對聲像資料在線預歸檔工作模式的創新思考

方軍

對聲像資料在線預歸檔工作模式的創新思考

方軍

（中國工程物理研究院檔案館，四川 綿陽 621900）

隨著現代信息技術的不斷發展，照片、視頻等記錄手段在科研生產、文化建設、行政管理中得到廣泛應用，其能直接再現活動的場面、實物和聲音，直觀還原活動的真實場景，能起到文字記錄材料所不能達到的效果。目前，聲像資料大多在業務部門、宣傳部門或制作部門中產生和保管，甚至有的留存在個人手中，長此以往，沒有規范、有效的管理機制，會使大量珍貴、對國家和社會有保存價值的聲像資料散落或流失。聲像檔案是現代社會檔案資源體系建設的重要組成部分，社會、單位和個人對其的需求都越來越廣泛，其作用也越來越明顯，探索并實施聲像資料在線預歸檔工作模式，將會對做好聲像檔案收集整理和提供利用工作帶來積極的促進作用。通過闡述科研院的聲像資料管理工作現狀，并通過聲像檔案管理需求分析，提出了聲像資料在線預歸檔的模式思考。

聲像資料；預歸檔；保存價值；利用價值

1 聲像資料預歸檔概述

聲像資料預歸檔是指聲像資料正式移交到檔案館之前，按照一定的規范、要求，科學、系統、有序、有意識、有目地進行初步收集整理的工作。聲像資料預歸檔主要由聲像資料采集人員或專兼職檔案人員完成，需要收集聲像資料主體內容及相關文字說明，比如時間、地點、人物、事件、背景、拍攝者等，各要素既要保證齊全完整，還要在內容上體現出精煉和優化。聲像資料預歸檔工作，對于提高基層人員及專兼職檔案人員對聲像檔案收集工作原始性、必要性、及時性、完整性、有效性、系統性等方面的認識，提升聲像檔案的保存價值和利用價值，提高聲像檔案的管理水平和服務水平，有著積極的促進作用。

2 聲像資料預歸檔的意義

聲像資料預歸檔工作對于豐富和完善本單位的檔案資源體系具有重要意義。聲像資料預歸檔從聲像檔案管理的源頭入手，是加強對聲像資料收集、整理的業務指導。通過統一規范標準，拓展接收范圍，盡可能將反映本單位概貌、行政管理、科研生產、來訪接待、事件事故、項目建設、獎勵榮譽等各類聲像資料列入預歸檔范圍，特別要覆蓋本單位重點工作、重要活動、重大項目建設、重大科研項目等內容，使其成為本單位檔案館藏內容的有機組成部分。

聲像資料預歸檔工作對于促進本單位聲像檔案的及時歸檔具有重要意義。預歸檔工作立足基層業務實際，可以幫助基層人員從各自業務工作出發，去了解歸檔工作重點，掌握基礎的歸檔工作方式和方法，將本單位日常工作中形成的科技、管理等各類聲像資料在源頭上納入預歸檔收集范圍，及時、完整地保留住本單位科研、管理等活動的真實記錄，為后續檔案保管和利用提供重要的憑證和依據。

聲像資料預歸檔工作對于增強本單位聲像檔案的科學管理具有重要意義。一個單位保管的檔案能反映出本單位發展歷史的基本面貌，檔案收集完整、準確，能夠保證本單位科研生產、管理等各項活動正常進行；檔案整理規范、系統，能夠保持檔案內在聯系，便于管理，便于利用；檔案保管安全、條理，可以最大限度地延長檔案的壽命。預歸檔工作是將聲像檔案歸檔工作提前到聲像資料的形成階段，對設計、優化、完善檔案收集、整理、保管工作流程，促進檔案的完整性、規范性和安全性，提升檔案工作質量有積極的作用。

聲像資料預歸檔工作對于增強單位全體職工的檔案意識，尤其在幫助基層人員增強聲像檔案的收集意識方面具有重要意義。聲像檔案資源在基層，收集工作也在基層，開展預歸檔工作就是要與基層工作同布置、同實施，向基層人員普及聲像檔案工作知識，指導基層人員開展聲像檔案工作實踐，幫助基層人員直接參與到聲像檔案收集工作中，為基層創建聲像資料預歸檔工作條件，營造良好的檔案工作環境。

聲像檔案作為一種特殊介質的檔案與紙質檔案、實物檔案，相互依存、互為補充、相互印證，彼此間聯系密切，其所承載的原始記錄性和使用方式又是紙質和實物載體檔案所不能替代的。正是基于聲像檔案的特殊性，開展聲像資料預歸檔工作可以促進檔案收集歸檔工作的完整、及時和有效。尤其是進入使用音、視頻媒體記錄和表現歷史極其便利的時代后，如何更快捷有效地開展聲像檔案歸檔工作，對于更大限度地發揮聲像檔案的利用價值有著非常重要的意義。

