電子檔案的優劣勢研究

秦偉

摘要：隨著計算機信息技術的發展和推廣，電子檔案不斷普及，與傳統紙質檔案相比，有著許多傳統紙質檔案無法比擬的優勢，同時也存在著一定的弊端需要注意和解決。電子檔案的優劣勢成為一項值得檔案從業人員深入研究的課題。

關鍵詞：電子檔案；優勢；問題；研究

一、電子檔案的概念

電子檔案，是指通過電子介質存儲的檔案信息，與傳統紙質檔案相對應，電子檔案是相互關聯的電子數據和圖像文件集合。電子檔案的存儲主要以磁盤、光盤、移動存儲等介質為主，在當今云計算時代，電子檔案也可以采用云存儲方式，這樣，電子檔案文件既可以存儲在硬盤、光盤等物理介質中，也可以存儲在云端的網絡空間。

二、電子檔案的優勢

（一）信息傳遞性好

計算機網絡方便了人與人之間的溝通，把世界上不同國度、不同角落從事各類活動的人聯系在一起。電子檔案的良好傳遞性，解決了以往紙質檔案不方便傳遞的問題，使檔案信息的傳遞不再受紙質檔案“孤本”的限制。電子檔案信息通過網絡既可單向傳播，也可多向分散傳播。電子檔案信息文件成為傳播信息的重要渠道，各類電子信息，包靠檔案信息都可以通過電子文件公布出來，很短時間內便可傳遞到世界上的任何地方，不會受到空間距離的限制。

（二）環保經濟性好

隨著國家對環境保護重視程度的不斷提高，電子檔案信息較于傳統紙質檔案更具環保性。檔案的調閱者可以直接在電子終端上閱讀檔案文件，而不必在紙張上閱讀，這樣對紙張的消耗量少了。電子檔案系統建成后，電子檔案的存儲成本非常低，使電子檔案管理的發展更經濟和環保。而有些檔案利用的頻率并不是很多，在這種情況下利用電子檔案系統進行存儲可以節省大量紙張，也節省了保存紙質文件的空間。同時，電子檔案的普及也降低了檔案從業人員的工作量，檔案工作人員不必再耗費大量的時間和精力對紙質檔案進行拆釘、裝訂和搬運傳播。因為電子檔案文件可以無消耗的被重復利用，也避免了對紙質檔案進行保護、避免磨損的問題。

（三）保護原件性

將檔案電子化在網絡計算機的環境下以電子信息的形式提供檔案給檔案調閱者，因為電子檔案的重復利用是無損耗的，所以并不存在著重復利用會使電子文件損耗、老化的現象，使檔案的原件不會受損，如此一來電子檔案的利用很好的保護了檔案原件。在此環境下，電子檔案文件的保護原件性遠遠優越于其他形式載體的文件。紙質載體上的信息會隨著利用次數的增加，紙張載體會越來越損耗，字跡也越來越老化，紙質檔案的原件就很容易受到損失和破壞，但電子檔案卻與紙質檔案不同，不論電子檔案被復制、打印，檔案的文件內容都不會受到損傷，不會對正常的電子檔案的壽命產生任何影響。

三、電子檔案存在的弊端

（一）電子檔案的安全性。電子檔案的存在形式決定了電子檔案在安全性上比傳統紙質檔案存在劣勢。隨著計算機技術的普及，一些不法份子利用非法技術侵襲保存檔案的計算機，計算機中的電子檔案很容易就會被竊取，從而導致電子檔案信息，特別是一些有保密性檔案的信息泄露。所以存儲電子檔案的計算機需要很強的保護措施，包括要注意物理安全、設置高效殺毒程序和網絡防火墻等方面。另外，電子檔案會涉及檔案擁有者的權益方面問題，如檔案文件的公布權、利用者的信息權、文件內容涉及的隱私權等，存在不經所有人授權就拷貝給他人使用的情況。

（二）電子檔案查閱的局限性。電子檔案的閱讀和調取必須通過電子終端設備，這就造成了電子檔案的查閱存在局限性，對于沒有電子終端設備的地方就無法對電子檔案進行查閱。電子檔案的這個特點對比紙質檔案存在明顯劣勢，紙質檔案適合在較廣泛的環境以廣泛的方式閱讀，無需借助任何特殊設備，方便利用者的閱讀，從這一點看，紙質檔案擁有電子檔案不可替代的優勢。

（三）電子檔案的不穩定性。電子檔案在利用過程中，由于各些原因其信息內容及載體是不穩定的。電子檔案的局限性表現在信息利用過程中，其信息內容是很容易被修改和被破壞的。而紙質檔案是不易被修改的，就算被進行任何修正和篡改也會很容易的識別出來。這些對電子檔案而言，如要修改電子檔案中的內容不僅十分方便，而且也不會留下任何痕跡，對電子檔案的修改可以說是垂手可得又不會留下任何蛛絲馬跡。保存在計算機中的電子檔案會因計算機設備故障，造成電子檔案內容被破壞。電子檔案的載體在保管時也會無意或有意的受到損壞，保存電子檔案的載體，包括u盤、光盤、磁盤一旦收到外界物理損害或強磁的干擾，都會導致檔案內容的丟失和損壞。檔案的本質屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點，容易對電子檔案的原始性產生懷疑。

四、結語

電子檔案的利用與紙質檔案的利用都有各自的優勢和劣勢，二者可以根據各自特點相輔相成、優勢互補，雖然電子檔案的利用有很多優點，但在當今計算機網絡不斷發展的情況下給電子檔案的傳遞和利用帶來方便的同時，也帶來了諸如檔案信息丟失、破壞、泄密等問題。為避免出現各類問題，需在電子檔案利用中制定嚴格的電子檔案使用制度，提高檔案從業人員電子檔案安全保護意識，加強電子檔案信息安全利用的研究和開發。紙質檔案也擁有電子檔案所沒有的優勢特點，但也存在不方便傳播、容易損壞等問題。在檔案工作不斷發展進步的狀況下，紙質檔案和電子檔案都具有十分重要的作用。目前，最佳解決方案就是紙質檔案和電子檔案共同存在，可將需要保存的紙質檔案在進行歸檔保存的同時，也將此紙質檔案以電子檔案的形式進行保存，日常檔案的調閱以電子檔案為主。這樣，紙質檔案和電子檔案互為備份，解決了檔案損壞和丟失的問題，同時也提高了檔案的可傳播性。