了數字化建設，使檔案有著網絡化的管理和應用，原本很多人工的工作，都由計算機處理，實現了網絡一體化。但是，時代科技是不斷發展的，新的事物有不斷出現，像新型載體檔案，新型存儲介質，新型信息技術，都有著一定的發展和應用，信息的儲存和管理方式也不斷的在改變。普通的技術技能不再適用于這種先進的模式，這就要求檔案管理人員要提高自己的知識技能，不斷學習，掌握數字化管理技術。

數字化檔案以電子數據為主要的管理方向，有著有序和集成的能力，包括了文件有效期間管理的所有步驟，比較長遠的目標則是建立更為廣泛的平臺，例如基礎應用，業務應用，信息服務應用等都會出現，從而真正的實現數字化，標準化。

4 總結

事業單位在我國是行政行業劃分體系中非常重要的組成。為組織部門對個人進行客觀評價，明確的了解提供了信息依據。領導者疏于管理，人才短缺以及管理人員的非專業性都是阻礙檔案事業發展的因素。通過對癥下藥，解決這幾方面的問題并對檔案實行數字化管理，就可以促進檔案事業順應時代潮流發展。

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