技術(shù)檔案管理中存在的問題及建議

墨亞洲

摘 要：我國經(jīng)濟(jì)在快速的發(fā)展，社會(huì)也在不斷的進(jìn)步。為了更好的滿足當(dāng)前社會(huì)的需求，技術(shù)檔案管理的水平需要不斷的提高。本篇文章分析了技術(shù)檔案管理中存在的問題，并且根據(jù)實(shí)際的情況，提出了針對(duì)性的解決方案。

關(guān)鍵詞：技術(shù)檔案 存在問題 解決方案

【引言】技術(shù)檔案是一種信息資源的載體，可以對(duì)各個(gè)單位生產(chǎn)技術(shù)、科研、經(jīng)營等活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)的記錄，也是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的材料。他在一定的程度上反映了單位發(fā)展的情況，可以為相關(guān)單位和企業(yè)的發(fā)展方向提供良好的依據(jù)。如何有效科學(xué)的管理技術(shù)檔案，不斷地發(fā)揮它的作用是當(dāng)前需要解決的一個(gè)重要問題。

一、技術(shù)檔案管理中存在的問題

1.1思想上缺乏高度的重視

各個(gè)單位每年的工作重點(diǎn)沒有完整的將信息列入到技術(shù)檔案管理工作中，產(chǎn)生這一現(xiàn)象的主要原因是各級(jí)的工作人員對(duì)這項(xiàng)工作沒有充分的重視。相關(guān)的部門把重點(diǎn)放在領(lǐng)導(dǎo)和強(qiáng)調(diào)工作上面，主要的精力放在緊急的事項(xiàng)和經(jīng)營管理等方面。技術(shù)檔案管理被認(rèn)為常規(guī)性的工作，從思想上不能夠?qū)@項(xiàng)工作引起高度的。

1.2制度執(zhí)行不到位

有些單位雖然制定了檔案管理制度，但是在執(zhí)行的過程中缺乏嚴(yán)格的監(jiān)督和管理力度，這將會(huì)造成各項(xiàng)制度不能夠落實(shí)到位。有些制度缺乏操作性與實(shí)際的情況不相符，相關(guān)的部門沒有根據(jù)實(shí)際的情況不相符，未能及時(shí)的修改，這將會(huì)導(dǎo)致各項(xiàng)制度不能夠有效地執(zhí)行。

1.3管理人員素質(zhì)有待提高

很多的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)就上崗工作，這對(duì)技術(shù)檔案管理工作缺乏專業(yè)的知識(shí)和科學(xué)的管理方法。工作人員的工作能力相對(duì)較弱，管理的水平也不夠高，管理的方式比較落后。有一些工作人員還兼有其他數(shù)項(xiàng)工作，對(duì)于技術(shù)檔案管理工作的投入力度還不足。有一些工作人員認(rèn)為這項(xiàng)工作不需要技術(shù)作為支撐，工作的積極性不高，嚴(yán)重的影響了工作的質(zhì)量和管理的水平。

1.4收集資料不重視

收集資料是建立檔案信息重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在檔案收集的階段，有一些單位沒有制定出嚴(yán)格的的規(guī)定和要求，檔案的收集意識(shí)不夠強(qiáng)，這將會(huì)使技術(shù)檔案建立缺乏嚴(yán)格的管理。也會(huì)造成以后技術(shù)資料不夠完整，甚至有一些資料不真實(shí)的情況，嚴(yán)重的不符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。

1.5履行職責(zé)不到位

各個(gè)部門在完成項(xiàng)目以后不能夠及時(shí)地將各項(xiàng)信息進(jìn)行整理，整理完成后交給檔案室。為了今后查閱的方便，這將是各項(xiàng)技術(shù)檔案資料在各個(gè)部門長期留置的現(xiàn)象。此外，檔案是也不能按照相關(guān)的要求進(jìn)行監(jiān)督和管理，收集整理各項(xiàng)檔案資料，各項(xiàng)管理職責(zé)不能夠落實(shí)到位，這將會(huì)造成技術(shù)檔案建檔是資料不夠完整。

