大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的創(chuàng)新研究

劉 燦

(湖南廣播電視大學(xué)，湖南 長(zhǎng)沙 410000)

在現(xiàn)代社會(huì)環(huán)境背景下，對(duì)檔案管理管理工作的重視程度逐漸提高。高校檔案管理工作面臨嚴(yán)重的問題，傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)無法滿足學(xué)校發(fā)展需求，不利于教育事業(yè)發(fā)展。為了促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，對(duì)管理工作自己進(jìn)行創(chuàng)新與完善。本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的創(chuàng)新進(jìn)行分析。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校檔案管理的影響

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案信息管理方式已經(jīng)無法滿足學(xué)校發(fā)展需要，影響學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展。首先是對(duì)檔案管理理念影響。傳統(tǒng)高校檔案管理工作，需要根據(jù)相關(guān)的工作流程進(jìn)行，從信息采集到數(shù)據(jù)整理，再到應(yīng)用查詢，這一過程需要消耗較多的人力和物力，工作效率不理想。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案信息管理理念發(fā)生變化，帶來了挑戰(zhàn)與機(jī)遇。在信息處理方面，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式轉(zhuǎn)換為信息化管理方式，提高了工作效率。其次，對(duì)檔案管理技術(shù)影響。傳統(tǒng)檔案信息管理工作中，主要是人工對(duì)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析。紙質(zhì)化檔案信息管理的方式，保存后容易受到各種因素的影響，會(huì)出現(xiàn)信息丟失的問題，不利于后續(xù)工作開展。大數(shù)據(jù)時(shí)代主要以電子信息管理方式為主。將信息錄入計(jì)算機(jī)中，自動(dòng)保存和備份，不僅提高工作效率，同時(shí)可以保證工作質(zhì)量。最后，傳統(tǒng)檔案信息管理中，其安全的管理方面，主要是圍繞物體安全、人物安全以及技能安全方面進(jìn)行嚴(yán)格管理，只要保障物體、人物、技能這幾個(gè)方面的安全即可，不需要再考慮其他安全防范問題。但是數(shù)據(jù)信息化管理背景下，檔案信息管理工作主要以電子數(shù)據(jù)管理方式為主。檔案數(shù)據(jù)安全管理問題中，不僅需要考慮物體、人為、技能安全，同時(shí)還要防范不法分子不良行為對(duì)數(shù)據(jù)破壞和盜取，出現(xiàn)安全問題。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理工作現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足學(xué)校發(fā)展。在實(shí)際工作中主要存在以下問題，如表1所示：通過對(duì)此分析，表明了影響檔案管理工作開展的因素。

表1 檔案管理問題

2.1 管理觀念不完善

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息技術(shù)被應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，高校檔案信息管理效果與管理水平得到提升。在實(shí)際工作中，部分工作人員在思想轉(zhuǎn)變方式上仍存在一些問題，有的員工已經(jīng)認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)管理方式無法滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展，但是在實(shí)際工作中并沒有將先進(jìn)管理理念落實(shí)在工作中，導(dǎo)致工作效果不理想。這種管理模式影響學(xué)校檔案信息管理工作開展，不利于高校檔案管理事業(yè)發(fā)展。

2.2 管理機(jī)制有待完善

目前我國高校檔案信息創(chuàng)新管理工作中，雖然已經(jīng)改變傳統(tǒng)工作模式，但是在實(shí)際問題中，管理機(jī)制仍存在一些不足，需要繼續(xù)完善與改進(jìn)。在日常工作中，部分工作人員由于工作經(jīng)驗(yàn)較少，信息技術(shù)能力弱，無法將信息技術(shù)應(yīng)用在實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)提高工作質(zhì)量目的。有效的管理機(jī)制，能夠完善檔案管理信息化模式，可以加強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，能夠提高理質(zhì)量與管理效率，有利于學(xué)校教育更好的發(fā)展。但是，在日常工作中可以發(fā)現(xiàn)，管理機(jī)制不完善，工作人員無法根據(jù)管理要求進(jìn)行工作。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式創(chuàng)新策略

