慈善檔案管理工作的特點、問題與建議

盧道印

慈善檔案管理工作記錄著我國慈善事業的發展進程，是做好慈善事業的重要保證。近年來，在習近平新時代中國特色社會主義思想和十九大精神的指導下，慈善事業蓬勃發展，已成為我國現代化建設的重要力量。慈善檔案管理工作是慈善事業的重要組成部分，是提高慈善工作透明度和社會公信力的重要體現，因此，做好慈善檔案管理工作，勢在必行。

一、慈善檔案管理工作的特點

（一）廣泛性。慈善檔案管理工作點多、面廣、線長。慈善涉及到社會的各個方面和國內外的慈善捐贈及救助活動，大到國際的大型活動，小到個人的微型捐贈及救助，每一次慈善活動，都會形成一定的以文字、圖像、視頻、微信公眾號平臺等形式記錄的資料。如慈善救助貧困大學生、救助特困軍人、癌癥患者藥品捐贈救助、資助貧困敬老院等活動中形成的各類審批材料，審核簽字蓋章后裝訂整理歸檔。這些工作需要慈善檔案工作者付出大量的時間和精力。一次又一次的繁多的慈善活動，也就決定了慈善檔案收集整理工作的量極大，具有艱巨性、復雜性和多樣性的特點。

（二）完整性。慈善檔案管理工作是一個系統完整的過程，規范性程度高。如在涉及到貧困學校、敬老院等建設性的慈善救助項目中，需要對援建的項目進行調研、論證，提出項目規劃方案、驗收評估等。這一系列的工作緊緊相扣，產生一系列的文字、財務、建設圖紙等完整性的材料，形成一系列的完整慈善檔案。

（三）長期性。慈善檔案管理工作是見證慈善活動實施情況的第一手資料。如在實施大病救助捐贈藥品醫療項目時，針對慈善救助對象（如大病患者），需要實施連續不斷的長期性救助，這樣就能及時掌握救助人員的情況，分析救助人員的救助效果，以便更好地調整救助人員的方案，使得慈善救助活動取得好的效果。

（四）公開性。陽光操作、公開透明是慈善組織提高社會公信力的重要體現。公信力的好壞，直接影響到慈善組織的捐贈。而慈善檔案的公開展示，能真實反映慈善捐款及救助款的使用去向，向社會和人們遞交一份明白賬，進而得到社會各界的監督和支持。

（五）時效性。由于來自國內外社會各界、群眾團體、個人的捐款、捐物隨時發生，尤其遇到突發事件時就更加緊急、頻繁，慈善檔案管理工作也是現在進行時，是一個動態的活動，有合理時效性。如果超出合理時效性，就會變得毫無意義。為此，檔案管理工作必須做到及時準確、合理科學。

二、慈善檔案管理工作中存在的問題

（一）思想意識淡薄。很多人認為，慈善機構是社會組織，不像黨政部門、企事業單位那樣正規嚴格，沒有必要整理檔案。有的慈善組織內部缺乏專門的慈善檔案管理部門和管理人員，處于一種被動管理的狀態；有的管理人員認識不到位，責任心不強，沒有形成重視檔案管理工作的氛圍，從而導致慈善檔案管理工作障礙重重，長期處于一種邊緣化的狀態。

（二）檔案技術落后。隨著辦公自動化技術的應用，電子文件應運而生，傳統的歸檔方式已不能滿足社會需要。由于沒有充分認識到慈善檔案工作在慈善事業發展中的戰略作用和重要意義，財力投入少，檔案設施比較落后，慈善檔案保管利用質量不高，效果不好。

