淺析新媒體時代中職學校檔案管理的策略

摘 要：新媒體時代的到來，不僅給人們的日常工作、學習和生活帶來巨大變革，也對各行各業的發展產生重大影響。在檔案管理領域，新媒體時代既給檔案工作者帶來新思想、新機遇、新技術，也對檔案管理的發展提出新方向、新要求、新問題。檔案管理作為中職學校日常管理的重要領域，要跟上新媒體時代的發展趨勢，要不斷優化檔案管理措施，提高學校檔案工作質量。

關鍵詞：新媒體時代；中職學校檔案管理；策略

1 新媒體時代為中職學校檔案管理激發新活力

1.1 提高效率

傳統的中職學校紙質檔案的管理由于工作方法比較單一，服務理念比較僵化，致使管理效率比較低下，檔案服務質量急待提高。同時，紙質檔案的管理存在著不利于保管和傳遞慢等方面的短板，在信息檢索方面也需要花費比較長的時間。而新媒體技術的應用有效地填補了傳統紙質檔案在保管、信息傳輸及檢索等方面的不足，并以其先進的信息技術手段架構起功能比較齊全的檔案管理系統。檔案管理在新媒體技術手段的輔助下，相應的檔案管理工作理念、方法均有了重大變革，為檔案管理配備了好助手，提升了檔案管理人員的工作效率，并且有效地降低錯誤率，提高了檔案工作質量。

1.2 調動積極性

傳統的中職學校檔案的管理過程中充斥著海量的文字信息和各種數據等材料，檔案工作雖然也已被列入學校的總體發展規劃，但其他崗位的同事對檔案管理工作仍存在一些認識誤區，認為檔案管理就是對一些材料進行簡單的收集、保管，甚至有些部門會把大量沒有保存利用價值的材料移交到檔案室保管，美其名曰是檔案室保管手段好，實際是把檔案室當成了保管室，各種認識的誤區打擊了檔案工作人員的積極性。而在新媒體時代里，先進的信息技術手段使海量的文字信息和各種數據得以準確的大幅度壓縮，并實現檔案信息的安全存儲和快速利用。隨著新媒體技術在中職學校檔案工作中的廣泛應用，從檔案室傳輸給各處室的有價值的檔案信息更便捷、更準確、更全面，有效地改變了同事們對檔案管理工作的認識誤區，對檔案工作給予更多認可，極大地調動了檔案人員的工作熱情。

1.3 拓展空間

新媒體時代完全突破了中職學校傳統的檔案管理工作中比較封閉、孤立的小空間。通過新媒體技術使檔案管理工作進入信息時代，檔案工作人員不再受空間與時間的限制，依托互聯網收集、處理各種有價值的信息與數據，并應用在學校的檔案管理工作中，拓寬了工作思路，使檔案管理能夠緊跟學校的發展步伐，為學校建設規劃提供更多有參考價值的準確信息與數據，同時借助新媒體技術促進中職學校之間的數字化檔案信息的安全溝通與共享，增加學校檔案室的館藏信息資源，大大提高了檔案信息的有效價值。

2 新媒體時代下中職學校檔案管理的新挑戰

2.1 理念較落后

伴隨著新媒體時代的到來，傳統的中職學校檔案管理的理念急需更新，特別是要摒棄傳統落后的思維方式，持續推進學校檔案管理的優化升級。可現實情況卻是相當多的中職學校檔案管理主體對新媒體同檔案管理之間的關聯性認識不到位，致使在檔案管理的實際過程中新媒體技術的應用經常缺位，同時部分檔案管理人員也不能較好地運用這個新興的信息技術手段，不能有效地把自身較好的工作經驗與新技術手段相結合，造成檔案管理的發展還沒有真正插上新媒體的

“翅膀”。

2.2 實際效果一般

新媒體時代下的中職學校檔案管理都有進行了一定程度的改革和創新。但還是有相當多的中職學校采取的依托新媒體技術手段的檔案管理模式同學校自身的實際運轉并沒有完全匹配，新媒體技術雖然顛覆了傳統的檔案管理方式，建立了鏈接互聯網的檔案管理系統，然而在實際操作管理過程中，由于信息的收集或錄入不齊全、系統的不成熟使軟件運行偶爾會出現卡機重啟等各種不良狀況，造成新媒體技術支持下的學校檔案管理系統提供的檔案信息和數據存在不準確、不全面，對學校的管理決策及其他方面的檔案利用產生了不良后果。

2.3 管理隊伍水平不高

中職學校的檔案管理人員很多都是“半路出家”的非專業人員，有的甚至是其他崗位上末位調整過來的，存在著沒有經過系統的檔案管理學歷教育、檔案理論基礎薄弱、檔案業務能力一般以及文化程度不高等現實問題，學校的檔案管理隊伍整體素質有待增強。新媒體時代，中職學校的檔案管理一如既往受到校領導的重視，投入資金建設、升級和改善檔案管理的軟硬件設施，但是只有加入充足的高素質人力資源才能真正發揮新媒體技術的先進性，才能大幅度提高學校檔案管理水平。

3 新媒體時代中職學校檔案管理的新對策

3.1 要鼓勵大膽創新

要修訂和完善更加科學合理的新媒體時代中職學校檔案管理制度，使學校檔案管理更加規范化標準化，更能跟上新媒體時代的步伐，并探討建立容錯免責機制。在實際的檔案管理過程中，要轉變不重視新媒體技術的思想，管理者要用新媒體技術手段去解決檔案管理中存在的問題與難點，運用問題導向倒逼新媒體時代的檔案管理工作者大膽探索應對各種問題的解決方案，使學校檔案管理工作更有好的效果。

3.2 要提升服務意識

檔案管理人員要升級在新媒體時代下的自身檔案服務主體的意識，要將新媒體意識融合到自己的日常工作學習中，利用學校官方網站、官方微信平臺等開展檔案知識宣傳，介紹學校檔案室的歸檔、保管、開發和利用等情況，讓師生、家長對檔案知識、學校檔案有更多的了解，借助新媒體平臺進一步開發學校檔案信息的潛在價值。

3.3 要提高整體素質

中職學校的管理層要有計劃地為學校的檔案工作引進高學歷的專業人才，并引導學校現職的檔案人員踴躍參加各類檔案繼續教育，鼓勵他們積極學習檔案管理新知識、新技術等，通過繼續教育使他們進一步開拓視野、更新觀念，逐步具備良好的運用新媒體技術管理檔案的操作能力，使學校檔案管理隊伍擁有更高的專業素養和業務工作

水平。

4 結語

中職學校的檔案管理必須同新媒體技術相結合，利用新媒體技術的優勢管理學校檔案是一個較為全新的領域，當中蘊藏著巨大的潛能，還需要歷經大量的探索與研究，搭建更穩定更完善的信息化系統，以逐步實現學校檔案的數字化、智能化。

參考文獻

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[2]邢雯雯.新媒體時代提升檔案管理信息化的具體途徑[J].城建檔案，2016（04）.

[3]劉亞君，新媒體環境下高校檔案管理信息化建設策略[J].鎮江高專學報，2017，30（01）.

作者簡介

董宏程，男，本科學士，檔案管理館員，研究方向：檔案管理。