山東農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)生檔案管理“三創(chuàng)兩驅(qū)”新模式的構(gòu)建

于婷,朱凌,耿麗*

山東農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)生檔案管理“三創(chuàng)兩驅(qū)”新模式的構(gòu)建

于婷1,朱凌2,耿麗1*

1. 山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館, 山東 泰安 271018 2. 山東農(nóng)業(yè)大學(xué)公共管理學(xué)院, 山東 泰安 271018

學(xué)生類檔案作為高校檔案管理工作的主體、核心和重點，需不斷改進管理模式以適應(yīng)當(dāng)前飛速發(fā)展的信息化進程。在對學(xué)生類檔案的管理方式進行實踐創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案工作形成了“三創(chuàng)兩驅(qū)”管理新模式。“三創(chuàng)”是指層次內(nèi)容有機統(tǒng)一的分類方案、“三套制”歸檔方式和“卷件”結(jié)合的系統(tǒng)著錄模式三種學(xué)生類檔案管理的創(chuàng)新管理方法；“兩驅(qū)”是指從學(xué)校管理層面給予制度和體系方面的驅(qū)動保障，從而不斷提高學(xué)生類檔案的管理水平。

學(xué)生類檔案; 管理創(chuàng)新

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱27號令）首次將學(xué)生類檔案納入高校檔案管理范圍，而且單獨設(shè)類。學(xué)生類檔案作為高校檔案歸檔范圍新增的唯一一個門類，對學(xué)生、對學(xué)校以及對社會都有著不可替代的作用[1,2]。其管理利用是一項涉及面廣、內(nèi)容多，管理性、規(guī)范性、原則性極強的系統(tǒng)工程[3]，已成為高校檔案工作的重中之重。將學(xué)生類檔案納入檔案管理范圍后，對于當(dāng)前絕大多數(shù)高校人力、物力和財力相對有限的檔案部門來說無疑是一項巨大的挑戰(zhàn)。如何實現(xiàn)學(xué)生類檔案的高效管理，快捷利用，成為目前高校檔案工作中急需解決的重點問題。

基于此，山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案工作者對學(xué)生類檔案的管理方式改革創(chuàng)新，形成了“三創(chuàng)兩驅(qū)”管理新模式，即層次內(nèi)容有機統(tǒng)一的分類方案、“三套制”歸檔方式、“卷件”結(jié)合的系統(tǒng)著錄模式三種學(xué)生類檔案管理的創(chuàng)新管理方法和從學(xué)校管理層面給予制度和體系兩方面的驅(qū)動保障，以不斷完善學(xué)生類檔案的管理水平。

1 學(xué)生類檔案管理創(chuàng)新重要性的相關(guān)數(shù)據(jù)分析

高校檔案機構(gòu)進行集中統(tǒng)一管理學(xué)生類檔案，有利于克服目前存在的學(xué)生類檔案管理工作不到位、歸口不統(tǒng)一的局面，使高校學(xué)生類檔案管理更加規(guī)范化和專業(yè)化，進一步完善學(xué)生類檔案管理制度，加強檔案管理工作的創(chuàng)新性研究，提高學(xué)生類檔案管理工作水平，能夠更好地為學(xué)生、學(xué)校和社會服務(wù)。根據(jù)調(diào)研，學(xué)生類檔案管理工作出現(xiàn)的新變化使其創(chuàng)新研究迫在眉睫。

1.1 學(xué)生類增量檔案在全校所有增量檔案中所占的比重

筆者對山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館2013年以來的增量檔案數(shù)量進行了統(tǒng)計，從圖1和圖2中可以看出，2013年到2016年期間，學(xué)生類增量檔案的數(shù)量可占全校新增檔案總量的90%左右。2017年，由于學(xué)校檔案館加大了對文書檔案的歸檔管理力度，文書檔案的歸檔數(shù)量大幅增加，但學(xué)生類的新增檔案仍可占全校總數(shù)量的76.37%。學(xué)生類增量檔案的數(shù)量之大，使學(xué)生類檔案的管理成為檔案管理中最重要的部分。

