芻議人勞檔案管理工作創新策略

秦喜萍

摘 要：人事勞資檔案工作者和人事勞資檔案管理部門要仔細考慮的問題就是人事勞資檔案如何更好地發揮其作用和價值。 加快現代化、信息化建設，積極完備人事勞資檔案管理法規，使人事勞資檔案工作更好地為干部隊伍建設服務。

關鍵詞：人事勞資檔案；創新；策略

生產力發展帶來社會進步，社會進步促進制度完善，隨著我國經濟的飛速發展，人才流動日趨活躍，頻繁，使得傳統人事檔案管理變成一項瑣碎而又復雜的事情。在這樣的情況下，建立一套系統而合理的人事勞資檔案管理制度刻不容緩。學校人事檔案記錄了每個教職員工的基本信息資料，入職時間，工作變動時間及原有等個人經歷，很全面的反映著教職工的工作表現及德能勤績，是人事變動及工作考核的重要參考資料。因此，做好人事勞資檔案管理工作尤為重要，它為快速，準確查找人事資料提供有力的幫助。

一、人事勞資檔案管理工作存在問題

人事勞資檔案管理作為管理教職工人事資料的重要的保管員，它有著非常重要的作用。但是在此方面卻存在諸多問題。例如管理制度不夠完善，人事檔案管理的理念還有待提升，這些都是將要面臨要解決的問題。傳統的手工錄入讓我們很多現有檔案資料不夠全面，在日常勞資檔案的補充和更新上也沒有做到及時維護，而做人事勞資檔案管理的工作人員也沒有認識到人事檔案的重要性，工作的積極性和自主性沒有得到發展，還處于被動工作中。隨著社會經濟的飛速發展，工作人員面臨的資料收集范圍也有所改變，收集手段單一，同時檔案管理方式還沒有跟上科技發展的步伐。因此，導致很多人事勞資檔案資料不全，造成資料不能形成系統，做到完整性，連貫性，致使個人的相關技術成果等材料不能歸檔，無法如實反映個人技術能力水平。給相應的檔案收集，檢索，查找，參考利用等方面帶來不必要的麻煩。

二、人事勞資檔案管理改進措施

1、健全并完善管理制度

從大的方面來講，要建立一套合理的人事勞資檔案管理系統。小處著手，就是在人事勞資檔案管理工作中不斷的改進并完善這個系統，讓它真正的為管理工作服務。領導重視，督促并強化人事勞資檔案管理工作，推動工作人員的積極性和自主能動性，建立健全的檔案資料收集，入檔制度，建立檔案管理獎懲制度；人事勞資檔案的查、借閱制度；建立嚴謹的人事勞資檔案使用制度，保證人事勞資檔案材料的安全性和公正性，做到按章辦事，有據可依。

2、強化投資力度

一直以來我們的人事檔案管理還停留在傳統的人工收集和全手工整理，使人事檔案管理工作瑣碎而繁雜，隨著計算機科技日新月異的發展，人事檔案管理工作的信息化進程也是目前面臨的首要問題。但是人事檔案管理信息化不是一蹴而就的。對于檔案管理系統的各項維護，不論是安全保障方面，還是設備技術方面都需要投入一定的資金，以解決設備，人力，技術等方面問題。計算機，掃描儀，打印機等設備，完善的檔案管理數據庫建立及維護，吸收高端檔案管理人才，網絡技術維護人才等也需要投入大量資金，以保證人事檔案管理科技化，信息化進程的加快。

3 、進一步強化培訓工作

有了先進的設備，有了先進的科學的人事檔案管理系統，也需要具有高端科技能力的工作人員來完成。作為人事勞資檔案管理的工作人員不宜頻繁調動崗位，工作頻繁變動勢必造成對管理業務的不熟悉，不精通，這樣給檔案管理工作帶來不必要的麻煩。同時要在生活及工作方面給予關懷和幫助，以調動檔案管理人員的工作積極性。為了使這支隊伍不但相對穩定，而且又充滿生機活力，必然與此同時要適時將能力強、素質好、群眾公認的同志提拔重用，合理地解決他們的職級待遇。建立合理而有效的激勵制度，對于那些長期從事人事檔案管理工作的，在工作中認真負責，具有很高的業務素質的同志予以適當表彰及物質獎勵，提高人事檔案管理工作人員的工作自主能動性。同時，要做好對工作人員做定期專業知識，專業技能，專業素質的培訓工作，使檔案管理工作人員不僅熟練基礎工作，還要不斷學習新的知識，適應電子科技帶來的便捷之處。因為，我們面臨的是高速發展的電子時代，很多工作不能按照傳統的思維方式進行，必須接受新的知識，接受新的方法。同時，在這個知識爆炸，信息爆炸的時代，對于更新知識是一種迫切需求。因此加強檔案管理人員定期培訓，讓工作人員逐步習慣并熟練電子辦公，使用自動化軟件及多媒體手段的管理人事檔案的方式，增強檔案管理工作人員和新設備新技術的磨合，摒棄那些不科學的做法，提高檔案管理重要性的意識。

總的來說，工作人員只有跟上時代發展步伐，提高自身工作素質，更新自己的知識結構，才能把人事勞資檔案管理工作做到至善至美，才能適應科技社會的不斷前進。

4 、推動管理信息化建設步伐

上文曾提到人事檔案管理需要跟隨時代步伐，盡快實現全面信息化。主要是目前，我們的人事勞資檔案管理工作依然主要依賴手工操作，效率低，資料少，不系統，利用率不完全，沒有更好的發揮人事檔案管理的作用。隨著干部人事制度改革和經濟體制改革和日益推進， 人事勞資檔案管理努力實現人事勞資檔案管理現代化，必須適應信息化的要求，利用電子計算機技術實現檔案管理的智能化、標準化及自動化、科學化。

三、檔案材料的利用要制度化

1.制定嚴格的檔案管理制度各單位需制定嚴格的管理制度，確保人事檔案材料在利用過程中的安全。借閱時要根據實際情況制定審批程序、批準權限、借閱范圍和注意事項等，要有記錄。不得出現涂改、抽取、撤換、毀損等影響檔案材料安全的行為。一般情況不能外借，特殊情況需外借要限期歸還，不得擅自轉借他人。因工作原因需取證，履行過審批手續后由管理人員拍照或復印。嚴禁查閱本人和直系親屬的檔案；嚴禁將易燃易爆危險品帶入檔案室；嚴格遵守檔案法和保密制度。

2.提升檔案管理水平現階段人事檔案在干部人事管理工作中的重要作用日漸突出，人員進退流轉的審批程序已從過去由人社部門統一把關，轉換為各級人事主管部門負責審核評定，這就對人事檔案管理工作有了更高的要求。建立健全人事檔案管理工作制度，不斷完善管理體系，把工作職責切實落到實處。工作人員應通過實踐和學習不斷提升業務素質和能力，注重總結和積累，在日積月累做好基礎工作的同時逐漸向檔案信息處理復合性人才過渡，為人事管理工作奠定扎實的基礎。

結束語

更好的促進社會經濟的發展提供更好的服務，為充分發揮單位人才的作用。人事勞資檔案管理就應立足現狀， 加快改革步伐、采取有效措施，提高人事勞資檔案的利用率。

參考文獻：

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