事業單位人事檔案主要信息審核認定工作分析

劉昆 溫雪梅

摘 要：事業機構內部人事檔案屬于國內人事管理活動的一項關鍵內容。文章通過介紹人事檔案重要內容審查存在的問題，提出了人事檔案重要內容審查認定辦法、標準以及依據，且就做好人事資料重要內容審查認定活動提出了科學措施。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;重要信息;審查認定

審核人事檔案是單位員工考察、提拔、應用干部，評職稱以及辦理退休的關鍵步驟。為貫徹執行從嚴治黨、嚴格管控監督干部的規定，黨在2014年10月開始，于全國分三批安排組織人事檔案專門審查活動。其中，三齡、兩歷和一身份屬于這次專項審查的核心。通過長期的努力，職工人事資料“三齡、兩歷、一身份”審查認定工作獲得了階段性效果，但在審查階段依舊發現了很多不足，影響人事業務的嚴肅性與標準性。

1 人事檔案重要內容審查中存在的不足

1.1 “三齡”時間不精準

首先，年齡不精準，是指人事檔案資料中出生時間前后記錄不相同，與身份證不相同，年齡存在涂改等現象。造成年齡不真實的原因包括：歷史因素長時間沒有調整;公歷、農歷亂用;個人有意調整;記錄個人檔案資料不仔細，筆誤導致。其次，黨齡不正確，關鍵在于入黨記錄時間不同，或是記錄時間錯誤。主觀方面，可能是由于個人對黨計算時間不清楚或有意調整入黨時間;客觀方面，就是歷史上各個階段黨齡計算方式不同導致。最后，工齡不正確，具體表現為工資表上參與工作時間記錄不同，缺乏工作佐證信息，檔案記錄前后參與工作時間不一樣。導致工齡不正確的原因也許是誤把參與工作時間由轉正開始算，亦或是沒有仔細記錄履歷表等證明信息。

1.2 “兩歷”資料不標準

針對學歷材料來說，因為沒有及時把獲取的學歷學位檔案信息交給人事檔案管理中心，或是檔案沒有隨人走，導致資料遺失等，因此，學歷入黨資料不齊全，學歷學位檔案資料不相同。而工作經歷內容，就體現為信息不齊全，工作履歷資料不齊全，遺失工作進修等培訓進修內容，造成工作經歷斷開。

1.3 “一身份”佐證信息缺失

單位內容職工的干部身份佐證信息缺失現象比較普遍，如缺少派遣證、薪資報酬審批表、任用審批表等。從客觀方面來說，是由于年代過久，機構重組時檔案交接不合理、單位檔案者力量分配不夠等造成的;從主觀方面來說，就是事業單位缺乏高度重視，檔案管理者責任感不高、工作不仔細等導致的。

2 人事檔案重要內容審查認定介紹

2.1 認定“三齡”的辦法

第一，出生時間認定。在無其他認定資料佐證的情況下，原則方面以人事資料中最先記錄出生時間的信息認定為基礎。發現出生時間項出現涂改情況，要立即到公安部門認真核查原始戶籍內容認定。戶籍信息晚于人事資料形成的，還要找其近家屬和出生證明等各種相關證據進行證明，出生時間根據陽歷日期認定。第二，入黨日期認定。原則方面以入黨志愿書所記錄的日期為準，如果記錄的日期和上級黨委標注不同，那么以上級黨委標注日期為準。上個世紀80年代之后的入黨日期以支部大會接收到的預備黨員那日開始認定;黨齡應從預備檔案轉成正式黨員那日開始計量認定。其余黨派入黨日期認定依據其規定。第三，參與工作日期認定。單位內部職工參與工作的日期，以其個人資料上的派遣報到證、公務員記錄表等原始檔案信息中記錄的原始日期認定;派遣報到證和轉正定級表不同的，以后者日期認定。有了人事代理的員工，根據其和相關單位簽署的勞動合約日期認定參與工作的日期。

