提升基層組織檔案管理工作質量及創新思路

何亞靜

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，我國已經邁入大數據時代，為了滿足時代要求，我國檔案信息化建設正全面提速，數字檔案館室建設如火如荼，檔案數字化進程不斷加快，電子檔案管理工作穩步推進。尤其在新形勢下，基層檔案管理信息化建設具有重要的意義，盡管取得了良好的工作業績，但是仍然存在一定的問題。本文在論述基層組織檔案管理的過程中，對存在的問題進行了分析，并從幾個方面提出了解決問題的對策。

關鍵詞：基層組織；檔案管理；工作質量；創新思路

1加強對基層單位檔案的管理具有重要作用

在基層單位的發展中，檔案管理工作是重要的組成部分之一，而檔案中的信息數據是基層單位發展的重要保障與寶貴的財富。由于基層檔案管理工作所涉及到的內容多、范圍廣，比如文書檔案、科技檔案、人事檔案、安全檔案等，都屬于基層檔案管理的重要工作內容，但是每項工作內容都不同，存在著管理性質上的區別，對應的管理理念與管理模式自然也不同。另外，對于基層單位的檔案管理，還有在不同時期、不同階段基層單位中所發生的重要事件進行的詳細地記錄。假如在基層單位的發展中，出現了安全事故，那么就可以查閱相關檔案信息，能夠在檔案信息內詳細地了解到事故的發生原因、過程、解決措施、結構影響等，為基層單位的穩定發展提供了科學依據，同時使基層檔案管理工作更加地規范與全面。并且在一些事故發生后，能夠對制定的決策提供良好的指導作用。

2檔案管理工作的創新思路

2.1觀念創新

基層單位應當在包括績效管理、職能考核等各管理環節納入檔案管理的考核細節，制定出足夠細致、準確乃至可量化的檔案管理規范。要使全員認識到每個作業動作都會影響到最終檔案結果的品質，因此無論生產還是管理作業都必須嚴格遵守檔案管理的各項指標要求。最重要的是，應當確保落實管理責任制，即每個崗位產生檔案數據的質與量都需要和生產績效間建立起關聯關系，并且要結合品質、效率等因素予以獎懲的處置。只有當客觀的物質利益產生變化，人的主觀觀念才能得以觸動，才能使檔案管理人人有責的創新理念逐漸內化、固化。

2.2管理系統創新

創新檔案管理系統的前提之一是實現標準化、規范化操作，也就是建立起統一、精確、可量化的管理體制。其次，先從各職能部門內部開始建立起電子化、自動化、智能化的檔案信息收集、整理、存貯系統，再實現各職能部門之間的彼此聯通，形成內部局域網化的檔案管理信息化平臺。最后，視管理工作的實際需要打通與外網的連接。重點在于，既要實現檔案管理平臺化操作的優質與高效，又在同時提高網絡化管理的安全性與可靠性。

3基層檔案管理中信息化建設存在的問題

3.1對檔案信息化建設的重視不夠

一是對檔案管理信息化管理模式認識不到位，基層檔案的管理方式特別陳舊，仍然沿用傳統的管理策略，沒有充分利用信息化管理手段。二是沒有樹立正確的檔案管理觀念，沒有意識到檔案信息化管理與建設的重要作用。在日常工作中，相關部門只是簡單收集一些文件材料并保存，并沒有真正將檔案管理的作用充分發揮出來。三是在基層檔案管理上缺少創新意識，不能滿足新形勢下檔案管理的新需求。

3.2投入的力度明顯不夠

一些基層單位在檔案信息化的建設方面沒有進行足夠的投入，這給檔案信息化工作帶來了較大的阻礙。例如，在很多單位沒有成立檔案室等相關部門，即使有的單位成立了相關部門，但也沒有配備基本的文件保管設備，不了解檔案管理的具體工作，甚至無法滿足標準化檔案管理的基本需求。

