事業(yè)單位檔案管理工作的改進措施探討

馮美云

摘 要：本文以事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，展開具體分析，并以此為依據(jù)，提出提升事業(yè)單位對檔案管理工作的重視度、強化事業(yè)單位檔案管理工作的培訓力度、運用信息化管理方式開展檔案管理工作等幾方面的具體改進措施。希望我國事業(yè)單位在實際開展檔案管理工作期間，員工能夠正視自身工作不足，采取科學有效的方式來提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率，進一步提升事業(yè)單位檔案管理工作效果。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題分析;改進措施

事業(yè)單位與企業(yè)不同，最大的區(qū)別主要就是不以營利為目的。事業(yè)單位涉及到的服務內(nèi)容比較豐富，像：醫(yī)療、衛(wèi)生、文化等方面與人們?nèi)粘Ｉ罹o密相連。本文從事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題分析入手，展開闡述。事業(yè)單位的檔案管理工作非常重要，在實際開展這項工作時，要從事業(yè)單位面臨的實際問題出發(fā)，采取有效的解決途徑解決問題，對于優(yōu)化事業(yè)單位整體的服務能力具有重要的幫助作用。

1 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題分析

1.1 對檔案管理工作缺乏足夠重視

現(xiàn)階段，我各國一些事業(yè)單位檔案管理人員在實際開展檔案管理工作時，會主觀的認為只要檔案不丟失就可以，資金投入和管理工作不需要耗費精力去做。即便檔案管理工作不會對事業(yè)單位的經(jīng)濟效益產(chǎn)生影響，但是卻對人們?nèi)罕姷纳罟ぷ骶哂兄匾挠绊憽Ｒ驗槭聵I(yè)單位工作人員對檔案管理工作缺乏重視，導致在制定管理制度的過程中，缺乏科學性與合理性，會出現(xiàn)一些管理問題。甚至嚴重一些就會使事業(yè)單位檔案管理人員在實際工作中，會出現(xiàn)一些違反國家規(guī)定的行為，會嚴重阻礙事業(yè)單位健康長遠發(fā)展，會影響事業(yè)單位經(jīng)濟效益的提升。

1.2 檔案管理工作人員的工作能力有待提升

事業(yè)單位檔案管理工作人員的工作能力和工作態(tài)度，對提升檔案管理工作效率和質(zhì)量具有重要的影響。檔案管理工作主要就是依附于人工來開展，因此工作人員要提升自身的綜合素養(yǎng)，不斷提升自身的工作能力[1]。很多事業(yè)單位在招聘檔案管理工作人員時，并沒有明確的標準;甚至有一些事業(yè)單位負責檔案管理的工作人員會身兼數(shù)職，并不具備專業(yè)管理檔案的工作技能。實際上，事業(yè)單位檔案管理工涉及到的工作內(nèi)容比較復雜，像：收集檔案、整理檔案、記錄借取狀況、分類、保存等多項內(nèi)容。而且事業(yè)單位的檔案相比較一些民營企業(yè)，檔案資料會更多一些，如果在實際工作中，工作能力不能滿足工作需求，就會嚴重影響工作效率，無法為人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務，在一定程度上會降低人民群眾的感受度。

1.3 檔案管理方式缺乏創(chuàng)新精神

目前，很多事業(yè)單位的工作重心，都放在如何更好的為人民服務方面上，會忽視檔案管理工作的開展。而且這些事業(yè)單位管理人員在工作中運用的都是比較落后的方式，無法滿足事業(yè)單位健康發(fā)展的需求。比方說：完全用人力的方式來管理檔案，不但工作量大，工作效率也會受到一定的限制，嚴重一些會出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，會打亂整體的管理體系。現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展進步，事業(yè)單位對檔案管理人員的工作要求有所變化。但是還是會有一些事業(yè)單位為了節(jié)省資金，不去引進先進的設備，依然采用傳統(tǒng)的人工紀律方式，不利于檔案管理人員順利開展管理工作。

