新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法淺述

【摘要】事業(yè)單位是一種由國家資金支持設(shè)立的社會(huì)組織，其不以盈利為目的。其支出主要依賴國家財(cái)政和其他資金，所以事業(yè)單位人員主要從事的是社會(huì)公益性工作，是為社會(huì)大眾服務(wù)的。檔案管理工作是事業(yè)單位中的重中之重，對事業(yè)單位的整體發(fā)展有著舉足輕重的作用。本文就事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析探討，提出了新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法，以供相關(guān)人員參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期 事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新思路及方法

事業(yè)單位的檔案管理工作與其他單位的檔案管理工作存在著差異，事業(yè)單位的檔案管理的質(zhì)量對事業(yè)單位的其他工作而言也有直接影響。事業(yè)單位的檔案管理涉及的內(nèi)容很多，其工作相對較復(fù)雜，因此在檔案管理過程中容易出現(xiàn)很多問題。雖然我國事業(yè)單位的檔案管理有了一定的進(jìn)步，但隨著時(shí)代的發(fā)展，事業(yè)單位在不斷地進(jìn)步與發(fā)展。相應(yīng)的，檔案管理也需要進(jìn)行創(chuàng)新以提高工作效率，促使事業(yè)單位更好地服務(wù)于大眾。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）不能有效利用檔案信息

檔案工作需要與大量的信息打交道，這些信息經(jīng)過歸納整合之后，可以在不同的階段和場合發(fā)揮其重要作用。但是當(dāng)前的檔案管理即是將所有資料進(jìn)行收集和保存，沒有將檔案信息的使用價(jià)值發(fā)揮出來。比如，工作人員的檔案沒有得到有效利用，領(lǐng)導(dǎo)在選擇人才時(shí)只關(guān)注到了簡歷上的出彩之處，而忽視了其檔案的內(nèi)容。實(shí)際上，檔案內(nèi)容遠(yuǎn)比簡歷要真實(shí)有效，通過檔案，領(lǐng)導(dǎo)可以知曉這個(gè)人的道德素質(zhì)是否存在問題，是否犯過什么錯(cuò)誤。他們忽視了對信息的使用，導(dǎo)致檔案內(nèi)容只能長期沉寂在檔案室里，不見天日。

（二）檔案管理制度不完善

當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理制度并不完善，且存在著制度混亂的問題。事業(yè)單位對檔案管理的不重視使得各個(gè)部門只管自己的事，對于檔案管理工作的展開持有著不支持不配合的態(tài)度。部門制定了一些管理規(guī)則，但是在實(shí)際應(yīng)用中，卻不能有效執(zhí)行。這就導(dǎo)致了檔案管理人員的工作不能很好地展開。檔案管理部門也沒有明確的管理制度來制約工作人員，部門內(nèi)部還存在著偷懶失責(zé)的現(xiàn)象。比如檔案堆放在檔案室里，無人整理，而且由于任務(wù)分配不明確，還不能責(zé)任到人。制度的不完善使得檔案管理部門內(nèi)部不能有效處理信息，在工作時(shí)也不能得到其他部門的支持。

二、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法

（一）檔案信息化管理，有效利用信息

檔案是紙質(zhì)材料，容易丟失，檔案管理人員可以借助信息設(shè)備進(jìn)行信息化處理。檔案管理人員要將紙質(zhì)材料和電子材料一起做好歸納保存，這樣，即使紙質(zhì)材料丟失，工作人員也可以依據(jù)電子材料重新打印保存。在檔案管理信息化之后，其他部門需要進(jìn)行檔案查詢時(shí)，可以通過有關(guān)信息網(wǎng)絡(luò)自行查詢，不需要再辛苦地尋找紙質(zhì)材料。而且檔案管理部門還可以通過信息化平臺來進(jìn)行信息檢測，改正錯(cuò)誤信息。檔案管理人員可以加強(qiáng)檔案使用宣傳，以使更多人知曉檔案的用途，以免信息資源浪費(fèi)。

（二）提高創(chuàng)新意識，增強(qiáng)工作能力

隨著時(shí)代的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案工作人員也必須更新觀念，不能再囿于傳統(tǒng)的管理思想。對于檔案管理，要積極去學(xué)習(xí)新的管理觀念和方式。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以定期組織講座或者請專業(yè)人員來為工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提高檔案管理人員的專業(yè)能力。檔案管理工作人員能力不夠的話，容易在工作時(shí)犯錯(cuò)，比如遺漏檔案、歸納分類錯(cuò)誤等，后續(xù)造成檔案混亂，為他人增加不必要的工作量。同時(shí)，為了改變當(dāng)前檔案管理孤立無援的狀態(tài)，檔案管理人員可以加強(qiáng)對檔案管理重要性的宣傳，普及相關(guān)檔案管理的制度。

（三）完善管理制度，設(shè)定獎(jiǎng)懲機(jī)制

因?yàn)闆]有完善的管理制度，其工作人員很容易因?yàn)闄n案管理太過枯燥而消極怠工。沒有明確的制度規(guī)定他們要做什么，什么時(shí)候該做什么，因此他們才有恃無恐。也就是任務(wù)劃分不明確，工作人員就能進(jìn)行責(zé)任推諉，一旦出現(xiàn)問題，能在短時(shí)間內(nèi)就找到負(fù)責(zé)人的情況很少見。比如說在員工在為一些比較重要的檔案進(jìn)行分類整理時(shí)，出現(xiàn)了錯(cuò)誤，為了不讓自己受到懲罰，員工之間就會(huì)出現(xiàn)互相推卸責(zé)任的情況。如果有完善的制度，那么這種情況就會(huì)少很多。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)可以設(shè)定獎(jiǎng)懲制度來激發(fā)工作人員的工作積極性。

結(jié)束語：綜上所述，新時(shí)期，檔案管理要進(jìn)行理念和方法的創(chuàng)新。事業(yè)單位的檔案管理人員可以借助信息設(shè)備完成檔案管理的信息化，對于自身要提高要求，自行進(jìn)行創(chuàng)新觀念的學(xué)習(xí)。同時(shí)針對事業(yè)單位內(nèi)制度不完善的問題，相關(guān)人員要制定完善的管理制度以及獎(jiǎng)懲制度，以提高工作人員的積極性，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的長足發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉曉輝.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].才智，2018（27）：203.

[2]馬榮.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].中國市場，2018（12）：181-182.

[3]慕曉甜.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].科技資訊，2018，16（09）：147+149.

[4]孫艷華.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].現(xiàn)代國企研究，2018（02）：181.

作者簡介：張瑛（1974-），女，大專學(xué)歷，湖南冷水江人，從事檔案管理工作。