事業單位檔案管理存在的問題

陶萍萍

摘 要：隨著經濟的不斷發展，事業單位的數量和規模也不斷擴大，事業單位的管理工作受到越來越多部門的重視。在管理事業單位的過程中，有很重要的一項管理環節是檔案管理，這關系著企業能否系統地掌握工作人員和部門發展的相關信息，這對于事業單位的發展具有很重要的作用。但是目前事業單位中的管理工作還存在很多缺點，由于受到周圍環境和單位實際情況的影響，檔案管理的質量和效率還有待提高。事業單位要積極探索有效的改進措施，解決當前檔案管理中存在的問題，充分利用好檔案中的信息，從而借以完善單位的決策，促進事業單位更加穩定地發展。筆者根據多年的工作經驗，主要針對事業單位檔案管理存在的問題進行分析和討論。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題

1 事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 事業單位檔案管理所受重視程度不夠

目前，一些事業單位并未深入學習我國現行法律規范，更沒有將其有效貫徹落實，所以便導致檔案管理工作長期被忽視，認為其無關緊要。簡單而言，事業單位檔案管理沒有受到足夠的重視，使得檔案管理工作很長一段時間均處在一種無序的階段，十分混亂。

一直以來，困擾事業單位檔案管理的一個重要問題便是重視程度，部分事業單位的管理與領導人員未清晰全面地認知檔案管理，片面的認為檔案管理其實就是整理資料，堆砌信息，以致于事業單位并未以充足的資金支持檔案管理，也沒有對其引起足夠的重視，幾乎以漠視的態度對待事業單位檔案管理。

1.2 事業單位檔案管理制度不健全

事業單位缺乏先進的檔案管理工作模式，以至于檔案管理工作毫無科學性、技術性可言。加之一些事業單位僅為對自身效益予以注重，沒有重視管理檔案部門，且檔案管理制度也存在弊端，沒有完善的管理依據用以管理人員，使之工作自由散漫，存在較大的隨意性。不僅如此，沒有第一時間在規章制度中加入檔案信息歸檔的范圍、要求、手續和實踐，檔案管理缺乏有效監督和執行，讓事業單位檔案管理工作效率嚴重降低。

1.3 缺乏管理意識以及較高的綜合素質

事業單位的檔案資料信息對于事業單位中各項工作順利進行都具有非常重要的現實意義，對事業單位工作的回顧以及對未來的展望都帶來了經濟效益以及社會影響。雖然，檔案管理工作具有非常重要的作用，但是，較多的事業單位缺少對于檔案管理工作的重視程度，檔案管理意識比較弱，從而影響了檔案管理工作的工作效率，使其較低于正常水平，嚴重影響了檔案發揮自身的重要作用。與此同時，一個單位的發展高度在很大的程度上都取決于相關工作人員的工作態度以及綜合素質水平，事業單位的檔案管理工作同樣也是這樣。有些檔案管理人員在進行工作的過程中沒有端正工作態度，對工作缺乏責任心，對于檔案的更新總是延后，不能夠及時的做好檔案衛生，同時，不能夠做到及時發現問題并且將其解決，這種缺乏綜合素質的檔案管理人員對于檔案的管理工作和事業單位的其他工作都產生了比較大的負面影響。

2 事業單位檔案管理的對策分析

2.1 提高事業單位全體人員對檔案管理的重視程度

檔案管理保密是開展事業單位檔案管理工作最為重要的一項內容。站在這一層面上來講，在對檔案管理庫房的位置進行選擇以及后期建造過程中，均應嚴格參照我國現行相關標準和規范，以讓檔案管理涉及的各個部分（庫房、辦公室、閱覽室）在空間區域劃分中的獨立性得到保證。同時，還應系統的培訓保密檔案管理工作人員，提升其專業技能，使之可以嚴格管理保密檔案。

應讓相關領導與管理人員對事業單位檔案管理的價值有一充分認識，讓其將事業單位檔案管理的積極價值給了解到，以把檔案管理工作聯系起事業單位經濟效益和社會效益的取得，除了思想上引起重視外，并從條件與環境上給予支持，營造一個寬松的氛圍和良好的支持環境給事業單位檔案管理。

2.2 建立完善的事業單位檔案管理制度

檔案管理工作涉及內容非常多，且十分復雜，不僅需要各部門相互配合，且完善的事業單位檔案管理制度也不可缺少，以促進檔案管理科技含量的提升，有效落實檔案管理制度。比如，檔案管理部門應結合實際情況，以檔案管理人員為著手點，對單位目標管理考核的各項指標予以完善，認真記錄各類型人員的檔案，包括就職人員、新聘人員、離職人員、退休人員，并按照提檔程序轉接轉調管理人員的檔案，第一時間對其進行編號歸類，有效保護檔案信息。除此之外，還應將有關檔案管理的歸檔、管理、銷毀、調閱制度制定出來，安排專人進行保管，使檔案完整性得到保證，并制定與本單位管理相關的規章制度，有條不紊地管理檔案信息。

2.3 應該不斷提高檔案管理工作人員的思想意識以及提高其綜合素質

事業單位應該定期對檔案管理工作人員開展必要的知識培訓，從而提高他們的思想意識，其能夠端正自己的思想，樹立正確的工作態度，能夠從自身體會到檔案管理工作的重要性以及必要性。與此同時，應該加強對管理人員專業知識的培養程度，從而提高他們的專業知識水平以及自身的綜合素質水平。隨著社會經濟的不斷發展，信息需求量的不斷提高，檔案管理工作人員應該與時俱進，適應時代發展的速度，從而使檔案管理工作能夠充分滿足社會發展的需要。

2.4 增強現代化信息的建設

隨著事業單位規模和工作時間的增加，產生的檔案越來越多，如果還使用原始人工管理檔案的方法，必然會增加管理人員的工作壓力，加大檔案管理出錯率。因此要借用現代信息技術，完善檔案管理工作，利用檔案管理軟件，管理人員只需將檔案錄入，自主進行檔案的分類和儲存工作。事業單位加大對信息檔案部門資金的投入，購入打印機、復印機、縮印機等，并引入正規檔案管理軟件。利用計算機，提升對檔案的管理質量和效率。單位領導確定檔案管理工作信息化的流程，然后對其進行完善和優化，保證其工作滿足單位發展需要。在此技術背景下，購買適合的軟件，保證檔案管理工作的現代化。對信息系統的建設中，要重視對安全的管理，外界病毒和黑客的攻擊、計算機硬件的損壞、人為破壞，都可能造成計算機中檔案的丟失，因此要加強對檔案的管理工作，如明確使用流程，嚴禁非本部門員工隨意使用計算機;下載殺毒軟件和防火墻;定期邀請計算機運維人員進行檢測和殺毒工作;做好檔案的備份工作，保證信息化檔案管理的安全性。事業單位檔案管理工作的現代化建設，優勢有很多，如減少紙質資源的浪費;延長檔案保存壽命，提升檔案完整性;全程有信息技術分類，不會出現分類錯誤的情況，減少錯誤的產生。總的來說，信息技術和檔案管理工作的融合，有很強的優勢，值得推廣。

3 結束語

在事業單位的發展道路上，檔案管理工作時很重要的一部分。隨著時代的發展，事業單位中的檔案管理工作也要進行一定的改革和優化。目前很多事業單位在檔案管理中還存在著一些問題，這需要事業單位加大對管理人員的監管和考核，組織工作人員參加一些關于信息技術的講座，培養其信息化意識和責任意識，從而提高檔案管理工作的效率和質量，促進事業單位更加穩定地發展。

參考文獻

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