物業(yè)檔案科學(xué)化管理的必要性及基本路徑探究

汪洪

摘 要：物業(yè)檔案具有極強的憑證價值以及信息參考價值，是房地產(chǎn)管理單位檔案管理工作中的重要一環(huán)。本文就物業(yè)檔案科學(xué)化管理的必要性予以闡述，剖析當(dāng)前物業(yè)檔案管理中存在的主要問題，提出自身關(guān)于物業(yè)檔案科學(xué)化管理的建議。

關(guān)鍵詞：信息化;科學(xué)化;物業(yè)檔案;必要性

1 物業(yè)檔案科學(xué)化管理的必要性

1.1 挖掘物業(yè)檔案價值的必然要求

物業(yè)檔案具有極大的價值，能夠為相關(guān)主體提供信息參考、決策咨詢。除此之外，物業(yè)檔案中詳細(xì)記錄了相關(guān)單位開展物業(yè)管理工作的過程，是單位工作人員履職的具體體現(xiàn)。對物業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，可以進(jìn)一步挖掘物業(yè)檔案的價值， 發(fā)揮物業(yè)檔案的作用[1]。單位只有規(guī)范物業(yè)檔案管理工作，確保物業(yè)檔案的真實性、完整性以及準(zhǔn)確性，才能更好地結(jié)合物業(yè)檔案中的信息資源開展工作。

1.2 節(jié)約物業(yè)檔案管理成本的內(nèi)在要求

物業(yè)檔案科學(xué)化管理強調(diào)物業(yè)檔案管理的效率與質(zhì)量。一方面，推動物業(yè)檔案科學(xué)化管理，縮減物業(yè)檔案管理中不必要的中間環(huán)節(jié)，可以進(jìn)一步提升人力、物力以及財力的利用效率，避免資源的浪費。另一方面，推動物業(yè)檔案科學(xué)化管理，健全管理機(jī)制，完善管理內(nèi)容，可以減少物業(yè)檔案管理中存在的重復(fù)勞動現(xiàn)象，推動檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級[2]。

2 物業(yè)檔案管理中存在的主要問題

2.1 物業(yè)檔案管理欠缺專業(yè)性

現(xiàn)階段，我國部分房地產(chǎn)管理單位物業(yè)檔案管理工作不夠?qū)I(yè)化，難以最大限度地發(fā)揮物業(yè)檔案的優(yōu)勢。第一，部分房地產(chǎn)管理單位并沒有結(jié)合本單位物業(yè)管理業(yè)務(wù)工作的特點將物業(yè)檔案資源進(jìn)行細(xì)分，而是盲目地將所有與物業(yè)管理相關(guān)的檔案資源納入到物業(yè)檔案當(dāng)中，嚴(yán)重影響了后期物業(yè)檔案的檢索、開發(fā)和利用[3]。第二，部分房地產(chǎn)管理單位責(zé)任落實機(jī)制欠缺，檔案管理人員管理物業(yè)檔案過程中存在漏洞，導(dǎo)致物業(yè)檔案管理欠缺規(guī)范性。第三，部分房地產(chǎn)管理單位尚未開展檔案問題調(diào)研工作以及檔案服務(wù)需求調(diào)研工作，難以及時發(fā)現(xiàn)物業(yè)檔案管理中存在的不足以及缺陷。

2.2 物業(yè)檔案信息化建設(shè)滯后

第一，部分房地產(chǎn)管理單位尚未在物業(yè)檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域出臺相應(yīng)的規(guī)章制度，難以為物業(yè)檔案管理人員提供指引。同時，在欠缺規(guī)章制度的情況下，物業(yè)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容、職責(zé)分工不明，不利于物業(yè)檔案信息化建設(shè)。第二，部分房地產(chǎn)管理單位檔案管理系統(tǒng)功能單一，無法實現(xiàn)對物業(yè)檔案的高效化管理。一方面，部分單位物業(yè)檔案管理系統(tǒng)較為封閉，尚未與單位內(nèi)部以及上下級單位其他辦公系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，共享程度較低，不利于檔案管理成本的節(jié)約。另一方面，部分單位尚未將信息化技術(shù)應(yīng)用到物業(yè)檔案專題建設(shè)當(dāng)中，無法進(jìn)一步提升物業(yè)檔案的開發(fā)利用實效。第三，部分房地產(chǎn)管理單位檔案安全建設(shè)薄弱，導(dǎo)致物業(yè)檔案在查閱、借閱、傳輸過程中出現(xiàn)非法加密、損毀、遺失等問題，影響了物業(yè)檔案資源的真實性以及準(zhǔn)確性。

2.3 物業(yè)檔案管理人才缺失

部分房地產(chǎn)管理單位物業(yè)檔案管理人才的綜合素質(zhì)與當(dāng)前物業(yè)檔案管理需求脫軌。第一，部分單位培訓(xùn)機(jī)制不完善，培訓(xùn)內(nèi)容單一，檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。尤其是隨著物業(yè)檔案管理工作愈發(fā)復(fù)雜多元，檔案管理人員即時具備相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗，也難以推動物業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型升級。第二，部分房地產(chǎn)管理單位與檔案館之間缺乏交流，難以為檔案管理人員提供知識交流平臺以及專業(yè)學(xué)習(xí)平臺。

