大學生檔案管理與就業探討

何春平

摘 要：隨著我國高等教育的普及程度不斷加深，大學生的檔案管理工作也逐漸趨于復雜。大學生的檔案管理是他們未來順利進入職場工作的重要保障。本文主要研究了當前階段大學生檔案管理存在的問題，提出了有利于大學生就業的檔案管理工作。

關鍵詞：大學生;檔案管理;就業

大學生的學生檔案中記錄這他們從小學開始的學習經歷以及家庭情況，能夠證明學生的教育經歷具有真實性，也能反映學生的思想政治面貌。因此檔案管理工作不僅是大學階段學校的重要保管工作，它也與學生未來的就業有關。如何通過改善檔案管理工作促進大學生就業成為了重點研討話題。

1 大學生檔案管理與就業的關系

1.1 檔案是證明學生綜合素質的憑證

大學生的檔案能夠證明學生德智體美勞發展的具體情況。當中包括了學生的教育經歷、政治面貌、家庭情況、專業成績、獎懲經歷等一系列的情況記錄。是證明大學生是否優秀的最可靠的憑證，同時在大學期間也是學校確定保研資格以及相關獎勵的重要憑證，它能夠直接決定學生畢業之后的發展情況。

1.2 檔案是招聘企業發掘人才的基礎

在大學生畢業之后如果進入了國家相關單位工作，檔案就會被調動到工作單位。如果進入了其他企業工作，檔案則進入了戶籍地的人才交流中心。而在找工作階段，企業評判一個人是否優秀的時候，很大程度上會以檔案作為評估工作的依據。當企業確定了錄取該生以后，招聘者也會仔細研究檔案中所記錄的信息，制定培養方案挖掘學生的特長，改善他們的不足之處。

2 大學生檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理觀念落后

大多數高校接收了學生高中階段的檔案之后，就將檔案直接放在了保管處存在，畢業的時候再來登記學生的大學檔案。在檔案保管的過程中，沒有定期對檔案進行維護，這種管理方式使得檔案發生失竊或者篡改的風險增大，無法保證檔案的安全性與可靠性。另外，檔案管理工作應當是一個動態的工作過程，這種管理理念也無法保證信息的及時更新。另外很多檔案管理的工作人員都不是專業出身，之前做的工作都偏向于行政管理，在檔案管理方面缺乏專業度。

2.2 檔案管理缺乏信息化技術

很多學校并未意識到檔案管理工作的重要性，在這方面投入的資金不足。在管理答案的過程中很多流程仍然采用人工處理，并未做到管理過程的信息化。近年來許多大學都在開展擴招工作，大學生的檔案內容以及檔案數量只會越來越多，人工管理不僅耗時耗力，甚至會造成檔案的缺損、遺漏。

2.3 檔案管理機制不全

檔案管理工作如此重要，本應該設置專門的機構開展相關工作。但在實際工作中，檔案管理工作往往是由某個行政部門負責，管理的機構也各不相同。有些學校將檔案劃給了學院進行管理，有些學校又采取了集中管理的方式。檔案管理工作學校也沒有制定相關的規定條例去規范檔案管理工作步驟以及關鍵點，這種情況使得檔案管理缺乏組織性，人員職責不清。

3 強化檔案管理工作提高就業率的辦法

3.1 提高檔案管理意識

高校應該意識到自身在檔案管理工作中存在的問題，知曉檔案管理工作不僅能夠提高學校學生的就業率，也能從側面反映出學校的管理工作水平，有利于學校未來吸引更多的優質人才。除此之外，針對于學生畢業之后對于檔案管理缺乏意識的現狀，高校可以經常組織宣傳活動普及檔案管理的重要性，在學校的官網、學生會以及社團等平臺進行相關信息的推廣。時要讓輔導員對學生進行教育，讓學生意識到畢業之后應當如何進行檔案管理工作。總而言之。高校不僅要自身重視檔案管理工作，也要讓大學生意識到檔案管理的重要程度以及管理方式。

3.2 運用信息化管理方式

運用計算機等相關科技軟件能夠有效提高檔案管理工作的效率，同時還能建立良好的數據分享平臺，使得企業在招聘人才時能夠借由電子平臺直接進行查閱，佐證檔案信息的真實性，同時借由數據分析軟件篩選出最符合公司發展期望的工作人員，使得員工獲得自己發展的同時促進企業的進步。高校可以進形調查研究，了解檔案管理工作完善的其他學校采用的何種檔案管理軟件，結合學校的實際特點，選擇最適合自身管理方式的軟件。除此之外，學校也可以自主開發軟件。信息化管理檔案時要保證線上信息與線下信息一致，為了保證信息化檔案管理的安全性，線上信息的查詢應設置權限，保證檔案工作的安全性。

3.3 建立完善的檔案管理制度

為了指導大學生檔案管理工作的順利進行，為幫助學生就業助力。學校必須制定一套科學的檔案管理機制，劃分檔案管理職責的責任人，定期展開檔案的清查工作，保證檔案的完整性與真實性。另外為了保證企業所看到的大學生檔案信息都是最新的，幫助他們做出相關的招聘決策。檔案工作部門應該及時進行檔案的登記工作。另外，檔案的內容制定標準也應該改變，針對企業越來越注重學生的實踐能力與綜合素質的特點，高校的檔案中的內容要多涉及這方面的內容，使得學生的檔案內容滿足企業用人的要求。

4 結語

大學生的檔案管理工作與他們未來的就業關系緊密，高校應該改善檔案管理工作理念，運用現代化工具建立最具有學校特色的檔案管理制度，使得企業通過大學生檔案發掘他們的工作潛力，進而提高大學生就業率。

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