（三）管理制度弱化。有的慈善檔案管理單位缺乏應有的長期性和連續性的發展規劃，缺乏檔案管理制度、辦法，檔案收集、整理不規范，裝訂不及時，借閱不歸還，資料時常漏失。

三、加強慈善檔案管理工作的建議

（一）黨建統領，加強慈善檔案隊伍管理。做好新形勢下的慈善檔案管理工作，必須堅持以黨建統領全局的觀念，不斷提高隊伍的整體素質和業務技能，打造一支政治強、業務精、作風硬、有良好責任意識和奉獻精神的慈善檔案人才隊伍。一是結合“兩學一做”等黨建學習教育，堅持從慈善檔案管理隊伍和服務保障工作的實際出發，制定學習計劃，完善組織制度，對照標準，查擺問題，落實整改，改進作風，著力破難題、補短板，按照“兩結合、五學法”的做法，著力推動黨建工作與慈善檔案管理業務工作雙向融合、互相促進，逐漸朝著制度化、常態化和規范化方向發展。二是加強領導，健全組織，將慈善檔案管理工作納入重要的工作日程，真正做到認識到位、組織到位、措施到位。建立檔案管理工作領導小組，形成以分管領導掛帥、主任分管、檔案室具體負責、各部門協助抓的檔案管理層，并把慈善檔案管理工作作為管理的一項重要內容列入慈善組織發展的長遠規劃、年度計劃，與其他工作同部署、同組織、同考核。三是注重從優化慈善檔案管理工作人員的學歷結構、年齡結構、技術水平結構入手，積極充實管理能力強、政策水平高、勤勞務實的優秀人才到慈善檔案管理隊伍中，并定期進行檔案業務技能、管理理論培訓，組織技術骨干參加進修培訓，邀請檔案工作專家進行現場輔導，講授檔案管理基本知識和實施辦法，學習《檔案法》等有關法律法規，引進國內外檔案管理的先進經驗，多方式、多渠道提高檔案管理隊伍整體素質和工作能力。

（二）健全制度，強化法制化管理。“沒有規矩，不成方圓。”為加強慈善檔案管理制度建設，規范慈善檔案工作管理，慈善組織要根據國家《檔案法》及有關制度標準，結合自身的工作實際，進一步修訂完善《慈善檔案管理員職責》《慈善檔案查閱利用制度》《慈善檔案接收制度》《慈善檔案保管登記制度》《慈善檔案管理工作程序》《檔案管理目標任務獎懲辦法》等一系列規章制度，真正通過制度管人、管事、管權。通過建立健全各項規章制度，制定嚴密的服務程序及工作流程，進一步明確崗位職責，細化崗位標準，建立責、權、利相統一的管理機制，真正做到以制度抓落實，以制度求提高，以制度促發展，確保慈善檔案管理工作向法制化、制度化、規范化方向推進。

（三）完善機制，實行規范化管理。做好新形勢下的慈善檔案管理工作，還要強化責任意識、服務意識、改革意識，不斷規范完善管理機制，使各項工作有章可循、有規可依。要健全完善慈善檔案工作責任制、限時辦理制、優質化服務制等工作機制，切實加強規范化管理。一是推行慈善檔案工作責任制。直接對口負責慈善檔案工作人員為第一責任人，第一責任人要跟蹤所負責事項的全過程。工作涉及其他部門的，要認真做好協調溝通工作；涉及工作人員替換的，要認真做好交接工作，避免人走事誤的情況發生；二是推行慈善檔案工作限時辦理制。對部分有時限要求的慈善檔案工作事項，堅持在時限內完成，時限內完成不了的，要及時反饋信息說明原因。沒有時限要求的，也要按照有關時限標準完成。三是推行慈善檔案管理優質化服務制。堅持規范服務、精細管理的原則，以滿腔熱情解決慈善檔案管理面臨的實際困難，用優質化服務贏得信賴和支持，不斷將慈善檔案管理工作推向深入。

（四）創新方式，加強社會公開化管理。創新是發展進步的靈魂。慈善檔案管理工作要不斷改革創新，根據慈善組織的實際，從調查摸底、檔案歸檔、人員配備、設備更新等重點工作入手，轉變傳統保守的觀念，樹立創新開放的管理理念，進一步分解細化檔案項目，加強信息化建設，不斷改進管理方式，推行規劃管理、量化管理和績效管理，努力做好“集中統一管理、創新保障方式、完善制度規范”三部曲，不斷提高科學化管理水平，著力推進慈善檔案管理工作向公開化、透明化、社會化發展。要始終堅持問題導向，大力倡導“貼心、精細、周到、滿意”的工作理念，采取現代化、信息化的技術手段，嚴格程序，加強管理，狠抓落實，努力開創慈善檔案管理工作的新局面。