1.6檔案存放條件差

當(dāng)前很多的部門技術(shù)檔案存在留置的現(xiàn)象，多數(shù)部門都是放在各個(gè)項(xiàng)目人員的書櫥內(nèi)，與其他的資料進(jìn)行混合堆放，不能夠進(jìn)行分類的處理，也沒有進(jìn)行防蟲，防塵等保護(hù)措施。這種方式嚴(yán)重的不符合技術(shù)檔案存放的條件。技術(shù)檔案大多數(shù)涉及到單位的機(jī)密信息，如果不能夠進(jìn)行統(tǒng)一的管理，而是有相關(guān)部門的工作人員進(jìn)行處理，會(huì)存在檔案丟失的情況。一旦丟失，可能出現(xiàn)泄密的情況。

二、技術(shù)檔案管理存在問題的解決對(duì)策

2.1加強(qiáng)技術(shù)檔案管理工作的重視

技術(shù)檔案管理工作離不開各個(gè)部門和領(lǐng)導(dǎo)的支持，各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要更加的重視。檔案室的工作人員應(yīng)該主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作的實(shí)際情況，在思想上認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性。將技術(shù)檔案管理工作上升到適應(yīng)單位發(fā)展需求相結(jié)合的高度上來，與其他的部門之間進(jìn)行溝通和交流。同時(shí)還要利用各種適當(dāng)?shù)男问?，加大?duì)檔案管理工作的宣傳，不斷的促進(jìn)這項(xiàng)工作的管理水平。

2.2健全有效可行的管理制度

建立完善的檔案管理制度能夠嚴(yán)格的規(guī)范這項(xiàng)工作的進(jìn)行，健全科學(xué)合理的檔案管理制度是做好技術(shù)檔案管理工作的首要條件。制度的建立應(yīng)該考慮到整個(gè)單位以及各個(gè)部門的實(shí)際情況，結(jié)合工作的特點(diǎn)以及相關(guān)單位發(fā)展的實(shí)際情況，制定出符合實(shí)際操作的各項(xiàng)制度，使技術(shù)檔案管理工作能夠有據(jù)可依。

2.3加強(qiáng)制度的執(zhí)行力度和管理力度

保證制度的有效執(zhí)行需要做好制度的宣傳和培訓(xùn)工作，這樣需對(duì)工作人員進(jìn)行全面的了解，從整體上增加對(duì)檔案管理工作的重視程度。工作人員也要提高責(zé)任意識(shí)，積極主動(dòng)的執(zhí)行各項(xiàng)制度。明確自身的監(jiān)督管理職責(zé)，深入的研究整項(xiàng)工作中落實(shí)不到位的地方。使用日常監(jiān)督和管理方式全面的掌握?qǐng)?zhí)行情況，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)存在的問題，并且根據(jù)實(shí)際的情況和相關(guān)的制度進(jìn)行有效的解決。對(duì)于違反制度的操作要進(jìn)行嚴(yán)格的追究，避免監(jiān)督檢查在制度運(yùn)行中出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象。

2.4提高檔案管理人員的素質(zhì)

技術(shù)檔案管理工作專業(yè)性非常的強(qiáng)，對(duì)于從事這項(xiàng)工作的工作人員要有高度的責(zé)任感。他們也要不斷地提升自身的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能。工作人員還要不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，積極的將先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用到這項(xiàng)管理工作當(dāng)中，及時(shí)的更新管理的理念，優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升自身的綜合素質(zhì)。

2.5健全電子文件的歸檔工作

當(dāng)前，信息技術(shù)應(yīng)用非常的廣泛，電子文件的歸檔工作在檔案管理工作中發(fā)揮著重要的優(yōu)勢。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，健全電子文件的管理。這樣有利于文件的即時(shí)保存，可以為以后修改方案的提供有效的依據(jù)。這種方式能夠有效地降低使用的成本，不斷的提高工作的效率。建立電子文件能夠改變傳統(tǒng)的檔案管理的方式，這也有利于降低工作人員的工作量，不斷的提高技術(shù)檔案管理工作的水平。

【結(jié)束語】技術(shù)管理檔案工作是一項(xiàng)非常重要性的基礎(chǔ)工作，只有不斷的完善和改進(jìn)這項(xiàng)工作，才能夠真正的發(fā)揮它的作用。管理人員要改變傳統(tǒng)的管理方式，利用先進(jìn)的技術(shù)，不斷的提高管理的水平。建立技術(shù)檔案段工自動(dòng)化系統(tǒng)，充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源實(shí)現(xiàn)檔案管理的辦公自動(dòng)化，不斷的提高工作的效率，這也有利于各種檔案資料的完整性和真實(shí)性，不斷的提高技術(shù)檔案管理的水平，對(duì)有關(guān)部門的發(fā)展起著重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

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