3 目前聲像檔案歸檔面臨的困難

3.1 聲像檔案受重視程度明顯不足

很長一段時間以來，由于受人員、設備、儲存環境等條件限制，各科研單位形成的聲像檔案有限，管理部門更重視與科研生產中心工作關系緊密的文件、合同、圖紙等上級來文、紅頭文件，注重文書檔案和科技檔案的收集整理利用，聲像檔案的收集基本處于被動接收的狀態。聲像檔案的產生和收集基本未納入檔案管理部門年度計劃，導致聲像檔案的形成既沒有程序化管理，也缺乏對科研生產提供必要的支撐，加之內容不夠完整、齊全，降低了各單位對聲像檔案的需求引力，周而復始、惡性循環，也就越來越難以引起相關部門的重視。

3.2 檔案管理部門被弱化

檔案管理部門受限于管理地位上的弱勢，較少參與單位頂層設計及總體規劃，導致檔案產生與收集工作缺乏必然聯系，造成很多有價值的檔案遺失。隨著信息技術的發展，各單位重要會議、重要活動或重要工程等，除了產生文字記錄、科技圖紙等，還可能產生工作照片、錄音磁帶、錄像磁帶等，它們以不同形式存在，成為事件的原始記錄，相互印證，可以構成一套的完整檔案記錄。但由于聲像檔案形成的即時性和檔案部門管理地位弱化形成的矛盾，聲像檔案總是處于被動的接收狀態。檔案部門工作介入滯后于管理過程，就很難提出有效的歸檔計劃和要求，很多重要的聲像檔案等到檔案人員去催要或者檔案館去征集，也只能是“亡羊補牢”了。

3.3 基層人員歸檔意識不強

基層人員歸檔意識不強，對聲像檔案的重要性認識不夠，對聲像資料管理和處置較隨意，容易造成聲像檔案的失控或流失。很多聲像檔案的形成部門，對什么是聲像檔案、哪些聲像資料需要歸檔并沒有明確的認知，歸檔與不歸檔沒有明確的工作規劃做指導，缺少行政約束力。很多基層人員存在認識上的盲區，有的認為聲像資料采集結束后任務就完成了，沒有歸檔保存的意識；有的誤以為誰拍的聲像資料就歸誰，送往報刊、網站發表后，怎么處理屬于個人行為；還有的僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像資料長期在個人或部門內部保存，不愿意移交。部門和個人在認識上的偏差導致很珍貴的聲像資料由于沒有及時歸檔而失去了應有的保存價值和利用價值。

3.4 聲像檔案歸檔方式仍比較傳統

聲像檔案歸檔方式仍比較傳統，信息化程度不高，導致基層人員對歸檔工作不積極，主動性不強。現在信息技術手段日新月異，基層單位記錄和收集科研生產和工作中發生的有價值的圖片或視頻資料的方式也是多樣化的，大多以數字聲像檔案為主。如果仍采取傳統的紙質、光盤、磁盤等實物載體的移交方式，不僅及時性不夠，且在數據容量上也不能完全適應現代聲像的歸檔需求。尤其是在科研院所，刻錄光盤或大數據擺渡還需要嚴格的保密審查審批制度，形成實物載體周期較長，移交文檔時還需填寫聲像資料攜帶的元數據信息，多方面客觀因素都容易造成基層人員持有畏難情緒，加之聲像檔案的歸檔計劃性不強，導致了聲像檔案歸檔率大大低于傳統紙質載體檔案的現象。

4 開展聲像資料在線預歸檔的工作思路

4.1 加強聲像檔案社會利用價值的宣傳

檔案部門要主動作為，編制優質的聲像檔案編研成果，并通過對這些成果的宣傳和展示，積極爭取領導的重視。比如圍繞中物院建院周年慶，中國第一顆原子彈、氫彈爆炸成功等重大紀念活動，講好檔案故事；回顧中物院事業發展史上的閃光印記，編制檔案日歷“中物院歷史上的今天”；配合科研團隊優秀成果，編制有影響力的科技成果片；舉辦“不忘初心、牢記使命”“中物院記憶”主題檔案圖片展等，使各級領導充分認識到聲像檔案作為現代檔案資源體系的重要組成部分，在記錄事業發展、再現歷史原貌、創新管理方式、服務文化強國等方面具有的不可替代的地位和作用。積極爭取本單位在人、財、物等各方面必要的支持，為檔案事業發展創造條件，才能使聲像檔案管理在優化檔案管理方式、向社會開放檔案信息、提高檔案利用效率等方面發揮積極作用。