圖1 2013~2017年山東農(nóng)業(yè)大學(xué)增量檔案數(shù)量

圖2 2013~2017年學(xué)生類增量檔案占全校總增量檔案的比率

1.2 學(xué)生類檔案的查詢利用率

學(xué)生類檔案的查詢利用一直是高校檔案查詢利用中最重要的方面，尤其是自2014年10月中組部在全國部署開展干部人事檔案專項審核工作后，學(xué)生類檔案的查詢利用也在不斷上升。筆者對山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館2013年以來的檔案查詢利用進行了統(tǒng)計，從圖3和圖4中可以看出，在2013和2014年，學(xué)生類檔案的查詢利用可占全年總查詢的90%以上，由于2016年學(xué)校110周年校慶及建設(shè)校史館查閱了大量的檔案，學(xué)生類檔案的查詢利用比率在2015年和2016年均有所下降，但仍然可占70%以上，2017年占83.6%。學(xué)生類檔案的查詢量在2013-2016年間呈不斷上升趨勢。

圖3 2013~2017年學(xué)生類檔案和全校總檔案查詢數(shù)量

圖4 2013~2017年學(xué)生類檔案查詢量占全校總量的比率

2 學(xué)生類檔案“三創(chuàng)兩驅(qū)”管理新模式探索

根據(jù)目前高等學(xué)校學(xué)生類檔案管理的現(xiàn)狀及問題，結(jié)合國家的相關(guān)政策和學(xué)校的實際情況，山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案工作者在長期的實踐過程中，探索出學(xué)生類檔案“三創(chuàng)兩驅(qū)”管理新模式。

2.1 “三創(chuàng)”模式

2.1.1 將學(xué)生類檔案單獨設(shè)類，創(chuàng)建層次內(nèi)容有機統(tǒng)一的分類方案山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案工作者緊跟27號令將學(xué)生類檔案單獨設(shè)類的要求，在山東省內(nèi)率先于2010年在實體分類法一級類目中增設(shè)學(xué)生類檔案，并在實際工作中將2012屆畢業(yè)生檔案按學(xué)生類歸檔立卷。2018年根據(jù)學(xué)校學(xué)生管理部門的職能劃分，按照辦學(xué)層次設(shè)立了研究生、本科生、繼續(xù)教育等二級類目，并按照不同辦學(xué)層次所產(chǎn)生的相應(yīng)文件屬性設(shè)立綜合、學(xué)籍表、成績單、畢業(yè)生登記表等三級類目（見表1）。

表1 山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案管理系統(tǒng)學(xué)生類檔案分類方案

2.1.2 建立檔案歸檔體系，創(chuàng)建“三套制”信息化新模式根據(jù)檔案工作要逐步落實“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略要求及學(xué)生類檔案的管理利用特點，結(jié)合學(xué)校實際，2017年山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案工作者創(chuàng)新提出了學(xué)生類增量檔案“三套制”的信息化歸檔方式，并推廣到實際工作中。

學(xué)生類增量檔案“三套制”是指學(xué)生類增量檔案的紙質(zhì)版、電子版或紙質(zhì)掃描版和網(wǎng)絡(luò)版，同步歸檔立卷。紙質(zhì)版是將學(xué)生類紙質(zhì)檔案按傳統(tǒng)方式方法歸檔裝訂裝盒，檔案館統(tǒng)一入庫保存；電子版是指將學(xué)生類檔案的電子版或紙質(zhì)掃描版統(tǒng)一按規(guī)定格式刻錄檔案專用光盤在檔案館脫機保存；網(wǎng)絡(luò)版是指將學(xué)生類檔案錄入檔案管理系統(tǒng)，并將檔案（密級級別低、利用率高）的電子版或紙質(zhì)掃描版在系統(tǒng)中掛接原文形成網(wǎng)絡(luò)版保存利用。

2.2 改革檔案著錄方式，創(chuàng)建“卷件”配伍新模式

學(xué)生類檔案由于數(shù)量巨大，按“件”的管理方式會造成紙質(zhì)檔案文件級目錄量大，裝訂繁瑣，邏輯不清，紙質(zhì)檔案不利于保存、查閱等問題。以山東農(nóng)業(yè)大學(xué)為例，2017年學(xué)生類增量檔案達47505件。因此，學(xué)生類檔案按“卷”管理更為適用。