3.1 結(jié)合時(shí)代發(fā)展，完善檔案管理理念

在高校檔案管理教學(xué)工作中，為了提高教學(xué)質(zhì)量，管理人員可以將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到管理理念中，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理創(chuàng)新，為后續(xù)工作開展奠定基礎(chǔ)。在日常工作中，檔案管理人員可以采用多種宣傳方式，讓領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校教師、學(xué)生明白檔案管理意義，以此實(shí)現(xiàn)理念創(chuàng)新，進(jìn)而提高檔案信息利用率。管理人員采用網(wǎng)絡(luò)宣傳、板報(bào)宣傳的方式，吸引更多人參與其中，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息管理工作的意義。

例如，以高校校園網(wǎng)站為載體，開辟出新的模塊，展示檔案管理的重要性。這樣一來，教育工作者、學(xué)生在上網(wǎng)的過程中就可以直接看到這一內(nèi)容，并在潛意識(shí)中形成正確的認(rèn)知，提高對(duì)檔案管理的重視。

3.2 現(xiàn)代化信息建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)量

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，將現(xiàn)代化建設(shè)內(nèi)容應(yīng)用在檔案管理中，提高檔案管理現(xiàn)代化信息建設(shè)水平。第一，提高學(xué)校管理者對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重視。加強(qiáng)資金、人員、設(shè)備的投入。對(duì)檔案信息管理工作設(shè)備進(jìn)行完善與更新，提高整體管理效率，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案信息管理目的。第二，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用。根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題，利用現(xiàn)代信息技術(shù)彌補(bǔ)的管理工作中不足，如重復(fù)管理問題，不易保存問題等等，提高檔案管理質(zhì)量。通過現(xiàn)代信息技術(shù)的投入，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，有利于學(xué)校教育發(fā)展進(jìn)步。

3.3 建設(shè)信息管理隊(duì)伍，促進(jìn)檔案管理工作開展

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)意識(shí)到，檔案管理工作人員素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的影響。若想提高管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新，需要構(gòu)建一支專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，提升工作人員專業(yè)素質(zhì)與核心素養(yǎng)，使其在工作中發(fā)揮自身的作用與優(yōu)勢(shì)，提高工作效果，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式創(chuàng)新。通過專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的建立，可以解決管理人才流失的問題，能夠解決傳統(tǒng)工作中效率慢的問題，對(duì)學(xué)校教育工作開展具有促進(jìn)意義。在日常工作中。學(xué)校管理人員可以與人力資源部門合作，制定人才培訓(xùn)策略，拓展招聘途徑，豐富專業(yè)人才隊(duì)伍。大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)信息技術(shù)人的要求較高，學(xué)校可以根據(jù)檔案建設(shè)情況，招聘網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，提高檔案管理管理隊(duì)伍人才素質(zhì)。

3.4 整合檔案信息資源，促進(jìn)管理模式創(chuàng)新

在高校檔案信息管理中，可以利用大數(shù)據(jù)來整合檔案信息資源，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為師生提供方便。為了促進(jìn)高校更好的發(fā)展，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案信息資源結(jié)構(gòu)的構(gòu)建，豐富學(xué)校信息內(nèi)容，為教學(xué)活動(dòng)開展提供便利。這不僅能夠促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，同時(shí)可以為學(xué)生學(xué)習(xí)奠定基礎(chǔ)。高校檔案信息管理工作中，應(yīng)樹立以人為本的服務(wù)理念，服務(wù)于全校師生，實(shí)現(xiàn)資源共享。以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為載體，鼓勵(lì)學(xué)生、教師參與使用，以此發(fā)揮檔案管理的作用。高校檔案管理工作中，應(yīng)重視現(xiàn)代信息化技術(shù)的應(yīng)用，通過此對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和完善，高校發(fā)展提供強(qiáng)有力支持。在現(xiàn)代信息模式下人們對(duì)信息的需求越來越多，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建立可以滿足師生學(xué)習(xí)發(fā)展需求，能夠?qū)崿F(xiàn)人才培養(yǎng)與教育事業(yè)更好的發(fā)展。因此，在實(shí)際工作中，應(yīng)重視檔案信息整合優(yōu)化，促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高效工作。

4 結(jié)語

總而言之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，應(yīng)根據(jù)管理工作中存在問題，制定有效的管理模式與發(fā)展模式，對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新與完善，提高管理水平，以此推動(dòng)檔案管理工作開展。通過對(duì)管理模式的創(chuàng)新與實(shí)踐，促進(jìn)檔案管理工作開展，提高管理質(zhì)量。