淺談中職學校檔案管理工作存在的問題與對策

潘勝利

摘要：在中職學校管理工作當中，檔案管理工作是其重要組成部分，其能有效提高學校的工作質量和效率，并且檔案管理也是學校評估工作的主要內容，于是維護好其歷史面貌是學校必做的工作。由于檔案管理可以為學校的研究和分析提供一手資料，所以科學合理的管理檔案極其重要，其是學校管理水平的重要衡量標準。同時，中職學校的檔案有的是對學生基本信息的詳細記錄，但是學校在檔案管理工作方面還存在著很多問題，不能有效發揮檔案的作用，使得檔案管理工作成為一大難題。文章通過對中職學校檔案管理工作存在的問題和對策進行研究和分析，詳細了解了中職學校檔案的意義，并充分分析中職學校檔案管理工作存在的問題，并對此提出具體的解決對策，以此提高檔案利用率，從而促進中職學校檔案管理的發展。

關鍵詞：中職學校 ? 檔案管理 ? 存在問題 ? 具體對策

當前，伴隨著中職學校的改革發展，使得學校對檔案管理工作的要求也不斷提升，但怎樣管理好檔案，并提高中職學校的整體教育水平，成為其面臨的主要問題。由于檔案管理工作能充分體現出中職學校辦學質量和管理水平，并能為教學和科研等方面提供相對完整的資料，所以中職院校加強檔案管理工作是十分有必要的，而且其具有重大的歷史意義。同時，檔案管理是中職學校改革發展的重要階段，使得其面臨的困難和挑戰較多，這需要檔案管理工作人員提高重視程度，從而使學校取得更好的發展。

一、中職學校檔案管理的意義

（一）能為中職學校檔案管理教育活動提供相關依據

在中職學校的檔案當中，主要記載的是學校教學時的一些管理活動，以及學校管理的相關制度，其包含著每位學生的詳細信息，如學生在學校中得到的獎勵或者是懲罰，還有就是學生的學習成績和資助信息的。當然檔案中也有學校本身的信息，如學校的招生管理制度、就業指導計劃和新生錄取名冊等。并且檔案管理工作不僅有學校教師和學生的基本信息，也包括學校的各種教學管理制度，如學校對教師教學的績效考核方法，還有教師的工資計酬制度和獎金方式等具體信息，而這些都需要歸檔進行管理。同時，中職學校檔案中基本的學生信息、教學信息和教學管理制度等內容，都為中職學校研究及分析學生的管理工作和教學活動等方面提供了相應的基礎，這也是學校對教學質量進行考核及教學制度評價時所必須的信息來源。并且中職學校檔案可以為行政管理課程、房屋測繪課程和檔案管理課程等提供實物訓練教材，從而讓學生有機會進行實訓。

（二）能為中職學校檔案管理分析提供詳細資料

目前，中職學校如果要想快速發展，那么必須就學校本身的教學目標和教學管理等進行相應的改革，此時需要學校檔案為管理研究和改革提供相關數據和資料，以此讓學校在改革發展過程中有更加明確的方向。并且學校教育教學改革檔案可以促進學校的進一步發展，還能為學校的未來提供具體可靠的依據，由此讓學校在發展時有所參考。例如學校在申請教育教學改革研究課題時，或者是制作學校簡介材料，以及組織發展變化等方面時，這時學校檔案將為其提供詳細的資料信息。學校充分分析相關檔案，可使學校在發展中找出其不足之處，從而在使基礎上得以健康穩定的發展。

二、中職學校檔案管理工作中存在的問題

（一）相關領導不重視，思想認識不到位

由于學校在管理中，檔案管理成為其一項基礎工作，并且檔案管理是學校決策時的重要依據。然而就中職學校檔案管理的現狀而言，學校的相關領導并沒有充分認識到檔案管理工作在學校建設當中的重要性，使得一些領導在思想上對檔案管理工作存在著“重教學情輕檔案”的認識，導致中職學校對檔案管理要求不嚴格，甚至有的人覺得學校檔案管理工作沒有存在的必要性。并且中職學校的相關領導對檔案管理工作不重視，覺得學校并非政府職能部門，沒有必要加強檔案管理工作，認為檔案管理可以適當放松，使得學校領導對檔案工作積極性較差。由此充分說明中職學校由于對檔案管理工作不重視，以及在思想認識上不到位，所以致使學校檔案管理工作人員的歸檔意識較差，并且檔案收集在常常存在著資料丟失等嚴重問題。

（二）檔案管理信息載體比較單一

現如今，中職學校檔案管理方式比較落后，而且操作上也相對傳統，使得其管理效率較低，這主要是由于學校在檔案管理工作時沒有充分運用計算機和網絡技術，從而讓檔案管理工作人員處于一種十分消極的狀態當中。由上可知，中職學校的檔案往往是通過手中抄寫的形式，而這使勞動量也隨之增大，時間花費也更長，且速度相對較慢，并且這使檔案處理速度較慢，導致中職學校檔案管理人員不能對有價值的檔案資料進行有效利用，從而使學校檔案查閱的管理方式依舊十分落后。