3.3檔案管理工作人員的綜合素質有待提升

由于基層檔案管理人員自身的專業能力與綜合素質比較低，無法滿足現代基層檔案管理工作的發展需求，在管理的過程中對工作性質、基礎知識等了解的不夠全面，在對信息數據進行分析時，也不夠透徹、明確，導致檔案的歸類工作受到了嚴重的影響。除此之外，基層檔案管理人員對檔案管理工作的認識存在問題，自認為對檔案的管理，只是為了存儲信息數據，把檔案管理工作理解為信息儲存的工具，把檔案隨意地堆放，阻礙了檔案信息重要價值的發掘。還有一些基層檔案管理工作人員，缺乏責任意識，對檔案管理工作不重視，隨意地應付，對相關的信息數據就是簡單地處理，缺乏與各部門之間的相互協作，導致文件資料收集不全面，體現不出檔案管理工作的作用和價值，長此以往會讓人覺得檔案管理工作無聊、繁重、厭倦，最終導致基層檔案管理工作缺少管理人員。

3.4檔案管理的方式相對滯后

在有的基層單位中，安裝了計算機等設備，但在實際的工作中沒有得到較好的利用。有的管理人員由于年齡、知識等原因，寧愿采用傳統的管理方式。除此以外，在處理電子檔案的一些數據時，有的基層單位只是采用簡單的歸類方式，把數據保存起來。沒有建立科學的管理方式，不能突出信息數據的系統性功能。在查找一些重要檔案數據時依然依賴人力，使檔案信息化建設這項工作開展得比較緩慢。

4提高基層組織檔案管理質量的辦法

4.1明確工作職責，增強責任意識

基層單位領導要對基層黨建檔案資料規范化管理工作開展情況及時跟進，經常督促業務人員將各類資料及時更新、準確歸檔。明確各級檔案管理人員崗位責任，把檔案工作職責化，誰出現問題追究誰的責任。

4.2提高思想認識，認真開展工作

基層單位領導必須要轉變觀念，將黨建檔案工作放在重要位置，高度重視基層檔案管理工作，要逐項逐條地梳理檔案，對檔案中存在的問題及時整改、完善。基層單位領導要及時了解檔案管理工作，將檔案管理工作納入基層工作考核范圍，對基層檔案管理工作不重視、落實不到位的，要追究檔案管理主要負責人的責任。

4.3專人保管，及時收集整理

基層單位要設立專門人員負責檔案進行保管，做到及時收集、整理，充分開發利用。收集時，對文件材料進行篩選、核實，做到實事求是，文字記錄、影像圖片等資料與工作實際能夠相互印證，確保檔案齊全完整；同時，要進行科學分類、整理、排列、編目等，確保檔案管理規范化。

4.4加強督查檢查，推動工作落實

單位領導要對檔案資料進行不定期督查檢查，對不按照要求整理歸檔的，進行通報批評和約談提醒，必要時，啟動問責程序，嚴肅問責，確保此項工作抓實見效。

4.5加強培訓，提高素質

一是加強業務培訓。基層單位要加強檔案人員的培訓力度，積極組織檔案人員參加培訓；二是組織業務交流活動。通過培訓與交流，互通有無，取長補短，快速提高檔案人員業務素質與工作能力；三是鼓勵業務自學。基層單位領導對能夠進行自學檔案業務知識的人員要多加鼓勵，鼓勵檔案工作人員學習計算機知識、檔案管理知識，并鼓勵其參加相關業務考試，通過考試以提高其業務水平。

4.6完善制度，增強執行力

基層單位要建立健全檔案管理制度，并采取有效措施，保證制度的執行力度，做到有制度必執行，執行必嚴格，違者必追究。只有如此，才能立足于制度，嚴格于制度。

5結語

要想搞好基層檔案管理工作，必須增強基層單位檔案管理意識，提高基層檔案管理人員專業素質及管理能力，加大檔案管理專項經費投入，實現檔案管理信息化，才能適應時代發展需要，促使檔案管理事業更加有序、健康發展。

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