全國普通高校招生網上錄取系統導出投檔單數據處理探討

胡華彬

摘 要 隨著普通高校招生網上錄取信息系統的普遍使用，高校招生錄取人員和學籍管理人員必須解決如何匯總多達上百個錄取新生的投檔單文件（數據庫文件），以形成當年錄取新生原始數據的問題。本文提供了一個用Access工具來完成這項匯總工作的切實可行的簡易方法。

關鍵詞 普通高校招生 錄取系統 數據文件 數據匯總

中圖分類號：TP315文獻標識碼：A

近年來，計算機信息技術和網絡通信技術的發展推動了普通高校招生錄取方式的重大變革，使用普通高校招生網上錄取信息系統進行網上遠程錄取的方式已在全國高校招生工作中全面推廣運用。各高校在錄取工作結束后，從招生網上下載新生錄取投檔單，作為當年新生錄取的原始資料，為高校下一步的學籍管理和教學管理工作提供了基礎和依據。

然而，對高校來說，不但投檔單文件數目多至百個左右（按省別、文理科別、錄取類型別、批次別等各自成為一個單獨的投檔單文件），而且，存儲于投檔單文件中的許多字段信息為代碼形式（如性別、民族、政治面貌等），這給高校的投檔單數據處理造成了相當的工作量和困難。如果高校采取手工匯總投檔單文件的做法，面對上百個文件一個一個的插入，不但效率低，而且容易出現錯漏情況;而且，數據匯總后的代碼值需要轉換成為顯式數據才行。顯然，先匯總數據，再進行一次性轉換的效率要遠遠高于先一個一個轉換數據后再匯總數據的效率。為了提高匯總數據和轉換數據的效率和準確度，我們不妨利用Microsoft office下的Access來完成。

1利用Access完成投檔單數據的匯總

1.1把所有投檔單文件導入Access數據庫文件

為了方便后面編寫一個小程序進行自動匯總工作，我們把全部需要匯總的投檔單文件（dbf文件）先壓縮后解壓到同一個文件夾中，然后在文件夾窗口中做如下重命名工作：“編輯” --> “全選”-->“重命名”，輸入“tdd”后按回車鍵，這樣所有的投檔單文件就重新命名成如下的文件名：tdd（1）.dbf，tdd（2） .dbf，tdd（3） .dbf……。最后，我們再把這些文件統一導入到我們事先建立好的一個空數據庫文件“投檔單匯總.mdb”中。

1.2設計匯總數據的窗體

我們在數據庫文件“投檔單匯總.mdb”中新建一個窗體，然后，在窗體中插入一個“按鈕”。鼠標右鍵單擊“按鈕”，在彈出的快捷菜單中左鍵單擊選擇“事件生成器（B）…”，在“Microsoft Visual Basic”程序窗口中輸入如下代碼：

Private Sub Command0_Click （）

Dim strSql As String， y As String

Dim s As Integer， x As Integer， z As Integer

z = InputBox（"請輸入累加的終值"）

For x = 2 To z

s = x

If s < =z Then

y = "[tdd （" + LTrim（Str（s）） + "）]"

MsgBox "y：" & y

strSql = "insert into [tdd（1）]（ KSH， ZKZH， XM， ZZMMDM， MZDM， KSLBDM， BYLBDM， ZXDM， ZXMC， DQDM， SFZH， JTDZ， YZBM， LXDH， KSTC， KSJLHCF， CJ， GKCJX01， GKCJX02， GKCJX03， GKCJX04 ）SELECT KSH， ZKZH， XM， ZZMMDM， MZDM， KSLBDM， BYLBDM， ZXDM， ZXMC， DQDM， SFZH， JTDZ， YZBM， LXDH， KSTC， KSJLHCF， CJ， GKCJX01， GKCJX02， GKCJX03， GKCJX04? FROM " & y

MsgBox "strSql：" & strSql

DoCmd.RunSQL strSql? '運行第一個更新語句

End If

Next

End Sub

最后保存窗體，匯總數據將保存在表文件tdd（1）中。

1.3打開窗體，進行數據匯總

打開窗體，點擊按鈕，程序會提示“請輸入累加的終值”，這時我們只要輸入需要匯總的全部投檔單文件的個數即可，比如“99”。程序運行過程中，我們需要響應程序的交互請求，不斷點擊“確認”按鈕，以監控當前正在插入的是哪一個表文件。當遇到個別表中沒有以上字段時，需要在彈出的“輸入參數值”對話框中點“是”按鈕。

為了盡可能匯總各種招生類別的投檔單數據信息，我們需要熟悉全國各省各種招生類別投檔單中到底存儲著哪些信息，并將其納入匯總表中。簡要來說，投檔單主要包括考生基本信息、報名信息、成績與志愿信息、體檢信息、錄取信息、附加信息等。

2利用Access完成投檔單數據轉換工作

在我們的匯總數據中，多個數據字段信息都以代碼形式存在，并不能直接用于后面的學籍管理和教學管理，必須做相應的數據轉換工作。各類代碼表主要有政治面貌代碼表、省市代碼表、專業代碼表、民族代碼表、錄取批次代碼表、錄取類型代碼表、考生類別代碼表、計劃性質代碼表、計劃屬性代碼表等。

首先，我們將這些代碼表全部導入到數據庫文件“投檔單匯總.mdb”中備用。

接著，我們設計轉換數據的窗體。下面以轉換政治面貌和民族信息為例，示范如何轉換數據的步驟。

我們在數據庫文件“投檔單匯總.mdb”中新建一個窗體，然后，在窗體中插入一個“按鈕”。鼠標右鍵單擊“按鈕”，在彈出的快捷菜單中左鍵單擊選擇“事件生成器（B）…”，在“Microsoft Visual Basic”程序窗口中輸入如下代碼：

Private Sub Command0_Click（）

Dim strSql1 As String， strSql2 As String

strSql1 = "UPDATE tdd（1） INNER JOIN dic_zzmm ON tdd（1）.zzmmdm = dic_zzmm.zzmmdm SET tdd（1）.zzmmmc = dic_zzmm！zzmmmc;"

MsgBox "strSql1：" & strSql1

DoCmd.RunSQL strSql1? '運行第一個語句

strSql2 = "UPDATE tdd（1） INNER JOIN dic_mz ON tdd（1）.mzdm = dic_mz.mzdm SET tdd（1）.mzmc = dic_mz！mzmc;"

MsgBox "strSql2：" & strSql2

DoCmd.RunSQL strSql2? '運行第二個語句

End Sub

最后，我們保存窗體，隨后運行窗體，點擊按鈕運行更新程序即可完成數據轉換。以上程序代碼中，我們只是給出了執行政治面貌代碼和民族代碼轉換的示例，當然在實際數據轉換過程中，我們應將所有要轉換數據的更新語句都事先設計進程序中。

3結束語

在我校實踐中，利用Access完成投檔單數據的匯總和數據轉換工作提高了工作效率和工作質量，使得我校的整個投檔單數據的處理工作總能又好又快地完成。

但是，在處理過程也有一個問題有待完善。因為部分省份的高考科目設置不相同、考生類型不相同、錄取批次不相同等各種情況導致錄取投檔單數據表在結構上本身就存在著較大差別，所以我們應仔細研究清楚這些情況后，科學確定匯總表的數據字段結構，最終才能把數據正確、全面地導入匯總表的相應數據字段，盡量做到不遺漏或少遺漏考生的重要檔案信息，為做好隨后的學籍管理工作和教學管理工作打好基礎。