2.2 認定“兩歷”的規定

學歷審查認定由于學歷獲取日期在參與工作前后而存在差異：參與工作前獲取高等教育學歷的，是全日制教育，且根據全日制教學認定，其余則一般以在職教學認定。黨校學歷確認，要整體審查其報考登記表、判斷表與學歷證明確定。在黨校學習進修1.5年以下的，不適合認定學歷[1]。國外發布的學歷就以教育中心流行和服務中心提供認證信息認定。工作經歷，根據干部履歷表、定級審查表核實認定，且不可以產生斷層。產生階段性工作信息缺失的要立即補辦各種佐證信息，且交給組織人事中心審查簽名蓋章后入檔認定。

2.3 認定“一身份”的標準

社會招錄員工，根據錄任審批表、任免審批表等確認其身份;軍轉服務人員，其身份要以退伍軍人記錄表、軍官任免晉銜報表以及入伍記錄表等信息審查確定;全日制學生，根據大學畢業生工作通知書、派遣證、轉正確定審批表以及薪資報酬審批表等有關信息審查認定。

3 加強人事檔案重要內容審查認定的策略

3.1 注重資料審查登記

單位內部人事檔案管理中心應設置專業的人事檔案資料審查認定服務小組，通過分管人事業務的領導作為小組長，管理整個審查認定活動的統籌與協調，仔細做好審查前的資料登記任務。事業機構檔案管理中心和人事部門緊密配合，基于職工的“三齡、兩歷、一身份”等內容，記錄事業機構人事檔案審查狀況登記表，給人事檔案資料審查做好準備工作。

3.2 仔細做好資料內容審查認定

事業單位在組織人事檔案審查工作之前，應安排人事檔案資料審查認定業務小組參加審查業務理論培訓。如果發現人事檔案內容有缺失現象，立即和人事資料持有者交流，對缺失信息進行增補[2]。如果發現“三齡、兩歷、一身份”等關鍵信息內容存在問題，要重新審核，并通過審核者提出大致的處理建議，然后交給整個核實認定小組集中研究，記錄清晰的事業機構人事檔案核實認定表，分別交給本人、審查者與審查認定服務小組負責人簽名，存進個人檔案內。

3.3 制定審查認定機制

事業機構人事檔案內容審查認定屬于一項持續性任務。所以，要健全審查認定工作機制，完善審查認定行為，提高審查認定結果的公平性、客觀性，真正實現對當事主體負責、對用人機構負責、對組織負責[3]。簡單的說，要健全任前審查機制，指對事業機構新進員工、新提拔員工，主要做好任前人事資料審查，發現問題，立即處理。另外，要健全審查認定申訴體系。在審查認定環節發現問題的，如果查證屬實應嚴肅處置。但在查證以前，應允許當事人以正當渠道申訴或是提供各種佐證信息。

3.4 整理要滿足標準

1）檔案清晰，文字公正，沒有粘貼涂改;材料劃分正確，排列正常，層次清晰;內容和目錄一樣，材料形成日期記錄無誤，材料類編號與頁碼記錄正確;技術加工與裝訂滿足要求，沒有亂孔、沒有脫頁漏裝、沒有損壞文字的資料。現檔案整理不滿足要求的，根據《干部檔案整理工作細則》的規定加以整理。

2）干部檔案審查中根據規定要清除的不準確信息或無需歸檔的信息等，應在檔案目錄“標注”欄上標明清除日期、原因與經手人，是個人的退返個人，是組織的退給組織，是能存儲文書資料的存為文書資料，其它能銷毀。

3）檔案管理中心有責任根據職權對入檔信息嚴格把關，對新獲取的檔案信息，應逐頁逐項核實，保障信息完整、齊全，信息準確;對資料涂改的，應查明責任;對違背政策規定及本標準方法的相關信息應進行糾正;對記錄不標準、手續不齊全的信息，應責成產生材料的相關部門再次記錄、補辦手續。

參考文獻

[1]張苗.人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用[J].中外企業家，2019（23）：130.

[2]劉艷輝.機關事業單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].佳木斯職業學院學報，2019（08）：299-300.

[3]梁宇.事業單位人事檔案主要信息審核認定工作研究[J].檔案時空，2019（06）：54-55.