3 物業(yè)檔案科學(xué)化管理的基本路徑

3.1 打造專業(yè)化的物業(yè)檔案管理模式，充分發(fā)揮物業(yè)檔案的效用

第一，房地產(chǎn)管理單位可以分別從消防安全、物業(yè)投訴、物業(yè)服務(wù)招投標(biāo)、優(yōu)秀小區(qū)評選、房屋維修資金等角度來開展建檔工作，進(jìn)一步優(yōu)化物業(yè)檔案的各項內(nèi)容，提升物業(yè)檔案管理實效，打造專業(yè)化的檔案管理機(jī)制，實現(xiàn)對不同類型檔案的分塊化管理。第二，房地產(chǎn)管理單位要在每一項物業(yè)檔案管理工作中設(shè)立第一責(zé)任人，進(jìn)一步推動各個專項檔案管理工作實現(xiàn)精細(xì)化以及專業(yè)化。第三，房地產(chǎn)管理單位要做好檔案問題調(diào)研工作以及檔案服務(wù)需求調(diào)研工作，充分了解小區(qū)業(yè)主委員會、物業(yè)企業(yè)、單位內(nèi)部其他職能部門對于物業(yè)檔案管理的意見和建議，提升物業(yè)檔案管理工作的針對性。

3.2 推動物業(yè)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)科學(xué)化管理

第一，房地產(chǎn)管理單位要加強頂層設(shè)計和統(tǒng)籌規(guī)劃，出臺《物業(yè)檔案信息化建設(shè)工作細(xì)則》《物業(yè)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《數(shù)字化物業(yè)檔案保管期限》以及其他的規(guī)章制度，明確物業(yè)檔案管理的各項內(nèi)容，避免物業(yè)檔案管理工作形式化。第二，房地產(chǎn)管理單位要進(jìn)一步更新物業(yè)檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化物業(yè)檔案管理系統(tǒng)中的各項功能。一方面，房地產(chǎn)管理單位要確保物業(yè)檔案資源的實時共享和傳輸，確保相關(guān)查閱主體能夠及時通過信息化系統(tǒng)查閱到相應(yīng)的物業(yè)檔案。另一方面，房地產(chǎn)管理單位可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用至物業(yè)檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，實現(xiàn)對不同類型物業(yè)檔案的自動歸類以及高效歸檔，并據(jù)此開展物業(yè)檔案專題建設(shè)、物業(yè)檔案年紀(jì)編纂工作。第三，房地產(chǎn)管理單位要重視物業(yè)檔案安全管理，運用現(xiàn)代化新型技術(shù)對物業(yè)檔案進(jìn)行管理。一方面，檔案管理人員可以探索使用數(shù)字水印技術(shù)、訪問權(quán)限技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)以及區(qū)塊鏈技術(shù)來對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全優(yōu)化。另一方面，方案管理人員要充分應(yīng)用云儲存技術(shù)的優(yōu)勢，將物業(yè)檔案自動上傳并備份至云儲存終端，提升物業(yè)檔案管理系統(tǒng)的抗風(fēng)險能力。

3.3 做好人才建設(shè)工作，夯實物業(yè)檔案管理基礎(chǔ)

第一，房地產(chǎn)管理單位要繼續(xù)深化人才建設(shè)，扎實推進(jìn)人才培訓(xùn)工作，增強檔案管理人員的管理水平以及服務(wù)效能。一方面，房地產(chǎn)管理單位可以圍繞檔案管理法律法規(guī)、檔案管理規(guī)章制度、檔案信息化建設(shè)、檔案安全管理等各項專題來開展培訓(xùn)工作，全方位提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。另一方面，房地產(chǎn)管理單位要進(jìn)一步強化檔案管理人員的實踐操作能力，抓好案例教學(xué)、實踐模擬等課程，重點分析并講解物業(yè)檔案管理中的注意事項以及關(guān)鍵環(huán)節(jié)。第二，房地產(chǎn)管理單位要深化與檔案館、其他地區(qū)房地產(chǎn)管理單位之間的聯(lián)系與合作，搭建人才交流機(jī)制，為物業(yè)檔案管理人員提供交流平臺。

4 結(jié)束語

現(xiàn)代信息化社會，物業(yè)檔案資源不斷增加，物業(yè)檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)朝著現(xiàn)代化、信息化以及科學(xué)化的方向發(fā)展。為此，房地產(chǎn)管理單位要進(jìn)一步對接物業(yè)檔案管理工作的要求以及其他業(yè)務(wù)需求，從提升物業(yè)檔案效用和價值的角度來開展物業(yè)檔案管理工作。除此之外，房地產(chǎn)管理單位要將物業(yè)檔案管理作為一項長期性、基礎(chǔ)性的工作建設(shè)，進(jìn)一步挖掘物業(yè)檔案價值。相信在房地產(chǎn)管理單位物業(yè)檔案管理人員努力下，物業(yè)檔案管理工作會呈現(xiàn)出嶄新的發(fā)展態(tài)勢。

參考文獻(xiàn)

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