淺談數據化在人事檔案管理的應用

摘要：隨著時代的進步，科技也在不斷地發展，大數據時代逐漸的進入了我們的日常生活與工作中來。隨著數據化的不斷引進，極大地方便了我們的日常生活，以及工作中的各種需求。與此同時，越來越多的檔案信息被不斷的數據化存放在相應的數據庫中。檔案信息是記錄人們生活中所發生過的各種點點滴滴的記錄冊，檔案信息的數據化，極大的方便了我們在生活中對檔案的查閱以及修改等工作。本文中將以數據化在人事檔案管理中的應用進行數據化的探討。

關鍵詞：數據化；人事檔案管理；大數據；辦公軟件

1 人事檔案管理數據化建設的現狀

人事檔案一般負責保存記錄人一生的各種大小事情，從小學高中等到畢業院校信息到一生中獲得的相關榮譽以及獎項均記錄在案。對于人事檔案的管理一直以來都采用了紙質檔案的管理模式，對于紙質檔案的管理模式，在某一方面對于工作人員的工作量需求較大，另一方面紙質版檔案更新以及修改等較為繁瑣。所以為了減少工作人員工作量，以及使人事檔案的修改等更加便捷。人事檔案也逐漸的采取了數據化的管理模式。

（1）由于人事檔案中記錄的東西大都屬于一些機密性較高的文件，所以其數據化的建設相對較差。并且在數據化的過程中由于缺少國家的有力支持，我國的數據庫相關軟件均是各個公司獨立研發的，所以在人事檔案數據化的管理過程中會出現許多的不兼容現象，這無疑也導致了人事檔案管理數據化的滯后。并且由于市面上所流傳的數據庫軟件有很多都是國外企業編程的，所以很多人并不能熟練地運用，此外，由于人事檔案的機密性極高，所以在進行數據化之前必須要對相關軟件的安全性進行詳細的檢測，以防出現底層的編碼漏洞或是硬件級漏洞，這都會造成相關文件的丟失對于我們來說損失是不可估量的。并且，在我國目前的形式下，不同的單位對于人事檔案的用途均不同，這也造成了人事檔案數據化管理的限制。

（2）人事檔案數據化管理方式相對落后。隨著目前科技的不斷更新，U盤等實體化的存儲設備已經在逐漸的被淘汰，新型的云盤開始盛行。相比較于曾經的U盤等實體化存儲設備，云盤的存儲速度和網速直接掛鉤，若是上傳速度足夠快的話甚至可以比的上usb3.0設備的存儲速度。此外，云盤還有遠超U盤的存儲空間以及不必貼身攜帶等多種益處。現如今我國的人事檔案數據的主要存儲方式還是移動硬盤或是大空間的U盤等進行存儲，這無疑是落后的。為了使得用戶可以更加方便快捷的查找所需資料，我們應當對于人事檔案建立專門的數據庫管理模式，并將其分門別類的進行匯總整理。數據庫式的管理模式既可以方便用戶對于相關信息的查找，也可以防止數據的丟失，這無疑是一舉兩得的。

2 人事檔案管理數據化的必要性

（1）隨著時代的發展，人事檔案數據化已經成為了必須的工作。現如今無論是升學，或是單位之間的調任，都需要人事檔案進行相關的調度。所以為了方便各個部門更好的進行工作，人事檔案管理的數據化已成為必然。隨著人事檔案管理的數據化，檔案之間的調動也變得更加的方便輕松，此外對于一些獲得表彰或是榮耀的人，我們也可以及時的對其檔案進行相關的更改。同時，我們也可以對于人事檔案的信息更加規范的進行整合與管理，對于之前的一些在人事檔案中資料不全的人們，我們也可以對他們開放相應的端口使他們可以將檔案資料補充完整。

（2）人事檔案管理數據化是信息規范的必要條件。在以前的人事檔案整理過程中由于沒有相關的人事檔案管理條例，以及由于各地的政策不同，所以對于人事檔案中的內容有很大的偏差。為了更好的管理人事檔案，并且規范人事檔案中的內容，我們需要對于現有的人事檔案進行數據化的管理，對于其中的檔案進行相關的整改，對于信息不全的檔案進行填補。這樣不但方便了我們日常對于檔案中相關資料的查找，同時也方便了有關部門的管理工作的實施。

（3）人事檔案數據化管理模式的建立是現代化辦公手段的需要。隨著科技的發展，現代化的設備已經已經逐漸的進入了各行各業。為了保證人事檔案資料的共享性，以及減少人工工作量，人事檔案數據化管理模式已經變得必不可少。人事檔案數據化的管理模式，極高的利用了現代化的設備，充分的實現了資源的共享，同時也極大的提高了工作人員的辦公效率。

3 人事檔案管理數據化建設的目標

（1）對于人事檔案數據化管理模式的建立，首先要完成的就是完整性以及共享性。對于人事檔案信息，我們必須要保證的就是其相關信息的完整，再此之前可能由于種種原因而導致某些人的人事檔案中的信息并不完整，在進行人事檔案數據化管理的同時我們需要對所有人的相關信息進行核查并進行補齊。在保證了信息完整性的同時我們還應該確保信息的共享性，我們需要保證相關的領導及有關部門，可以隨時隨地的查看相關的人事檔案，以方便他們識人用人的準確性。

（2）對于人事檔案數據化管理模式的建立，我們除了要保證其完整性以及共享性外，還需要對其的安全性進行相關的考察。由于人事檔案中記錄了人們一生中大大小小的事情，所以有些屬于機密的事情必須要進行相關的保密措施。為了保證檔案數據的安全性，首先我們應當加強數據庫防火墻的建設，此外我們還需要安排定期的值守人員對于數據庫的安全提供相應的保證。除了對于人為危害的防護，我們還需要對“自然災害”進行相關的防護。首先我們應當定期對于數據庫中所有的數據進行備份，以防止由于軟件或是系統的問題而導致相關文件的丟失。此外，我們還應該定期對于數據庫進行維護，同時我們還應該規范的使用數據庫。只有這樣才能保證人事檔案數據化管理模式的安全性。

4 小結

人事檔案的管理工作無論在公司或是機關都是極為極為重要的，數據化管理模式的引入，不但方便了相關信息的管理，而且減少了相應的人工成本，同時也可以更好的規范人事檔案的管理工作。但在人事檔案數據化的模式下除了需要保證對于信息的完整性以及共享性，也需要重視信息的安全性。

參考文獻：

[1]趙漪.新時期人事檔案管理信息化建設分析[J].才智，2014（27）：315.

[2]陳智芬.高校人事檔案管理數據化芻議[J].學理論，2013（12）：191192.

作者簡介：胡蓉（1984），女，漢族，云南人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。