如何制作輕巧型Word文檔

惠香

1.文檔中插入適當的內容

有些Word文檔的內容引自網絡，由于從網絡直接復制過來的內容除了文本之外，往往會含有各種格式控制內容，因此，若直接復制，勢必會造成Word文檔的“臃腫”。

鑒于此，需要使用適當的插入文字內容的方法：先復制網絡文本并粘貼到記事本文檔中，接下來從記事本中復制剛才粘貼的內容，最后再將從記事本中復制過來的內容粘貼到Word文檔中（圖1）。這樣，由于記事本不具備留存網頁格式的功能，所有與文本無關的格式將被過濾掉，因此最終在Word中獲得的是純文本內容，占用空間自然也是最小的。

同樣，對于圖像內容的插入也是如此。首先將圖片從網頁中復制到某個圖片編輯器中（如“畫圖”或Photoshop），接下來在圖片編輯器中對圖片進行編輯，取消其不必要的無關分層、底圖、框架等成分，之后復制圖片并插入到Word文檔中。

但是，這種辦法依然不是最佳的，由于受圖片格式的影響，插入文檔中的圖片依然可能無意間帶上一些多余成分。比較保險的辦法是，先在上述圖片編輯器中將圖片保存為PNG文件或一定質量的JPG文件，最后利用Word的“插入，圖片命令，將保存的文件插入到Word文檔中即可（圖2）。

2.壓縮內容以縮小文檔

即便是用上述辦法插入了適當的文本或圖片內容之后，我們依然可以通過壓縮內容的辦法來壓縮文檔。通過壓縮，可以獲得圖片質量相對較低但視覺上說得過去的圖片。

具體的壓縮方法為：在Word菜單中選擇“另存為”命令，然后選擇保存目標，在“另存為”對話窗口中，選擇“工具”下拉菜單中的“壓縮圖片”選項（圖3）。接下來，在“壓縮圖片”選項窗口中選擇圖片的分辨率，分辨率可根據最終文檔的用途來選擇，例如用于打印還是網頁查看或投影播放，或者發送電子郵件，抑或是要求圖片高質量的場合使用等（圖4）。圖片壓縮選項選擇好之后，點擊“保存”即可獲得圖片壓縮之后的文檔。

3.移除不必要的文檔內容

在完成了上述精簡和壓縮任務之后，還可以通過移除Word文檔中不必要的內容，繼續減小其文件的大小。例如，內嵌于Word文檔中的字體文件，這其中有的是考慮到改變環境之后，系統中可能未安裝這種字體，擔心無法正常顯示應有的字體樣式，所以才嵌入到Word文檔中的。但還有一些字體是系統中所包含的常用基本字體，即便是不用嵌入Word文檔中，一般也會正常顯示的，就沒有必要嵌入到文檔中而徒占空間。為此，可通過如下方法來移除多余的嵌入字體。

在Word文檔中，選擇“文件”菜單下的“選項”一項，隨后在彈出窗口的“保存”選項卡下，把“將字體嵌入文件”選項的選擇取消，然后按下“確定”即可（圖5）。或者，如果你使用了一種非常特殊的字體，不得不保留這些字體，這時可選中“將字體嵌入文件”項，但同時選中“不嵌入常用系統字體”，而不選擇“僅嵌入文檔中使用的字符（適于減小文件大小）”選項，同樣也可以起到減小文件大小的作用。

4.從格式入手壓縮整個文檔

在做好上述所有工作之后，我們仍然還有機會進一步壓縮整個文檔的大小。如果考慮到文檔與低版本軟件的兼容性，事先將文檔保存為DOC格式了，那么通過轉換文檔的格式為DOCX，仍有希望將整個文檔進行壓縮，從而得到更小的Word文檔。

將DOC文檔轉換為DOCX文檔的方法是：在Word中打開該文檔，然后選擇“另存為”命令，將文檔保存為DOCX格式即可（圖6）。當然，如果你是直接使用Word 2007以上的高版本Word的默認設置生成的文檔，由于其格式已經為DOCX，因此便不存在這一考慮。