2 解決事業(yè)單位檔案管理工作問題的具體措施

2.1 提升事業(yè)單位對檔案管理工作的重視度

提升事業(yè)單位對檔案管理工作的重視度，是解決事業(yè)單位檔案管理工作問題的基礎方式。在提升檔案管理工作重視度期間，不僅要體現(xiàn)在思維方式上，還要體現(xiàn)在實際行動上[2]。特別是事業(yè)單位的基礎管理人員和高層管理人員，要積極學習我國在檔案管理方面的先進制度，這樣能夠從根本上了解檔案管理工作的深層含義。如果事業(yè)單位對開展檔案管理工作缺乏足夠的重視，會影響人民群眾對事業(yè)單位整體的看法。除此之外，還要將提升重視度落實到實際行動上。首先，事業(yè)單位要構建全面的管理制度，將實際存在的狀況與未來發(fā)展狀況相融合，為今后工作人員順利開展檔案管理工作提供重要保障。其次，事業(yè)單位內(nèi)部要積極宣傳檔案管理工作的意;最后，事業(yè)單位高層管理人員，要對檔案管理人員的工作流程和工作內(nèi)容提出明確的要求，這樣能夠規(guī)范員工行為，進一步提升事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率。

2.2 強化事業(yè)單位檔案管理工作的培訓力度

強化事業(yè)單位檔案管理工作的培訓力度的一個重要方式，就是要構建高能力、高素養(yǎng)的專業(yè)培訓團隊。甚至事業(yè)單位人力資源部門在招聘檔案管理人員時，要明確招聘標準、從檔案管理實際存在的問題出發(fā)，招聘具有先進管理觀念、具有專業(yè)管理技能的工作人員，為今后事業(yè)單位順利開展檔案管理工作拓寬渠道[3]。高能力、高素養(yǎng)的專業(yè)培訓團隊，要組織員工定期的開展培訓活動，在員工能夠接受的基礎上，不斷傳授先進管理技巧，在保證管理工作有效性的同時，進一步提升其科學性。此外，檔案管理的工作人員對自身的綜合素養(yǎng)要有所要求，正確認識檔案管理工作的意義;工作人員在實際工作期間，要用積極的態(tài)度面對工作中遇見的問題。

2.3 運用信息化管理方式開展檔案管理工作

傳統(tǒng)人工的管理方式，已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位提升檔案管理工作效率的需求。隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展進步，事業(yè)單位檔案管理工作人員也在不斷更新管理觀念，創(chuàng)新管理方式。比方說，很多事業(yè)單位緊跟時代進步的腳步，運用信息化管理方式在開展管理工作，這樣不僅能節(jié)省工作時間，也能環(huán)節(jié)員工工作壓力，增強管理工作的時效性。檔案管理工作人員在工作前期要將檔案的信息資料輸入到網(wǎng)絡系統(tǒng)中，制定稱電子版，便于查找;其次，根據(jù)檔案實際分類的狀況，制定完善的管理系統(tǒng)，在今后管理過程中，只要輸入關鍵詞就能快速找到，能夠最大程度上提升人民群眾的滿意度，為今后幫助事業(yè)單位樹立良好形象奠定基礎。

3 結(jié)束語

總之，檔案管理在事業(yè)單位管理工作中占據(jù)重要地位。目前，隨著網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展變化，很多事業(yè)單位越來越注重檔案管理工作的開展。但是在實際工作期間還存在著一些不足，像缺乏足夠重視、工作能力有待提升、管理方式缺乏創(chuàng)新精神等問題顯著。基于此，事業(yè)單位的工作人員要從整體出發(fā)，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，為人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務。

參考文獻

[1]滕秀茹.數(shù)字化背景下事業(yè)單位會計檔案管理工作的優(yōu)化[J].黑龍江科學，2019，10（15）：84-85.

[2]梁嬈.“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化探索——以衛(wèi)生系統(tǒng)為例[J].辦公室業(yè)務，2019（14）：141-142.

[3]姜慶紅.事業(yè)單位財務檔案管理工作中存在的問題及改進措施[J].辦公室業(yè)務，2018（21）：83.