但傳統(tǒng)的按“卷”著錄模式僅在案卷級著錄時詳細具體，文件級的著錄較為簡單籠統(tǒng)。而系統(tǒng)檢索時通常是按文件來檢索，這就會存在輸入關(guān)鍵詞不能直達每一份文件，造成檢索效率低的問題。基于此，山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案工作者提出了學(xué)生類檔案在檔案管理系統(tǒng)著錄時采用“卷件”配伍的管理模式。即不僅在案卷級目錄中有完善的學(xué)生信息，文件級的著錄項也既包括學(xué)生姓名又包括學(xué)號、專業(yè)、年級等基本信息。在系統(tǒng)檢索時，輸入精確關(guān)鍵詞能夠快速準確地檢索到每一份文件，使檢索準確率達到100%，大量節(jié)省二次檢索時間，極大地提高了檢索效率。

2.3 “兩驅(qū)”保障

2.3.1 制度驅(qū)動，優(yōu)化完善頂層設(shè)計在學(xué)校內(nèi)部分別召開教務(wù)處、學(xué)工處、研究生處、各教學(xué)學(xué)院以及不同辦學(xué)層次畢業(yè)生座談會，解讀國家有關(guān)規(guī)定，解釋相關(guān)理念，聽取各單位的需求、管理意見和工作部署；并與學(xué)校發(fā)展規(guī)劃處、組織人事部門充分溝通協(xié)商，把部門和學(xué)院檔案管理尤其是學(xué)生類檔案管理納入年度工作考核范圍，形成考核分值，為學(xué)生類檔案的規(guī)范化管理提供組織保證。

通過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)調(diào)研和論證，山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，制定了《山東農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)生類檔案管理辦法》、《山東農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)生類檔案歸檔范圍和保管期限表》，建立健全學(xué)校學(xué)生類檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，為學(xué)生類檔案分級管理提供了制度保障，進一步優(yōu)化完善了學(xué)生類檔案管理模式創(chuàng)新的頂層設(shè)計。

2.3.2 體系驅(qū)動，實現(xiàn)“三位一體”有序管理實行“模塊責(zé)任聯(lián)動、三位一體管理體系”，學(xué)校檔案部門作為業(yè)務(wù)責(zé)任主體，負責(zé)全校學(xué)生類檔案管理的制度制定、立卷歸檔和保管利用；學(xué)院作為原始檔案產(chǎn)生的責(zé)任主體，負責(zé)檔案的真實性和完好性，將形成的學(xué)生類檔案按要求收集整理后交至學(xué)生垂直管理部門（教務(wù)處、學(xué)工處、研究生處、繼續(xù)教育學(xué)院等）；學(xué)生垂直管理部門作為檔案歸檔審查的責(zé)任主體，負責(zé)檔案的一致性和規(guī)范性，按歸檔立卷要求、核查后統(tǒng)一移交學(xué)校檔案部門保管利用。此管理體系使責(zé)任區(qū)分更加明確，系統(tǒng)聯(lián)動更加高效，從而形成學(xué)生類檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系的“三位一體”層級系統(tǒng)管理而實現(xiàn)有序立卷歸檔。

3 “三創(chuàng)兩驅(qū)”模式取得的實踐應(yīng)用效果

山東農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案工作者創(chuàng)建的“三創(chuàng)兩驅(qū)”學(xué)生類檔案管理新模式，通過不斷的探索和實踐，取得了良好的經(jīng)濟效益和社會效益。

3.1 提高檔案工作效率

“三位一體”的管理體系和“三級核查”（即學(xué)院--學(xué)生工作管理部門--檔案館層層審核）的工作制度使檔案的準確性、規(guī)范性更高。同時，“卷件”結(jié)合的系統(tǒng)管理模式，使一份文件的檢索時間由原來的的10~15 min縮短至幾秒鐘，不但節(jié)省了大量的人力、物力來進行信息、文件的查找、借閱和歸還，還極大地縮短了前來查檔校友的等候時間，提升了服務(wù)滿意度。

