巧用空白行分隔不同項(xiàng)目

馬震安

以分班分配住宿為例，我們要將不同班級(jí)的人員用空行分開。首先，按“班級(jí)”字段名以升序的方式進(jìn)行排序，將具有相同數(shù)據(jù)“班級(jí)”的記錄項(xiàng)目存放在一起;然后，再增加一個(gè)輔助列E，在輔助列的第二個(gè)空白單元格中輸入公式“= O/（A3<>A2）”，并向下拖動(dòng)填充（圖1）。

接下來，選中整個(gè)輔助列，點(diǎn)擊“查找和選擇一定位條件”，在彈出的窗口中選擇“公式”，將“錯(cuò)誤”前面的勾選去掉，點(diǎn)擊“確定”，這樣輔助列中值是“0”的單元格就被選定了（圖2）。

再接著，在任意選定的“0”值單元格中單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“插入”，在彈出的窗口中選擇“整行”，點(diǎn)擊“確定”，這樣就在輔助列每個(gè)“0”值所在行的上面插入了一個(gè)空行（圖3）。

至此，輔助列已經(jīng)完成其歷史使命，因此我們需要將整個(gè)輔助列選定，并將其刪除就可以了。

反過來，如果出于某種需要，希望將這些空行統(tǒng)統(tǒng)刪除，只需要選定A列中的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后依次點(diǎn)擊“查找和選擇一定位條件”：在彈出的窗口中選擇“空值”，這樣A列數(shù)據(jù)區(qū)域中的所有空值就都被選定了;右擊其中的某個(gè)空值，選擇“刪除”，在彈出的窗口中選擇“整行”，點(diǎn)擊“確定”，這樣數(shù)據(jù)區(qū)域中的所有空行就都被刪除掉了（圖4）。

應(yīng)用擴(kuò)展

在實(shí)際辦公過程中，“定位條件”還是經(jīng)常會(huì)被用到的。比如，對(duì)于復(fù)制帶有隱藏行或列的數(shù)據(jù)區(qū)域，如果不想將被隱藏行或列中的數(shù)據(jù)復(fù)制上，在選擇定位條件時(shí)，只需選擇“可見單元格”，確定后再?gòu)?fù)制、粘貼就可以了。