基于本科審核評估的院(系) 教學檔案管理體系的重構

吳世明， 向 禹

(1.中南大學 檔案技術研究所，湖南 長沙 410083； 2.中南大學 湘雅口腔醫(yī)院，湖南 長沙 410000)

教學實質是一個投入與產(chǎn)出的過程，審核評估就是通過“四個度”的考核來完成這“過程”的審核評價。“過程”審核評價是一個時段化的概念，重點是考察時段內的投入產(chǎn)出所有事件的原始記錄，即教學檔案。

教學檔案是審核評估的基礎和依據(jù)，確保教學檔案的連續(xù)性、完整性、規(guī)范性成為教學管理的重要內容之一。然而，由于源頭多樣化，教學檔案規(guī)范化管理卻異常艱難。文章以審核評估要求為基礎，重構教學檔案管理體系，以期使教學檔案管理走出源頭多樣性帶來的困境。

1 教學檔案源頭多樣性

“審核評估”是圍繞高校本科教學工作所設計的審核內容，由6大審核項目、24個審核要素、64個審核要點組成。考察涵蓋了教學的各個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)由多個教學內容或項目所組成，教學內容和教學項目又由不同的個體或部門負責。可見，教學檔案源頭具有多樣性(圖1)。辦學定位與目標考察包括學校發(fā)展規(guī)劃、辦學戰(zhàn)略、學院發(fā)展規(guī)劃、教學系培養(yǎng)計劃等，涉及學校、學院、教學系三個基本源頭的檔案；師資隊伍考察包括師資數(shù)量與結構、教師教育水平、教師投入、教師與發(fā)展方面，其源頭包括學校人事處、學院行政辦、學校教務處、學院教務科、教師個人等；教學資源考察包括教學經(jīng)費、教學設施、專業(yè)設置與培養(yǎng)方案、課程資源、社會資源等方面，其源頭主要有學校財務處、學校國資處、學校教務處、學院實驗室、學院行政、學院教務科、學院各教學系等；培養(yǎng)過程考察包括教學改革、課堂教學、實踐教學、第二課堂等方面，其源頭主要有學校教務處、學院教務辦、各教學系和學院學工辦等；學生發(fā)展考察主要包括招生、學生指導與服務、學風與學習效果、就業(yè)與發(fā)展，其源頭主要包括學校學工處、學校招生處、學院學工辦、學院教務科、各教學系；質量保障考察包括教學質量保障體系、質量監(jiān)控、質量信息及利用、質量改進等方面；其源頭包括學校教務處、學院教務辦、各教學系、教師個體。

圖1 本科評估教學檔案多源頭體現(xiàn)

由于教學檔案產(chǎn)生的多源頭，極易導致提供的審核評估教學檔案存在五個方面問題：(1)檔案沒有完全按整個培養(yǎng)過程進行邏輯分類，缺乏統(tǒng)一的標識；(2)各部門或個人在自己的職責范圍內的活動，材料歸檔和收集具有相對的獨立性，阻礙審核材料歸檔渠道的暢通，延誤全局性檔案收集的時機；(3)共同承擔的教學職能產(chǎn)生的教學檔案往往互相推諉，呈現(xiàn)較大責任的缺口，造成這類審核評估檔案的缺失；(4)校、院、系、個體存在多個層級，層級越多，業(yè)務之間的銜接就越困難；(5)檔案資源共享難以實施，即使建立好檔案資源共享平臺，由于部分部門或個體的不參與、或參與的間斷，導致教學檔案不完整、不連續(xù)，極易整體性“失真”。

2 審核評估為框架的教學檔案管理體系

教學檔案源頭的多樣性，影響著評估審核檔案的時效性、完整性、連續(xù)性和規(guī)范性。源頭多樣性客觀存在，科學合理的檔案管理體系構建需要逾越源頭多樣化的影響。

2.1 學校層面：按評估框架建立教學檔案管理規(guī)范

教學檔案是一個復雜的整體，其內容、形式、性質、成分各不相同，各具特色。消除教學檔案源頭的多樣化影響，客觀上需要在全校范圍內建立合理的分類體系和編碼標準。科學的分類和統(tǒng)一的編碼標準，保證了審核評估檔案收集的便捷性和可識別性。

審核評估框架囊括了教學投入與產(chǎn)出的整個過程，其指標體系的清晰地闡明了學生培養(yǎng)的內在邏輯。因此，教學檔案分類直接依據(jù)審核評估，建立如圖2的6個一級類目、24個二級類目、64個三級類目的分類標準(限于篇幅，64個三級類目不在圖中顯示)。

圖2 教學檔案分類

分類是教學檔案科學管理的基礎，合理編碼則是教學檔案科學管理的反映。編碼便于區(qū)分、查找和計算機檢索。學校以教學檔案分類為基礎，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則。編碼的合理性，取決于查找、利用、處理的便利性。如何編碼？筆者認為應該包括三方面基本內容：一是以教學內容為基礎建立包括教檔案類別、時間、來源、保管期限、保管地點組合單元；二是建立編碼結構：全宗號-檔案類別-件號-時間-來源-保管期限-保管地點；三是選擇易于識別的、簡單的字符進行標識。