3.2 規(guī)范檔案歸檔工作

增設(shè)學(xué)生類一級類目，依據(jù)辦學(xué)層次和文件屬性分設(shè)的二三級類目，對于各辦學(xué)層次的學(xué)生管理部門兼職檔案員來說，更能直觀的了解掌握各自部門所需歸檔的文件范圍和歸檔流程，使學(xué)生類檔案的歸檔工作脈絡(luò)邏輯性更強，更加條理清晰。

3.3 緩解檔案部門工作壓力

“三位一體”的分級管理方式要求學(xué)生類檔案的整理、系統(tǒng)錄入和原文掛接工作通常由各學(xué)院分管學(xué)生檔案工作的人員來完成。這樣原本巨大的工作量就可以分散到各學(xué)院，檔案掃描和系統(tǒng)掛接原文的費用也由各學(xué)院分擔(dān)。此管理方式不但提高了工作效率，而且極大減輕了檔案部門工作人員的工作量（學(xué)生類檔案的裝訂、入盒、掃描、系統(tǒng)錄入、原文掛接等整個流程的工作量相當(dāng)于2~3名專業(yè)檔案工作人員一年工作量），也解決了檔案部門經(jīng)費不足的難題（按每頁文件掃描1元錢計算，每年可節(jié)省掃描費用15余萬元，人工掛接原文的費用也可節(jié)省1~2萬元）。

3.4 提供遠程查詢保障

隨著信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，檔案信息的查詢利用途徑逐漸向多元化發(fā)展，以最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源共享。山東農(nóng)業(yè)大學(xué)自主開發(fā)使用的學(xué)生類檔案遠程查詢系統(tǒng)和觸摸屏自助查詢系統(tǒng)以數(shù)字化檔案為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，以檔案管理系統(tǒng)為技術(shù)支撐，為校友提供校內(nèi)和遠程自助查檔利用終端，打破了往日查詢受檔案館開放時間的束縛，解決了外地校友需來回奔波的麻煩，使檔案的隨時利用、異地利用成為現(xiàn)實。

基于新的教學(xué)改革背景，充分突出“以學(xué)生為本”的思想理念，筆者提出了高校學(xué)生類檔案“三創(chuàng)兩驅(qū)”新模式并進行了一些實踐探索，取得了良好工作效果，具有一定的理論參考意義。通過對這種新模式的進一步思考和實踐，對加快檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，提高工作水平和效率。

[1] 吳曉茹.高校學(xué)生檔案管理工作研究[J].決策與信息（下旬刊）,2013(1):205-206

[2] 毛靈芳.河南省7所高校學(xué)生檔案利用服務(wù)調(diào)查研究[D].鄭州:鄭州大學(xué),2014

[3] 何祖華,種金成,路穎,等.基于信息化時代高校學(xué)生類檔案管理模式研究[J].蘭臺世界,2012(23):56-57

Construction of a New Model of "Three-way Innovations and Dual Drives" in College Students’ Archives Management of Shandong Agricultural University

YU Ting1, ZHU Ling2, GENG Li1*

1.271018,2.271018,

As the main body, core and key of archives management in colleges and universities, student archives need to be constantly improved the management mode to adapt to the rapid development of information process. On the basis of practical innovation of the student archives management mode, the archives work of Shandong Agricultural University has formed a new management mode of "Three-way Innovations and Dual Drives". "Three-way Innovation" refers to three innovative management methods of student archives management, namely, classification scheme of the unity of hierarchy and content, three sets of archiving mode, file volume of the system description mode. "Dual Drives" refers to the guarantee of institutions and systems from the school management level, so as to improve the management level of student archives.

Students’ archives; management innovation

G271

C

1000-2324(2019)05-0925-04

10.3969/j.issn.1000-2324.2019.05.042

2018-09-23

2018-10-05

于婷(1982-),女,碩士研究生,主要從事檔案整理方面的工作. E-mail:yut@sdau.edu.cn

Author for correspondence. E-mail:gengli@sdau.edu.cn