行政事業單位會計如何規范填寫會計憑證摘要

彭寶留

根據《現代漢語詞典》的解釋，摘要意為“摘錄下來的要點”，又稱概要、內容提要。摘要是以提供內容梗概為目的，不加評論和補充解釋，簡明、確切地記述重要內容。可以這樣理解，“摘要”就是擇其精華而記之。會計憑證摘要是會計人員做會計分錄時對經濟業務主要內容的簡要記錄，可以幫助理解會計分錄。會計憑證摘要怎么寫才算規范呢，我將其總結為以下幾點：

一、摘要應與附件保持一致。各單位根據編制崗位的不同及崗位輪換要求，存在多人編制記賬憑證的情況，所有人員力求使用統一格式、統一措辭。這樣使得會計賬簿的摘要體現整體一致性，更重要的是能夠充分發揮計算機查詢系統中“模糊查詢”板塊的功能。在實際工作中，因筆誤、對業務不理解、隱瞞業務真相，都可能導致憑證摘要與附件不一致。如報銷存在“替票”現象時，摘要很容易出現此類問題。會計做賬應該以發票記錄為準，與主要附件保持一致。

二、格式統一。摘要應為完整的主謂賓句式，寫清楚部門、經辦人、經辦事項，如“財務部門李四借差旅費”。憑證摘要的書寫雖不要求做到像會計科目那樣規范標準，但作為會計人員應努力提高自己對經濟業務的表達能力和概括能力，力求使摘要書寫標準化、程式化。

三、簡潔明了。以發電報式的精煉語言把意思表達完整。“簡潔”的量化標準是每條摘要力爭控制在15個字以內，“明了”則是指不能出現歧義。譬如，宣傳部門李三借款購買文體器材，就不能寫為“宣傳部門李三借款”，這會讓人誤解為“李三個人借款”，正確的寫法是“宣傳部門李三借購文體器材款”。

四、一事一記。現行的借貸記賬法和會計基礎工作規范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下多借多貸樣式的分錄。對于一借多貸、多借一貸、多借多貸的分錄，應分別撰寫摘要，不能一條摘要管到底。目前被廣泛使用的會計電算化軟件，一般都具有“修改摘要”的功能，為準確編寫記賬憑證摘要提供了條件。

五、對于反復發生的經濟事項需注明時間。如“代扣2019年1月電費代扣”。這樣記錄的目的是防止發生漏記、重記，且便于查賬。收到上級部門撥入某月經費；交納某月水費、電費、電話費、各項保險金、個人所得稅等。在摘要中務必注明經濟業務所屬的時間。不僅有效防止發生漏記、重記的可能，而且便于單位問的賬務查詢。

六、對于頻繁發生的采購等經濟事項，有必要注明數量。如“財務部門采購聯想電腦2臺”。這樣做注明后可以不用翻閱后面原始憑據就能做統計分析。無須去檢查每張記賬憑證后所附原始憑證，費時費力，只要使用查詢系統“科目查詢”板塊，所需數據躍然屏幕，起到事半功倍的效果。

七、更正會計分錄時，摘要應說明原錯誤憑證的憑證號。根據《△計基礎工作規范》規定：已經登記入帳的記帳憑證，在當年內發現填寫錯誤時，可以用紅字填寫一張與原內容相同的記帳憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，同時再用藍字重新填制一張正確的記帳憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。對只有金額錯誤的會計分錄，在編制調整數字差額憑證時摘要為“調整某月某日某號憑證”。跨年訂正的，摘要應加上“某年”。如“更改2018年12月份第350號憑證”。如更正錯賬時沒有原始憑證或附件，摘要應寫明沖賬原因或業務內容，如“更正xx號憑證錯賬：沖減固定資產基金金額錯記”。

總之，會計工作在講究宏觀控制的同時，也要重視微觀管理，會計摘要的編寫雖然只是整個會計工作中的一個小小環節，但是它卻在會計工作向著更加科學化、規范化管理的進程中發揮著極其重要的作用。