2.2 學院層面：按評估框架建立健全管理機制

學校確定教學檔案分類和編碼規(guī)則后，其管理重心落在二級學院。管理的好壞直接關系到審核評估的結果。二級學院教學檔案管理應從主體區(qū)分、檔案文化構建、保障機制、共享平臺搭建等方面入手，實現(xiàn)各部門檔案業(yè)務的互動。

(1)確定教學檔案管理主體。教學檔案管理存在三種形態(tài)，即分散模式、中心模式、分散-中心模式。相較分散模式，中心模式和分散-中心模式檔案的管理更具優(yōu)越性。但受諸辦學條件的制約和“自己的東西習慣自己管理”的慣例，分散管理依然是教學檔案管理的主流形態(tài)。

采取分散管理模式，確定分散管理主體。學院教學工作是一個綜合性工作，涉及院行政辦、教務辦、學工辦、實驗室和學科辦。考慮到教務辦、學工辦和實驗室直接參與本科教學，且內容較多，建立實驗室、學工辦、教務辦為主體的教學檔案管理單元，負責各自職責產(chǎn)生的教學記錄歸檔，并實現(xiàn)與學校職能部門、學院各職能部門及個體檔案業(yè)務的對接。

(2)培育檔案管理文化。學院教學檔案管理文化是學院教學檔案管理所要遵循的價值觀、文化性質和文化形態(tài)的總和。其重點是關注檔案文化構成要素及其結構。檔案文化要素包括了學院教學檔案管理主體、檔案產(chǎn)生主體、檔案使用主體和檔案成果。由于檔案管理文化缺失，檔案文化要素結構不是以應然結構浮現(xiàn)出來，而是以亂象顯現(xiàn)出來。從目前來看，其亂象體現(xiàn)三個方面：一是將教學活動發(fā)生的一切記錄視為檔案，導致檔案中出現(xiàn)諸多沒有多大保存價值的教學記錄；二是沒有教學檔案保管期限區(qū)分意識，胡亂管理；三是缺乏辯證觀和發(fā)展觀，對已失去保存價值的教學記錄舍不得銷毀，如學生優(yōu)秀作業(yè)保存30年滑稽行為。

重視檔案管理僅僅只是一種意識形態(tài)，培育檔案管理文化，需要撥亂返正，撥亂返正其根本就是植入檔案學知識，對檔案管理者進行檔案文化培育。因此，學院一方面選人外出學習培訓；二方面請檔案學專家來學院講座。

(3)建立檔案工作領導小組。學院教學管理存在多個主體單元，且主體單元存獨立性和平行性。消除多個主體單元的負面影響，需要建立一個統(tǒng)一的領導管理機構，即院教學檔案管理工作小組，全面負責學院教學檔案主體單元的檔案業(yè)務檢查和監(jiān)管。

成立院教學檔案管理工作小組，注意做好二個方面的工作：一是由通曉檔案學知識或從事多年檔案管理工作的員工擔任組長，賦予組長檔案管理的決策權和處決權；二是給予一定專項費用支持，保證小組定期開展教學檔案歸檔工作的指導和檢查。

(4)搭建教學檔案共享平臺。共享保證教學檔案資源在各部門間的鏈接、互通的基礎，也是充分發(fā)揮檔案價值的前提。實現(xiàn)教學檔案共享，首先，學院建立一個統(tǒng)一的共享平臺，設立多功能的檢索窗口；其二，檔案管理主體定期將編碼的教學檔案在平臺中發(fā)布；其三，以評估周期為基準，確定教學檔案共享周期；其四，建立約束機制，減少檔案管理主體的“偷懶”行為，盡力保證教學檔案共享。

2.3 系部層面：按評估框架建立源檔案規(guī)范

系部是以教學行為為紐帶的教師和學生集合體，學生和教師是源檔案的制造者。系部教學檔案交教務辦管理，但保證源檔案規(guī)范是系部義不容辭的責任。源檔案規(guī)范包括兩個方面的內容：(1)源檔案內容符合學院和學校文件要求，內容完整，要素齊全；(2)同一類型源檔案載體形態(tài)應統(tǒng)一，裝訂整齊有序。

3 結語

本科審核評估是考察學生的培養(yǎng)過程，注重考核教學過程的管理和教學質量的保障，每一個考核內容都需要相關的基礎性教學檔案支撐。然而，由于教學檔案產(chǎn)生源頭的多樣化，沖擊教學檔案的規(guī)范，并影響其收集、歸檔和利用。如何減少教學檔案產(chǎn)生源頭多樣化的影響：一是學校從宏觀層面以評估框架為標準，科學分類并規(guī)范編碼，實現(xiàn)大局性的統(tǒng)一；二是學院從中觀層面建立包括教學檔案管理主體確定、檔案文化構建、領導機制、共享平臺搭建等管理機制；三是從微觀層面，系部保證源檔案的規(guī)范。

教學檔案管理是一個長期且系統(tǒng)的工程，學院教學檔案管理未來傾向兩個方面：一是實現(xiàn)共享中主動推送服務；二是著力于教學檔案的編研工作，從已有檔案開發(fā)出新的教學資源。