對新形勢背景下水利工程檔案管理工作的分析

李學艷

摘要：檔案信息在我國水利工程管理與建設工作中占據核心地位，科學地收集、利用與管理檔案資料，可推動水利事業更快發展。新形勢背景下，水利工程檔案管理逐漸向信息化、智能化的方向發展，但是，其管理體系及管理模式仍需要進一步調整，這是水利工程檔案管理迎合水利工程系統設計、方案規劃、施工管理的必然需求。因此，水利部門應充分了解檔案管理工作的重要性，并主動制定有效的管理措施，努力優化管理成效。本文立足新時代背景，探討了轉變水利工程檔案管理方式的必要性，分析了有利條件及不利因素，提出了水利工程檔案管理方式轉變的路徑。

關鍵詞：新形勢；水利工程；檔案管理；分析

引言：

隨著水利事業與社會經濟的快速發展，水利工程檔案的管理工作也面臨新情況與新特點，這就需要檔案管理人員大膽創新傳統的管理方式，以便更好地符合新時期的管理需求。

同時，在科學技術飛速發展的時代，面對新形勢、新任務，如何實現水利工程檔案管理由傳統方式向現代方式轉變，這是水利工程檔案管理面臨的一個重要問題。因此，本文就新形勢下創新水利工程檔案管理的途徑，進行了深入的探究。

一、新形勢背景下水利工程檔案管理的現狀分析

新形勢背景下的檔案管理工作調整與落實，其側重點是對現有文件進行收集與整理，并沒有從信息化技術應用、專業化管理、信息資源分類的角度進行維度化管理，進而出現水利工程檔案管理不全面、文件信息丟失的情況。現有水利工程檔案管理仍然存在資料分類劃分不明確、檔案存儲安全系數不高的情況。雖然承包單位注意到新形勢背景下的信息資源利用，但是，水利工程檔案的信息收集、整理、采集及存儲等方面仍然缺少相應的配套管理方案，直接影響水利工程的資料信息應用。

二、影響檔案管理方式轉變的因素

1.有利因素

首先，信息技術的快速發展為水利工程檔案管理方式的轉變提供了技術支撐。水利工程檔案管理可以利用云計算、大數據等信息技術，建立適應水利工程發展需要的檔案信息管理平臺，縮短從歸檔存儲部門至用戶終端的時間和人力成本，可以極大提高文件查詢使用效率。其次，當前水利工作的快速發展也為水利工程檔案管理方式轉變提供了有利時機。近年來，國家做出一系列頂層設計全力推進水利現代化建設，對水利工作的資金投入也呈現逐年增加的趨勢，應搶抓機遇，積極爭取財政支持，引進技術人才和現代化管理系統設施，實現信息化管理。

2.不利因素

主要體現在分管領導抓檔案管理工作的力度不大，檔案室被當成擺設、信息化制度不健全、經費保障不足；工作人員較少，經常會臨時調整，而且欠缺計算機操作技能，對移交后的文件難以進行信息化處理。還有會出現檔案資料信息利用率降低的情況，其關鍵性的問題是水利工程檔案管理標準不完善，并沒有針對檔案信息的不同環節、信息不同存在方式、應用方式等方面進行專項管理標準制定，直接影響水利工程檔案信息的管理質量。水利建設管理部門對檔案管理工作不夠重視。在水利工程施工管理過程中，長期以來存在忽視檔案管理的問題，許多部門不能遵循把檔案管理工作貫穿始終的原則，無法及時收集到準確的文件信息。經常被當作臨時工作來應對檢查或者竣工驗收需要，造成檔案資料收集不細致、不齊全、分類歸檔不規范，不利于用戶全面掌握項目情況。

