試析學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的“失范”及對策

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷完善和社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)與我們的生活聯(lián)系越來越密切。在學(xué)校檔案管理過程當(dāng)中，檔案管理的信息化已經(jīng)成為了一個發(fā)展趨勢，檔案管理工作在當(dāng)今仍存在著一系列的問題亟待解決。筆者根據(jù)當(dāng)前學(xué)校檔案管理信息存在的一系列問題，提出了有效的解決措施，希望能夠?yàn)閷W(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)提供一定的借鑒。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案管理；信息化建設(shè)；失范；對策

【中圖分類號】G273 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

對于學(xué)校而言，檔案管理工作開展信息化建設(shè)，不但可以在一定程度上提高檔案管理水平，而且還可以提高工作人員的工作效率。當(dāng)前，檔案管理部門需要適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，將檔案管理工作與信息化建設(shè)聯(lián)合起來。與發(fā)達(dá)國家相比，我國的檔案管理工作起步較晚，并且發(fā)展緩慢，所以，為了有效提升學(xué)校檔案管理信息建設(shè)，必須積極借鑒其他發(fā)達(dá)國家的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)與管理方式，對學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，為學(xué)校以后的發(fā)展提供一定的保障。

一、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的“失范”

學(xué)校的管理要求具有秩序性，但是，如今在檔案信息管理過程中，一些學(xué)校的檔案信息化建設(shè)發(fā)展較慢，管理混亂，學(xué)校的信息和管理建設(shè)不夠完善，存在著一定的失范現(xiàn)象。

（一）檔案管理工作人員的技術(shù)水平較低

很多學(xué)校的檔案管理者多是年紀(jì)較大的工作人員，無法滿足當(dāng)前信息化的要求，再加上學(xué)校檔案管理的工作機(jī)制不夠健全，這無疑阻礙了學(xué)校開展檔案信息化建設(shè)工作，因此也無法實(shí)現(xiàn)檔案信息化的應(yīng)用價(jià)值。

（二）檔案管理工作失衡

學(xué)校在管理過程當(dāng)中，對于檔案的管理工作缺乏重視，造成學(xué)校檔案管理工作無法得到有效開展。另外，學(xué)校的管理人員從管理層面上沒有重視到檔案管理工作的重要性，在人員的配備上也沒有有所倚重，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多弊端。為了有效提升管理水平，學(xué)校必須要重視檔案管理的重要性，重視檔案的整體發(fā)展，檔案工作需要與其他主要工作一樣，應(yīng)當(dāng)受到學(xué)校應(yīng)有的重視。

（三）檔案管理工作失速失控

檔案管理工作是各項(xiàng)工作推進(jìn)與發(fā)展的基礎(chǔ)，也是學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展的必要條件，但是，目前檔案管理工作與學(xué)校的發(fā)展速度不匹配，跟不上時(shí)代的發(fā)展腳步，檔案工作越來越落后，無法充分發(fā)揮檔案的真正價(jià)值，在一定程度上阻礙了學(xué)校檔案的未來發(fā)展。

除此之外，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，由于缺乏完善的管理體系與管理制度，使檔案管理工作出現(xiàn)一定的混亂情況，比如，學(xué)校的重要材料沒有得到妥善的保管、部分檔案借出去之后沒有及時(shí)歸還，造成檔案丟失的情況等，這對于完善檔案管理工作是十分不利的。

二、如何有效解決檔案管理信息化建設(shè)的“失范”問題

對以上檔案管理信息化建設(shè)的“失范”問題，要想得到更好的解決，就必須從檔案管理信息化建設(shè)著手，從而為學(xué)校的建設(shè)提供更好的保證和支持，最大程度地促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作水平。

（一）完善學(xué)校檔案管理制度

健全的制度是進(jìn)行檔案信息管理工作的重要依托，因此，在學(xué)校管理過程中，學(xué)校需要明確檔案管理的職能，搞好檔案管理建設(shè)與學(xué)校管理建設(shè)之間的關(guān)系。學(xué)校應(yīng)當(dāng)成立專門的管理部門，如學(xué)校檔案管理委員會，通過檔案管理委員會的審核，制定出符合學(xué)校檔案發(fā)展的制度和規(guī)范，將檔案管理工作的完善性和有效性進(jìn)行充分體現(xiàn)，加強(qiáng)對檔案的搜集與整理，避免出現(xiàn)檔案堆放、檔案混亂等問題。通過檔案管理制度的支持，有效規(guī)范學(xué)校的檔案管理工作，使得檔案管理工作走向正軌。

