現代行政文秘寫作技巧研究

王煥民

【摘要】隨著現代行政管理水平的逐漸提高，社會對行政人員的要求越來越嚴格，尤其是對于行政文秘的職業要求也明顯提高了。行政文秘工作主要是書寫行政文書，所以本文主要探討行政文書的書寫技巧。

【關鍵詞】行政文秘;寫作;技巧;研究

隨著現代社會發展越來越趨于信息化，人們對行政文秘的工作要求也越來越高。從原來的紙質文書轉變成電子文書，文秘的文本寫作是工作的重要內容之一，行政文秘所寫的公文一般格式都是應用文，而應用文在平常的一些文章中很少用到，但是公文很多都會用到這種文體。同時，應用文的格式也很嚴謹，因為它有著其他文件所沒有的權威，有特定的權利限制，一般對閱讀者也是有限制的。國務院辦公廳頒布過關于行政文書撰寫的工作條例，所以行政文秘工作人員一定要了解這個條例，必須要掌握一些格式和寫作技巧，才能做好這項工作。下面主要講一下行政文秘寫作的一些技巧。

一、條理清晰，主題明確

做行政工作的人本身就要很嚴謹，關于文本的寫作，條理一定要清晰，思路要清晰嚴謹，把整個想要表達的主題，一定要明確表現出來。讓上級領導等讀者能夠清晰看出主題。行政公文是以應用文來寫的，所以撰寫者大多都要明確主旨，層次清晰地去表達要表達的主要內容。一般通常會標用序號來進行章節分理。清理讀者的思緒，更具有條理性，讓文章一目了然。行政公文一定要整齊明確，不能一會兒寫這個問題，還沒表達清楚就摻和到下一個問題。行政文書之所以運用應用文，就是因為應用文是表達思想最直接明確的。

二、長話短說，言簡意賅

行政寫作跟其他文本的寫作方式不太一樣，它不需要多么深刻的形容詞，只需要以最簡單最明了的語言去表達出最重要直接的內容。文章中重要的內容要仔細去說明，表達出利害關系。而相對不太重要的內容，就可以一筆帶過，簡略去表達。行政文書一般開篇就直接點明主題，比如常用的開頭用語是“根

據……”“目的是……”;再如一些新聞中常見的宣傳內容：“為了全面建設小康社會，我國……”。其次，行政文書開篇后的過渡用語也很有講究，都要直接明了說問題的因果關系。比如一些過渡詞“因此”“所以”“綜上所述”等等。還有一些嚴謹的經辦用語，比如“已經”“現經”“在執行貫徹執行”等等。

三、配更直觀的圖表

在書寫行政文書時，有一些情況不能直觀地表達清楚，可以想辦法插入一些圖表，更加直觀地去表達文字表達不出來的情況。比如，某個大型事故的發生點、附近的環境、準確的坐標等等，都可以用一張清楚的圖插入文章中，使上級領導一眼就能了解到準確的情況。所以現代行政文秘人員必須要具備的能力是要掌握許多辦公軟件，比如說photoshop軟件、coreldraw軟件、高德地圖、電腦屏幕打印等等，重要的細節最好還能標出來，比如可以用紅色圈出重要的關注點等等。用文字表述不夠準確直觀的，可以插入一幅簡單示意圖，這樣就能讓領導更加直觀地看到主題思想。

行政文秘書寫文書時用到最多的表達方式還有表格，因為現實中有許多變化的數據趨勢用表格和折線圖的方式較好，比如表達某公司的年銷量變化、不需要多少表達不清的文字，一張圖就能人看的很清楚。所以，行政文員接觸的文本中會用到許多圖表，要插入圖片和表格等一些辦公軟件，都要靈活去掌握。關于數據的變化，采用報表更加明了，因此，行政文秘人員對excel也要熟練掌握。

四、格式排版符合規定

行政文秘人員應當好好閱讀并了解掌握關于我國2012年7月1日起施行的《黨政機關公文處理工作條例》的相關規定。比如行政文書的格式，必須非常嚴謹，統一規范格式中的字體大小、段落排版、開頭、落款等等。行政文秘人員在寫完行政文書后，準備發文稿的時候一定要再三檢查格式和排版等問題，避免領導審核時被打回來。

五、語言嚴謹，多用書面詞

書寫行政文書和寫抒情文、記敘文等的文章不一樣，不能應用太多的口頭語去表達，因為文章要求的比較嚴謹，所以語言表達也要嚴肅。一般我們在電視新聞里看到領導講話時，都是行政文本里那些嚴謹的語句，不能有不確定的因素。總之，語言的意思要果斷明確，不能拖拖拉拉。比如說“為了繼續增強……的能力”“為了發展……的目標”“為了推動……的發展”等等，都需要用官方的書面語。

六、用詞講究要對稱

行政文本的文稿跟其他的文稿不一樣。行政文稿根據時間的逐步發展，已經慢慢研究出了自己的一套公文用詞，在每一段的標題、開頭、結尾等都要語句對稱。所謂對稱，就像排比句一樣，要詞語、語句對稱。比如在黨的十八大報告里，第二章節就連續用了8個“必須堅持”。這樣的目的就是用詞對稱，而且起了強調的作用。

七、平時注意積累相關知識

行政文秘撰寫文書是他們工作的一項重要內容。常見的行政文書有許多的形式，但不管是什么樣的材料、表格，都要符合行政文書的規則和格式，內容要直接明確。有一些文書需要用到以前的材料總結撰寫。這時就需要行政文秘人員用心去保存原來的各種文件，即使不去保存，也要各個文件都去看一遍記一下，在腦海中有瀏覽過的印象。這樣在他們寫文稿時，也是有幫助的。在需要某個相關的文件時，可以立即調出來看看里面重要的信息，并摘取。在碰到一些格式上很簡單明了但表達的主題很明確的文件時，還可以借鑒一下圖表形式等等。

八、結束語

行政文秘的工作需要掌握許多的能力，格式排版用詞等等也很講究，由于行政文書不同于其他文書，所以對行政文秘人員的要求比其他職業的要求多一點，要更加嚴謹。希望在此分享的一些寫作行政文本的技巧可以幫助到文秘人員。

【參考文獻】

[1]李鶯.探析培養高效行政文秘職業能力的對策措施[J].現代經濟信息，2011（19）：49-50.

[2]王少雙.試論企業管理與行政文秘工作的綜合作用[J].科技創新導報，2012（12）：250.