發展疾控檔案數字化 做好智能檔案室建設

康昆展

摘? 要：在信息技術飛速發展的今天，過去落后的檔案管理模式與時代發展不相符。疾控中心如何推進檔案數字化管理，做好智能檔案室建設？本文結合實際，提出幾點落實策略。

關鍵詞：疾控檔案;數字化建設

疾控中心檔案是對各類疾病信息的記錄，是疾控中心實施科技研究等的基礎信息資源，具備法律效力，有很大的保存價值[1]。在信息技術飛速發展的今天，加強疾控中心檔案數字化管理很有必要。

1 大數據時代疾控機構檔案信息化建設的必要性

1.1 可提高檔案收集與管理工作質量。實施檔案數字化管理后，檔案收集、整理、新檔案添加、檔案調閱與遷徙等，均可利用計算機系統作統一規范處理，提高了檔案資源收集速度，增強了檔案收集質量，并且可確保疾控中心各類檔案資源均得到妥善保存，也使其得到最大化的共享利用，對疾控中心各項工作的穩步開展有益[2]。

1.2 以真實的檔案信息為領導決策與管理提供參考。要保證領導層決策準確，就需要遇到問題后能及時地、快速地對相關檔案信息展開綜合分析，進而根據實際情況進行應對方案制定。而檔案信息化則能在這方面發揮獨特優勢，可使相關領導及時通過信息技術獲得第一手信息資料，為決策提供參考依據，保證決策準確和問題的解決。

1.3 可提高檔案利用率。疾控中心檔案管理數字化后，信息資源的調閱遷徙等流程手續更簡便，過程快速，使得檔案利用率提高，且可通過信息系統明確調閱權限人、權限人使用檔案的閱讀次數、復制情況等，省去了人工借閱時的繁瑣流程（登記、審批等），使檔案利用率得到提高，確保疾控中心各項管理工作更規范[3]。

1.4 是順應時代發展潮流的表現。因科技的發展，紙質檔案管理的不足逐漸暴露，已不能跟上時代發展步伐與要求。而疾控中心在長期發展中所產生的檔案資料必然越來越多，管理任務越來越重，存儲檔案的空間與裝具需求更大，為檔案管理工作的開展帶來了壓力。檔案管理信息化不僅能做到綠色環保，減少經營成本，還能提高管理效率，這是檔案管理工作的發展趨勢，也是順應時代潮流的表現。

2 疾控中心檔案數字化建設存在的問題

2.1 檔案管理體系有待完善。疾控中心檔案管理工作的開展需有目的、有計劃地推進。一些疾控中心在檔案數字化管理工作開展中缺乏較完善的管理體系，導致檔案數字化管理工作無計劃、無目的，混亂繁雜的情況較明顯。

2.2 管理人員的素質有待提升。疾病預防屬于專業性極強的工作，對疾病預防過程中產生的各項檔案資源實施數字化管理對工作人員的素質與技能的要求均較高，不過因現今部分疾控中心專門從事檔案管理的工作人員都并非專業管理人員，在疾控中心數字化管理工作中無法勝任[4]。而醫療衛生人員在計算機操作與病毒防控等方面的操作水平低下，部分專業的數字化檔案管理技能的使用上有一定的局限性，部分人員甚至連用戶權限也不會設置，導致檔案管理中的安全問題得不到保障。

2.3 檔案信息化安全管理得不到保障。檔案為疾控中心各類物資信息、醫療信息與人事信息等多類信息檔案的集合，檔案資源數字化建設與維護和電子設備及網絡技術的應用密切相關[5]。現今疾控中心電子設備的使用有諸多問題（如光盤存儲老化，外部設備腐蝕等），可能引發數字檔案內容混亂或直接丟失的情況，且修復非常困難[6];同時，用于進行數字信息檔案管理的安全技術措施相對簡單，也就為安全隱患的產生埋下禍患（如信息傳輸時未實施加密措施，未對數據作備份處理等），導致一些與疾病相關的核心研究數據等數字檔案信息在使用期間遭受破壞或泄露，為疾控中心帶來嚴重損失。

3 發展疾控檔案數字化的幾點建議

3.1 重視檔案管理，加大資金投入。一方面，在信息化背景下疾控中心管理人員應從傳統的檔案管理理念中解脫出來，徹底轉變過去的重管理輕利用、封閉保守思想，樹立檔案管理科技化、現代化管理意識，促管理水平不斷提升。同時，還可通過定期舉辦講座進行檔案數字化管理重要性的宣傳推廣，對疾控中心全體員工實施思想教育，以求增強檔案管理者的管理意識與其他人員的支持配合度，達到規范管理行為的效果[7]。值得注意的是，檔案管理人員需正確認識與處理紙質文件與電子文件間關系，堅持電子文檔與紙質文檔長期共存原則，加強電子文檔管理的同時，又做好紙質文檔收集管理，標注好哪些紙質檔案內容僅需短期保管，哪些需長期保管，哪些需永久保管，以便于檔案管理工作有計劃地開展，避免管理混亂。另一方面，若要確保檔案管理工作有效開展，疾控中心管理人員應在這方面增加人力、財力與物力，加強配置優化，明確檔案管理軟件、電子文件等對計算機配置的要求，進行適宜計算機硬件系統配置，并根據情況增加計算機內存配置，可使計算機運行更順暢。同時，疾控中心檔案管理室內還應配齊檔案管理工作開展所需的掃描儀、計算機、移動硬盤、光盤刻錄機、數碼相機等多樣化現代辦公設備，并注重軟件功能的開發與應用，加大對檔案管理新技術的研究力度，為智能檔案室建設奠定基礎。最后，數字化檔案管理中還需根據情況做好防高溫、防潮、防盜、防火等來確保設備的安全性，這也屬于檔案數字化管理的一項關鍵環節。