三、創新檔案管理機制

創新傳統的水利工程檔案管理機制，是提高新形勢下水利工程檔案管理成效的有效保障。在實際的創新檔案管理機制的過程中，需要做好以下幾點。

1.堅持分級管理與統一領導原則

水利工程各個參建企業應安排分管領導直接負責檔案管理工作，構建完善的責任制度。逐漸健全水利工程檔案行政主管機構以領導為主體、其他各方積極參與的水利工程檔案管理工作機制，以保證密切配合、各盡其職、明確分工，從而全面激發與彰顯檔案管理人員的才能，為水利工程檔案管理工作負起責任、承擔義務。

2.水利工程建設企業應全面落實法規制度

水利工程建設企業應全面落實《水利檔案工作規定》《檔案法》等法規制度，結合工程具體特點，依據自身條件，構建出一套完善的檔案保密、查詢借閱、歸檔保管的崗位責任制，使檔案管理工作者都能明確自身的義務與職責，把檔案管理效果當成考核個人工作情況的主要依據，并依據考核結果實施恰當的獎勵與懲罰，從而提高檔案管理人員的責任感，激發他們的工作熱情。

四、優化水利工程檔案管理工作的措施

1.優化檔案利用體系

水利工程開展檔案管理工作的主要目的是有效利用檔案資料，以促進水利事業的快速、健康發展。在實際優化水利檔案利用體系的過程中，應做好以下幾點。

1.1提高檔案資料的數字化程度各級水利機構應將建設數字檔案室納入信息化建設規劃中，努力從財力、物力與人力方面統籌安排，以逐漸提高水利工程檔案信息存數的網絡化與數字化，各個部門的檔案管理人員應努力提高工程資料的數字化程度，為檔案資料使用人員提供方便。

1.2推動檔子信息的網絡共享程度縣以上級別的水利機構應借助現有的信息傳輸平臺與網絡，努力提高檔案信息的共享程度，構建地區或地方水利工程檔案系統，激勵檔案室將可公開的信息、檔案上傳到網絡上，使檔案使用者可遠程使用。

3.提高收集與整理檔案資料的力度

各級水利機構應將水利工程檔案管理及其他工作提高到同等地位進行統一設計、規劃與落實，成立分級的專項管理小組，以保證檔案工作與工程建設活動同步開展，盡可能將搜集資料的范圍等同于工程施工范圍。

4.健全歸檔制度

只要是歸檔的材料文件，不管是錄像、錄音、視頻還是電子文件，在竣工驗收過程中都應及時移交給水利部門或項目辦，所有人和部門不得拒絕歸檔或據為己有。針對丟失或損毀檔案的，應及時補救并嚴肅處理相關責任人。

5.培訓管理及工作人員

利用培訓體系的構建，對檔案管理人員的工作態度、工作方式、信息化技術應用等方面進行培訓，以提高檔案管理人員本身工作能力的方式，推動信息化數據庫的建設。另外，需要利用獎勵機制與約束制度，對檔案管理人員的信息收集方式、信息整理速度、信息化技術應用質量等方面進行專項管理，再者就是人性化與約束化的管理落實，需要對不同的檔案信息進行針對性分析，充分考慮檔案信息整理、存儲的工作量，以此實現人性化管理的落實。最后，水利工程檔案信息的管理工作，需要根據檔案信息化數據庫構建、工作特性進行制度落實，以此確保檔案信息資源全面、準確及有效。

6.檔案信息管理體系

檔案信息管理制度注重紙質檔案管理的基礎上，對檔案信息的網絡存檔、信息篩查等方面進行綜合籌劃，這對水利工程的檔案信息整理、應用等方面的優化有積極作用。需要針對不同的施工環節進行信息資源分類與整理，并明確信息化檔案庫的管理方向，對推動檔案信息管理及資料信息應用有積極作用。

結語：

總之，在新形勢下，水利工程管理部門應依據新時期的新特點與新情況有針對性地創新水利工程檔案管理方法與措施，逐漸提高檔案工作的先進性、完整性與高效性，最終為水利工程檔案信息使用價值的提升奠定基礎。希望通過對檔案管理體系的設計與分析，能夠為同行業人員的管理創新、管理效果優化提供略微幫助。