（二）增強(qiáng)學(xué)校檔案的保密性

有效的加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理工作，需要保證學(xué)校檔案的保密性和安全性。學(xué)校的檔案包含大量的老師與學(xué)生的詳細(xì)信息，關(guān)系著很多人員的隱私，一旦檔案泄漏出去，則會造成無法預(yù)測的后果。因此，檔案管理工作人員要增強(qiáng)責(zé)任心，明確自身的工作職責(zé)，進(jìn)行檔案管理工作時(shí)要格外注意，切勿發(fā)生失泄密事件。另外，存放紙質(zhì)檔案的地方要絕對安全，電子檔案要設(shè)置密碼，從而保證文檔的安全。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)，對于網(wǎng)絡(luò)安全問題一定要引起重視程度，加強(qiáng)保密工作建設(shè)，提升網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)。學(xué)校的檔案管理信息化工作一定要在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)開展，同時(shí)對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全技術(shù)保護(hù)，增加防火墻等安全設(shè)備，嚴(yán)格控制電子檔案的知悉范圍，對于不宜公開的內(nèi)容要指定可查看的具體人員，無關(guān)人員不可訪問、借閱、查看。隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，在以后的管理工作中逐步提升檔案信息化水平，進(jìn)一步加強(qiáng)整個檔案管理體系的監(jiān)督與布控。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化

由于檔案管理工作十分復(fù)雜，所以，整個學(xué)校的人員要努力配合檔案管理工作。因此，要想有效解決此問題，需要實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，對檔案管理的速度有效提升，有效減少人力資源的浪費(fèi)，提高整個學(xué)校的管理水平，提高整個學(xué)校的管理效率。通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，可以進(jìn)一步提升檔案的信息化建設(shè)水平。檔案管理人員的工作效率提高，在一定程度上促進(jìn)了管理人員的工作積極性，為更好完善檔案管理提供一定的幫助。

（四）加強(qiáng)檔案的宣傳工作

加強(qiáng)學(xué)校的檔案信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)從學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人員思想認(rèn)識方面入手，讓學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重要性充分了解。另外，加強(qiáng)學(xué)校檔案的宣傳工作，將學(xué)校的檔案管理工作作為重要議題進(jìn)行討論，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門必須加大資金、精力的支持，深化學(xué)校的檔案信息化建設(shè)，在強(qiáng)化思想的基礎(chǔ)上提升理念認(rèn)識，樹立新型的管理理念，指導(dǎo)信息化檔案管理建設(shè)，對檔案信息化建設(shè)加大資金投入，對最基礎(chǔ)的工作內(nèi)容進(jìn)行完善，從而更好地開展檔案管理工作。

（五）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)

良好的人才支持是各項(xiàng)工作進(jìn)展的有力保障，因此，為了提升檔案管理工作的信息化管理水平，必須優(yōu)化檔案工作人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理方面的專業(yè)人才，通過長期的培訓(xùn)，使人才具有較高的基礎(chǔ)知識水平和專業(yè)能力，通過學(xué)科知識與管理工作的結(jié)合，提高檔案管理工作的有效性，擴(kuò)大檔案管理工作人員的知識面，使其不斷掌握新的管理技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作的信息化和規(guī)范化發(fā)展。另外，在管理方面，通過加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)多部門資源共享，通過完整的校園體系建設(shè)，有效地對檔案資源進(jìn)行收集，充分發(fā)揮學(xué)校檔案的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)一體化管理，從而使各部門的資源得到合理利用，避免各部門資源的浪費(fèi)情況，使各部門之間的溝通交流進(jìn)一步加強(qiáng)，避免資源不足等問題的出現(xiàn)。

總之，學(xué)校的檔案信息化建設(shè)能夠有效提升檔案管理水平和學(xué)校的管理水平，在一定程度上提升學(xué)校對檔案管理的重視程度，為有效推動學(xué)校的發(fā)展作出貢獻(xiàn)，為管理人員提供更多實(shí)現(xiàn)自我的機(jī)會。學(xué)校開展檔案管理信息化工作，并且對學(xué)校檔案管理制度進(jìn)行逐步完善，可以促進(jìn)學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展，為提升我國的檔案管理工作水平做出一定的貢獻(xiàn)。

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作者簡介：李婷（1985-），女，漢族，山西晉中人，助理館員，本科，晉中師范高等專科學(xué)校，研究方向：檔案管理。