在檔案管理過程中二維條碼技術的應用

郄君　李顏鑫

摘?要：隨著科學技術的發展，現代檔案管理的信息化、智能化水平越來越高。在檔案管理過程中，引入二維條碼技術，有效的改變了傳統檔案管理過程中工作量大，控制管理效率低下等問題。本文簡單闡述了二維條碼技術，并對其在檔案管理中的實際應用展開了分析，為相關工作者提供參考借鑒。

關鍵詞：檔案管理;二維條碼技術;應用

1 緒論

隨著時代的發展，各類信息呈現爆炸式增長。對于檔案管理工作而言，所需管理的檔案數量也與日俱增，相關工作人員出現錯誤的幾率也大大增加，導致檔案管理工作者工作效率和工作質量都每況愈下。采用二維條碼技術，解決了人工檔案管理過程中差錯率較高的問題，也提高了檔案管理的工作效率。因此，研究分析二維條碼技術在檔案管理中的應用具有重要的現實意義。

2 二維條碼技術的概述

在進行二維條碼設計時，其結構可以從橫向和縱向兩個方向來實現目標數據信息的表達。相比較一維條碼，二維條碼實現了數據信息的進一步優化，實現了以信息符合為信息存儲的載體，大大提高了信息的儲存量、準確度和精準度。在檔案管理過程中，引入二維條碼技術，只需要將和檔案本身相關的信息堆積在一個面積較小的方框內，一方面降低了檔案信息化管理的成本，也提高了檔案管理的效率，備受檔案管理人員的歡迎。此外，由于二維條碼本身的存儲空間相對一維條碼較大，所存儲的信息也較多，在采用識讀器進行讀取時，可能存在一定的不變。因此，二維條碼大多應用于以件為單位的文檔。

3 檔案管理中二維碼技術的實現模型

在檔案管理中，首先將檔案相關的數據、紙張以及電子文件等內容進行封裝，然后采用現代化的處理手段，對其進行檢測、分析，最后利用掃描儀將其設計成二維條碼結構。二維碼的信息在生成之后，無法進行更改，而元數據的內容在不斷的傳遞、應用過程中，也可能會出現比較嚴重的增加或者變更現象。如果檔案中的紙質文件流轉到新部門時，新部門可以結合元數據的實際情況，對新增或者變更的信息再次轉換成二維條碼，并張貼在紙質文件上，實現信息的更新。

4 二維條碼技術在檔案管理中的應用

4.1 存儲格式

檔案管理過程中，在進行信息存儲過程中，具有多樣性的特點，這種特性導致信息存在較大的丟失風險。例如：檔案管理人員在進行檔案信息存儲時，本身的工作責任心較低，如果不能嚴格按照檔案管理的標準要求和流程操作，導致部分檔案信息出現丟失，而這些內容又無法進行更改，會給企業帶來不可挽回的重大損失。因此，相關工作者在進行檔案存儲過程中，無論選擇哪種檔案形式，都應當確保存儲格式的長期性。

4.2 規范操作標準

與傳統的檔案管理不溝通，二維條碼技術對檔案管理人員的現代化技能要求較高，且在進行信息存儲時，需要結合檔案信息的具體情況，選擇相對應的存儲格式。因此，必須制定行之有效的檔案管理制度，如《檔案工作人員操作規范手冊》、《檔案工作管理制度》等，利用制度來約束檔案管理人員行為，督促其做好本職工作，靈活的運用二維條碼技術。

此外，在應用二維條碼技術過程中，除了遵循相關的標準規范之外，還應注意以下兩個原則：

（1）通用性原則：利用二維條碼技術本身的優勢，在檔案整理過程中，實現對大量信息資料的整合。

（2）使用原則：任何技術在應用過程中，都具有兩面性。二維條碼技術也不例外，在實際應用階段，相關工作者應充分了解該技術的優勢和缺點，合理的應用該項技術，以提高檔案管理的效率和便利性。

4.3 對檔案管理系統進行完善

在檔案管理過程中，二維條碼在應用時，必須對現有的檔案管理系統進行升級，實現兩者的有效融合。尤其是識讀技術的完善，應著重注意以下幾個方面的內容：

（1）測試平臺建立：檔案管理部門所管理的各種文件數據，都對企業而言屬于非常重要的信息，如果這些信息存儲的軟件和硬件出現問題，后果將不堪設想。因此，必須通過測試平臺，對檔案管理過程中所有使用的軟件、硬件進行測試，只有通過測試平臺的測試，確保其符合二維條碼的應用，才能進入市場投入使用。

（2）文檔一體化系統的設計工作：為了充分發揮二維條碼技術的作用，必須對文檔一體化系統進行不斷的完善，一方面利用二維條碼的生成技術，將所有的電子文檔轉換成PDF格式，并與相關的著錄信息轉換成二維條碼，從而生成帶有二維條碼的正式紙質文件。另外一方面利用二維條碼的識讀技術，對電子文件及相關的著錄信息進行自動采集，降低相關工作者的工作量，提高檔案管理的工作效率和質量。實現對原文件信息的“改良”。

5 結語

綜上所述，近年來，在檔案管理過程中，傳統的檔案管理模式已經嚴重影響檔案管理的質量和效率，限制了檔案管理的現代化發展。二維條碼技術的應用，大大提高了檔案管理的效率，提高了檔案管理的質量。因此，相關工作者應靈活的運用該項技術，不斷提高自身的專業水平，推動我國檔案管理的現代化、信息化發展。

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