試論電子公文檔案安全管理

李開燕 申坤

摘 要：隨著互聯網信息技術的快速發(fā)展，電子公文在黨政機關和社會組織中得到廣泛運用，電子公文的歸檔管理越來越重要，其安全管理也需要不斷加強。本文比較了電子公文檔案同紙質公文檔案管理的區(qū)別，剖析了電子公文檔案管理存在的問題，并針對性提出了實現電子公文檔案安全管理的對策建議。

關鍵詞：電子公文;檔案;安全管理

一、電子公文檔案概述

電子公文就是電子化的正式公務文書，而電子公文檔案就是根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》，利用先進的計算機和信息技術，對電子公文進行收集整理、立卷歸檔而形成的電子數據檔案。

電子公文檔案管理與紙質公文檔案管理有四點不同：一是歸檔時間不同。電子公文通過電子公文信息系統(tǒng)在線上流轉，歸檔時間具有即時性，紙質公文歸檔時間半年或者一年才歸檔;二是歸檔方式不同。電子公文歸檔流程更加復雜，歸檔過程中隨時需要對電子公文的相關信息進行核對，紙質公文歸檔只需按規(guī)定流程操作即可;三是管理方式不同。電子公文到電子公文檔案的管理還需要建立電子檔案數據庫各種環(huán)節(jié)，紙質公文檔案的歸檔主要依靠手工作業(yè);四是查詢利用方式不同。電子公文檔案查詢利用比較便捷，紙質公文檔案查詢需要到檔案室（館）現場查閱紙質件。[1]

二、電子公文檔案管理存在的問題分析

（一）黑客病毒問題

21世紀是信息化時代，“互聯網+”已然快速發(fā)展成為一種新的經濟形態(tài)，極大地提高了工作效率。[2]同時，互聯網也為黑客攻擊、病毒傳播提供了平臺和媒介，用戶的文件數據、個人信息、內部資料等重要信息被木馬病毒悄無聲息地竊取。更為嚴重的是，信息系統(tǒng)完全可能被劫持，不受用戶的控制，給用戶造成重大損失。頻頻發(fā)生的病毒感染、黑客入侵，給電子公文檔案管理敲響了警鐘。如果重要電子公文檔案遭到黑客攻擊或者病毒感染，造成文件被截留、刪除、篡改、偽造，可能給黨政機關、社會組織帶來很大的負面影響，甚至造成運轉不暢或混亂。

（二）設備落后問題

電子公文檔案同各種計算機信息系統(tǒng)有著密不可分的聯系，各種信息設備是電子公文檔案安全管理的基礎性載體。目前，部分黨政機關、社會組織因經費不足等因素的限制，儲存和管理電子公文檔案的設備比較落后，采取的技術手段也滿足不了安全管理的要求，有的甚至沒有存放電子公文檔案的專用計算機，未經任何處理就將電子公文檔案直接儲存在普通的接入互聯網的計算機里，這給檔案管理帶來了極大的安全風險和隱患。

（三）檔案管理人員能力素質問題

檔案管理工作兼具專業(yè)性和技術性，此項工作不是每個人都能干好的，需要具有一定知識結構、能力素質和職業(yè)素養(yǎng)的專門技術人才來從事此項工作，特別是從事電子公文檔案管理的工作人員，更應具備這些素質和能力。但是，在實際工作中，檔案管理崗位常常被邊緣化，工作能力較差的人員往往被安排從事檔案管理工作，他們缺乏檔案管理的相關知識和技能，難以按標準完成檔案管理工作任務;他們缺乏做好電子公文檔案管理的使命感、責任心，思想上不重視，認為檔案管理是一項可有可無的工作，干得再多也出不了彩，得過且過，檔案管理效果自然不佳。[3]

三、實現電子公文檔案安全管理的對策建議

（一）增強做好電子公文檔案管理的責任感

檔案管理工作是黨和國家事業(yè)不可或缺的重要組成部分，做好電子公文檔案管理更是責任重大、使命光榮。[4]因此，各級檔案管理部門和檔案管理人員必須高度重視，自覺增強做好電子公文檔案管理的責任感和使命感。

（二）在電子公文檔案管理中運用先進技術和管理方法

與紙質公文不同，電子公文歸檔管理對存儲條件要求較高，并且隨著科技的發(fā)展進步，電子公文檔案管理對技術設備的要求也在不斷發(fā)生著變化，這就需要根據電子公文歸檔的實際工作需要，主動研究新情況、力爭取得新的突破。在檔案管理工作中，認真研究新問題，積極引進和運用科學的管理方法和先進的技術，解決電子公文檔案安全、保真、保密和長期保存等突出問題，確保電子公文檔案能夠安全、便捷和有效利用。

（三）配齊配強電子公文檔案管理人員

檔案管理的效果最終取決于檔案管理人員，做好電子公文檔案管理工作關鍵在人。一方面，加強引進和選配力度。從高等院校引進檔案管理專業(yè)人才，專門從事電子公文檔案管理工作;也可以把知識結構完整、能力素質突出、職業(yè)素養(yǎng)較高的同志調配到電子公文檔案管理崗位上來，做到人盡其用。另一方面，加大教育培訓力度。通過選派檔案管理人員定期參加專業(yè)培訓，更新專業(yè)知識，提升專業(yè)技能;鼓勵檔案管理人員加強自我學習，不斷豐富知識結構、提升職業(yè)素養(yǎng)，以滿足互聯網信息技術條件下電子公文檔案管理工作的需要。

四、總結

電子公文廣泛運用，極大提高了工作的效率和便捷性，電子公文檔案的安全管理卻面臨諸多問題，檔案管理者需要不斷強化安全意識，增強責任感，引進運用先進技術和管理方法，配齊培強檔案管理人員，做好歸檔和管理工作，確保電子公文檔案信息資源真實、規(guī)范、完整，并且得到科學和有效利用。

參考文獻：

[1]牛龍嬌.新時期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考[J].辦公室業(yè)務，2018，10：78.

[2]解麗平.以科學發(fā)展觀為指導 全面推進保山檔案事業(yè)又好又快發(fā)展[J].云南檔案，2009，04：006.

[3]樸男淑，供電企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設[J].經營管理者，2016，4：66-67.

[4]鄒彬，李軍.圖書館檔案管理的意義和有效途徑探索[J].科學之友，2013，2：52-53.