加強事業單位人事檔案管理，有效促進人力資源開發

高旭

摘 要：隨著時代的發展和社會的普遍進步，做好人事檔案管理，已經成為事業單位和各大國家機構的重視問題。“人事檔案管理”，是在社會組織在人事管理活動中形成的，用以記錄和反映工作人員的“個人經歷、德才能績、工作表現”等信息的檔案管理系統。記錄檔案信息的方式有很多種，本文就從當前事業單位人力資源開發的情況出發，對人事檔案管理的應用和策略做幾點詳細的分析。

關鍵詞：人事檔案;管理;人力資源;模式

人力資源管理是一項考驗管理人員耐心和毅力的工作，需要工作人員加強人事檔案管理，做好每個人的信息收集和錄入，才能發揮有效的人力資源開發實效，保證人事檔案系統的高效運行。為了響應時代的號召和滿足社會的發展需求，事業單位要逐漸提升檔案信息資源的管理實效，從各界招攬人才，并做好人力資源開發工作，提升當前人事檔案信息的管理價值。

1 注重人事檔案管理模式，發揮檔案價值

人事檔案的信息管理，可以通過各種軟件進行，“Word文字、和Excel表格及WPS辦公”等，這些都是新時期的辦公軟件，在人事檔案管理工作中能發揮極大的作用價值。人力資源部門要注重對人事檔案的分類和整理，做好信息的錄入和收集工作，這是一個至關重要的過程。如果哪一步出現問題，都會影響到后期的人員檔案調取工作，阻礙人力資源的開發進程。所以每個人員都要以各種形式進行歷史記錄，并整理好有價值的文件材料，以個人姓名、來歷、工作經驗為特征組成的專冊或記錄條，以便發揮檔案管理的價值，方便上級領導的查看和資料調取。

人事檔案是事業單位部門正確選拔使用職工的重要依據，也是各單位人力資源開發不可缺少的重要參考依據。隨著知識經濟時代的迅速發展，人員的信息已經顯得非常重要，很多工作都是圍繞人事數據來展開的。比如警察在調查“肇事司機信息”時，要調用人事檔案管理系統，查看往來車輛車主的身份信息;部門在選用活動策略方案的候選人時，也要調取人事檔案管理系統，來篩選和決定最終活動方案的策劃者。隨之可見人事檔案系統對各行業的重要性。

傳統的人事檔案管理比較單一，很多都存在信息泄露問題，已落后于時代的潮流。為了順應時代的發展，事業單位應該注重人事檔案管理模式，提高人力資源管理系統的效率，真正發揮出信息檔案的價值作用。隨著社會市場需求的不斷擴大，人力資源管理對當前事業單位編制的人事檔案管理工作也提出了更高層次的要求。 進一步加強和完善事業單位編制人員的人事檔案管理工作 ，已經成為社會的熱點話題，也是勢在必行的改革任務。

2 完善人事檔案管理制度，促進人力資源開發效率

為了推動人事檔案的改革方案，政府必須支持和引導事業單位的人力資源管理工作，進一步完善人事檔案管理制度，促進人力資源開發效率。政府畢竟是各個地區的管理服務總局，承擔著大大小小的改革和發展任務，具有“權威性和引導性”。在當前事業單位人事檔案管理工作中加強政府的干預，具有重大的現實意義，對提升人力資源管理開發效率也有一定的促進作用。

當前的人事檔案管理系統，有很多缺陷和不足。人力資源管理工作逐漸被淡化，事業單位在“選才、用才、留才”等方面都出現了問題，人事管理工作的難度不斷加大。其次，人事檔案的信息不全面，錄入的信息缺少真實性，培訓方面的材料很少。這些都會使人力資源管理部門管理的個人信息內容失真現象屢屢出現。如果有過多虛假信息，就會導致人事部門無法正確選定和評估職工，給事業單位的日常工作流程帶來不必要的麻煩。為了減少這些現象的出現，必須政府出臺相應的整改措施，制定出有效的人事檔案管理制度，對“假年齡、假工齡、假學歷”進行一定的處罰，以儆效尤。

由于我國的事業單位人員較多，工作信息較為復雜，人事檔案以五年為周期整理一次。這在一定程度上降低了人事檔案信息的真實性，人事檔案中的材料過于陳舊，很多人員的信息都缺乏相應的審核和鑒定，有價值的信息更是少之又少。對于這些現象，政府要出臺相應的整改制度， 縮短核查信息的周期，保證事業單位人員信息的真實性和可靠性，以方便高級領導查看和管理，從性質上提高檔案服務水平。

3 加強人事檔案管理力度，保證人力資源開發實效

為了加強人事檔案管理力度，每個工作人員都要理解人事檔案在人力資源管理中的價值和作用，從心里服從人力資源管理，從本質內容上提高檔案服務意識。人力資源是指人體天生擁有的特長和優勢，加上各種實踐生活與社會經驗所形成的勞動能力。隨著科學技術的不斷發展，人類對科學的認知和感受逐漸增加，人力資源管理也隨之成為人事檔案管理的核心內容 。從事人力資源管理的工作人員，要注重“以人為本”的管理理念，真正發揮人力資源管理的有效性。政府也要加大監督和控制力度，為人力資源開發提供真實可靠的信息和數據，突出檔案資源的關鍵性和可靠性。

事業單位要通過各種人事管理檔案系統，挖掘每個員工的潛力，并通過信息維護系統進行員工信息的核實和檢查，掌握每個員工的個人信息。只有這樣才能為人力資源績效管理提供考核依據，協調一致的配合人力資源管理部門的工作，保證事業單位決策的科學化、合理化。在調取人員信息檔案數據時，負責人需要通過輸入賬號和密碼進行驗證，保證信息查閱系統的安全，才能避免檔案信息泄露，帶來不必要的安全隱患。

在進行人事檔案信息錄入時，“優化人力資源配置”也是非常重要的一項內容。畢竟人事檔案信息是靠系統來錄入和整理的，人力資源配置就旨在通過人與物相結合，分配好每一個檔案服務工作的任務，從本質上提高人事檔案的使用效率。人力資源并不是靜止的，它隨著科技的發展和時間的推移，也會產生一定的變化。對于“人員流動、崗位變化、優勝劣汰”等突發情況，事業單位要做好防范意識，及時調整人力資源管理模式，進行人事檔案的資源優化，才能實現人力資源信息的共享，滿足不同情況下的人力需求。

4 結語

總而言之，隨著時代的發展和進步，做好檔案服務工作，已經成為各個部門重視的問題。為了響應時代的號召和滿足社會的發展需求，事業單位要注重人事檔案管理模式，從管理層面出發，有效發揮出檔案管理的價值。對于很多細節性的工作，還需要工作人員提升自身的管理素質，完善人事檔案管理制度，促進人力資源開發效率。只有這樣才能順應時代的發展趨勢，全方面保證人力資源的開發實效。

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