3.2 建立規范的疾病預防控制檔案體系。疾控中心應進行規范疾病預防控制檔案體系建設，對檔案類別與存檔方式等應做到心中有數，做好檔案收藏時間與借閱歸還時間的記錄，使檔案管理體系更完整，發揮出檔案資源的參考使用價值。具體還需從以下兩點著手落實：第一，檔案目錄數字化，即根據檔案類別作好編目，再及時把目錄信息錄到計算機里，確保檔案目錄數據數字化管理以及目錄信息資源共享目標得以實現。第二，檔案內容數字化，即把室藏的錄像、照片等檔案資源，經加工、掃描、處理（如OCR、去污處理、圖像處理）等轉化成多媒體、圖像等以數字格式為主的載體于網絡服務器里進行保存，檔案使用者經計算機與信息系統則能夠完成相關檔案資料的檢索與查詢服務，使檔案利用率大大提升。

3.3 加強檔案信息化人才培養。信息時代的到來徹底轉變了檔案管理模式、管理方法與管理理論，但這一改變的背后也對檔案管理工作者素質提出了更高要求。“互聯網+”背景下檔案管理過程里的信息檢索、立卷、資源傳遞、自動登記等均通過計算機完成，故而就要求管理人員對電子文檔這一特殊形式更正確地了解，掌握計算機操作相關知識，對計算機系統安全防護知識有足夠的了解，使檔案信息化管理完整性與安全性更有保障，故而疾控中心需定期組織現有檔案人員參與培訓（內容包括信息工程、計算機、網絡安全維護等），確保其能和現代檔案管理工作要求相符。技能是現代新型人才不可缺少的要素之一，而加強綜合素質的培訓也很重要，是做好本職工作的基本要素，利于業務能力強、熱愛檔案事業，思想政治覺悟高的檔案管理人才的形成。另外，疾控中心應注重檔案管理專業人才吸納，增進和高校的協作，進行檔案管理專業人才招聘，實現檔案管理隊伍的擴充，因為學生隊伍思想活躍，更熱衷于新技術的應用，喜歡用新理念來解決問題，這剛好和部分年齡稍大的檔案管理者達到互補之效，共同推進智能檔案室建設，使疾控中心檔案數字化管理水平再上新臺階。

3.4 加強檔案信息化安全管理。安全性是疾控中心檔案數字化建設工作開展中應大力關注的課題，需要從以下幾方面著手落實：第一，電腦應做到專機專用，且絕不可連接外網;第二，加強系統掃描，在保障安全后方可使用;第三，對于光盤、U盤等存儲設備應定期檢查，并對其中存儲的信息進行備份，以免因設備損壞等原因而導致檔案資源丟失;第四，依靠技術手段，實現檔案信息數字化建設的安全防護體系建構。經殺毒軟件、防火墻與入侵檢測系統的安裝，依靠簽署技術、漏洞掃描技術等的使用來使檔案資源安全性得到保障。同時，RFID（無限射頻識別）屬于一項應用較廣的應用識別技術，由讀寫器、天線與射頻電子標簽三部分構成，且集載體、編碼、通訊與識別等多功能于一體，疾控中心檔案數字化管理工作中可依靠RFID技術完成非接觸式數據采集，以便于時刻進行檔案名目查找，更利于檔案資源的動態實時管理。并且，RFID標簽的存儲量大，能多次使用，只要設置了密碼，標簽上的數據則無法偽造與篡改。部分儲存的特別重要的檔案資料只要開啟標簽里的EAS防盜功能，實現和通道天線的配合，若有人妄圖非法篡改、刪除檔案，則會自動報警，避免檔案丟失。另外，管理人員應針對不同類別的檔案資源做好加密工作，根據情況進行密級標準制定（分作內部、公開、秘密、機密等不同類別），使用者在進行檔案資源使用時應實施網絡身份驗證，根據不同使用者身份進行查詢權限設置，以防不懷好意者非法侵入系統竊取重要信息，使數字化檔案資源安全性得到保障。

參考文獻：

[1]杜玉玲.信息科學技術在疾控檔案管理中的應用分析[J].信息化建設，2016（07）：309.

[2]姚春華.疾控業務檔案數字化管理的關鍵問題探討[J].城建檔案，2016（04）：27-28.

[3]張媛媛，高琳琳.疾控檔案信息化建設策略研究[J].山東檔案，2014（04）：49-50.

[4]曾孜.論疾控檔案數字化建設策略[J].管理觀察，2014（21）：45-46.

[5]楊璐璐，莫楊，孫玥，張偉.淺析疾控機構檔案的數字化管理與利用[J].中國衛生人才，2018（12）：80-82.

[6]王桂文.疾控中心檔案管理數字化建設路徑探討[J].辦公室業務，2018（11）：132.

[7]王濱.疾控中心檔案管理數字化建設路徑分析[J].世界最新醫學信息文摘，2018（21）：172-173.