（三）檔案資料收集不夠完整

當前，部分中職學校的檔案管理工作人員都是一些非專業者，他們大多素質較低，且思想重視程度不夠，致使檔案資料收集上存在很多不完整的地方。這主要表現在一些科室工作人員的檔案意識較差，經常將一些基礎文件進行認真處理，甚至不理會檔案管理制度，使得檔案立卷工作存在諸多不規范之處，并且檔案收集范圍和管理的內容也是問題不斷，導致中職學校的檔案利用和管理體系沒有最終形成。同時，很多中職學校在收集和整理檔案時，存在錄入不規范等問題，還有一些中職學校的自制檔案促進不僅收集不齊，而且在整理方面也十分不規范，使得很多電子文檔存在文字等方面的錯誤，尤其是一些教學檔案的收集整理工作，都嚴重影響了學校檔案工作的質量和利用效果。

（四）缺乏檔案管理人員，且素質較低

在很多中職學校中，缺乏專業的檔案管理人員，致使中職學校普遍存在著管理人員素質水平較低的問題，使得很多中職學校的檔案管理人員有時只有一人，甚至是無人狀態，只配備相應的設備。并且很多檔案管理人員并非檔案專業學習者，但卻并沒有經過相應的培訓就工作，使得這些人沒有具備較好的檔案管理業務知識，從而使學校的檔案管理工作專業性受到了嚴重制約。

三、加強中職學校檔案管理工作的具體對策

（一）加強領導，并提高認識

中職學校和組織相關領導干部和教師學習檔案法，以此讓相關工作者認真學習法律知識，以此使學校全體員工對答案管理工作的認識得以不斷提升，從而讓學校的相關領導和所以師生都對學校檔案管理工作的意義有所認識，進而讓樹立全民的檔案意識。并且中職學校要加強對檔案管理工作的領導，使領導投入充足的精力到檔案管理工作中來，以此解決檔案管理工作當中存在的問題，從而促進學校檔案管理的發展，以及推動學校教育教學的不斷改革。

（二）提高管理者的綜合素質，加強人員配備

加強檔案管理工作人員配備，可使一些重要材料和教學檔案等統一保存，并做到科學合理的管理。在這一過程中，需要檔案管理工作人員不僅責任心要強，而且要熟悉學校的相關工作，掌握教學辦學的規律，以及其政治素質和業務能力都要強，才能做好圓滿完成這一工作。所以中職學校應建立健全檔案管理工作人員崗位責任制，以及健全檔案室管理制度及查閱制度等，以此讓工作人員依規行事。同時，檔案管理的質量和水平還有依靠硬件設施，以此充分保證檔案管理的質量，而這要求學校設計檔案室，并做好相關防范工作，以此保證檔案管理工作的安全性，使其管理更加規范，使用上也更加方便。

（三）加強檔案信息化建設，提高現代化管理水平

在社會信息化發展的過程中，檔案信息化建設也是其重要組成部分，其也是現代檔案管理的重要基礎。這需要中職學校的檔案管理理念要現代化，并在管理當中堅持與時俱進的觀念，以此制定出科學合理且現代化的管理體系和運行機制。同時，中職學校管理工作如果想要實現技術現代化，可以在管理時使用計算機和傳真機等設備，從而在收集整理相關檔案資料時的服務質量得到不斷提升。

（四）加強檔案的收集整理工作

中職學校檔案管理工作應堅持以我為主的立卷歸檔原則，然后將一些重要文件材料等進行分類及整理，以此使檔案根據不同類別或者是不同年份等進行整理歸檔。并且中職學校應建全學校檔案管理制度，讓學校檔案管理助力于學校的評估工作，并幫助教師和學生進行考核，以此便利于學校師生查找和使用相關材料信息，從而使學校檔案管理工作更加科學合理，進而使中職學校的教育教學質量不斷提升，最終讓中職學校檔案管理更加具體特色和水平。

四、結語

綜上所述，中職學校應充分重視檔案管理工作，這不僅需要中職學校投入人力及資金，還需要中職學校不斷建立健全檔案管理制度，并不斷引進一些先進的設施設備，以及一些管理技術，從而使學校檔案管理工作得以順利開展。由于中職學校檔案管理工作可以反映自身的辦學特色和管理水平等，所以中職學校也應重視檔案管理人才的培養和引進，由此提高中職學校檔案管理工作的質量和水平，從而使檔案資料的價值得以充分體現。

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（作者單位：濟南傳媒學校（濟南六職專））