4.2 聯合基層單位共同開展聲像資料收集工作

應共建聲像資源庫，共享信息資源建設成果。聲像資料預歸檔工作以豐富館藏為基礎、服務利用為目的，大量資料的原始積累必不可少。基層單位的科研和管理人員最了解各項科研活動和重大管理事項的有關情況，只有把聲像資料預歸檔工作延伸到基層一線，讓更多的基層人員參與到采集工作中，才能夠保障更多的聲像資料在源頭上得到收集，所以檔案部門應當主動聯手基層單位開展各類聲像資料的收集歸檔工作。檔案部門還要通過建立聯合機制，充分發揮基層部門及專兼職檔案人員的作用，推動聲像資料的收集和預歸檔工作在基層完成。專業檔案人員后續對收集到的預歸檔資料再進行分類、整理，兩步走才能夠有效提升聲像檔案歸檔工作效率。

4.3 統一聲像資料預歸檔工作標準

任何工作的開展都需要強化標準化建設才能更好地發揮價值，所以，在對聲像資料進行預歸檔時，就必須以聲像檔案的標準進行格式及內容描述的統一，為建立一個數據互通共享的交流平臺創造條件。存檔照片，建議采用TIFF存儲格式，可以存儲彩色、灰度、二值圖像。對于視頻圖像的數據格式，建議采用MPEG系列標準，可直接用于播放、編輯等不同的用途。對于音頻文件，建議采用WAV格式存儲。對于數據庫，要建立著錄、檢索、利用的標準，比如是否包含案卷號、文件號、照片號、題名、攝影者以及拍攝時間等基本要素，確定聲像資料利用的最小單位，以確保資源共享和交換格式的一致性。統一標準形成的數字檔案還具有保存壽命長、易復制、傳輸性能好、易處理、易加密等特點，有利于與其他系統融合開發，方便嵌入其他系統調取和使用，有利于改變聲像檔案的管理方式和利用方式。

4.4 開發聲像資料預歸檔管理工作平臺

采取以基層科研和行政管理部門為初步歸檔部門的分步歸檔方式，將聲像資料采集管理、收集管理和預歸檔管理整合成一個前后貫通的管理工作流程，能夠滿足聲像采集人員、預歸檔部門、檔案部門三級管理應用。聲像資料預歸檔管理工作平臺如圖1所示。

圖1 聲像資料預歸檔管理工作平臺

通過積極引入VR人臉識別技術，高效、自動識別到聲像資料中人員特征，給出相關符合度信息，輔助聲像資料采集著錄工作；采用EDIUS Pro非線性編輯技術，提供兼容不同制式、格式、長寬比的聲像資料在線編輯功能；利用流媒體（Streaming Media）點播技術來實現聲像資源的實時播放和共享利用。預歸檔管理工作平臺還要通過專業檔案管理軟件系統，按不同要求進行分類排序、價值鑒定、數據校驗、目錄生成、數據統計、自動標引、信息組織、打印輸出等有序整合，形成一個有序、完整的信息空間，實現聲像資料信息的科學管理。平臺還要與單位的PDM、ERP、CAPP、CAE等系統建立接口，完成數據的實時動態管理，保證記錄信息的即時性、準確性、一致性和共享性，實現無縫連接、數據共享。

4.5 為基層人員和兼職檔案人員提供智能化、易于操作的在線引導式服務

聲像資料的預歸檔工作主要需要基層人員完成資料收集、整理歸檔兩項工作，資料收集時需要填寫必要的檔案主體內容文字說明，比如時間、地點、人物、事件及背景等基本信息，有些相關聯的聲像資料內容通過上述說明就能明白，不必一一注明，只要注明不同點即可。能夠通過計算機自動捕獲聲像資料的元數據信息，盡量減少人工操作。整理歸檔，把幫助服務嵌入管理流程，方便基層人員按照引導式的工作步驟，完成聲像資料內容的填寫、上傳、入庫及流程審查工作。只有不斷提高預歸檔工作的自動化程度，才能從根本上降低管理人員和兼職檔案人員的工作量，有效地提升預歸檔工作的效率，促進基層聲像資料的及時、完整歸檔。

5 結束語

當前以互聯網、數字技術為基礎的聲像檔案載體的數字特征更為明顯，對實物載體的依賴性越來越低，對互聯網的“云”儲存網絡空間依賴度增強。因此，聲像檔案的歸檔方式隨著信息化技術的推廣應用，也應有適應性的轉變。聲像資料預歸檔是增強聲像檔案管理科學化的重要內容，是提高聲像檔案收集整理效率的必要手段。需要充分利用當前信息技術的先進手段，樹立強烈的超前意識和發展意識，開創聲像檔案歸檔管理的新方式，主動構筑聲像檔案管理工作的新框架，與時代同頻共振。

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A

10.15913/j.cnki.kjycx.2019.19.033

2095－6835（2019）19－0082－03

〔編輯：張思楠〕