計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用淺述

艾雙雙 劉宣華

摘? ? 要：隨著信息技術的發展，社會中各行各業都開始利用計算機處理信息，其中信息處理的內容包括信息的傳輸、整理和收集。當前我國的經濟發展非常快，人們需要處理的信息量也不斷增加，傳統的信息處理技術已無法滿足當前的信息處理需求，必須要尋求效率更高的信息處理技術才能滿足人們的需求。計算機技術的發展推動了信息處理技術的發展，同時，也極大提高了企業的辦公效率，目前辦公自動化系統已逐漸成為了企業辦公的主要工具和手段。企業為了能夠有效管理信息開始大量應用辦公自動化系統，通過計算機處理技術可以加強單位的管理組織結構、各部門之間的協調能力等，同時，也可以提高辦公的效率。目前企業的工作效率不斷提高的原因正是計算機網絡技術的普及和發展，其不但改變了人們的生產和生活的方式，還提高了企業的工作效率，計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用效果極佳。應大力在企業中推行辦公自動化系統，方便企業從底層到高層的管理，不斷為企業增加利潤。

關鍵詞：計算機信息處理技術;辦公自動化;應用

1? 前言

隨著計算機信息技術的發展，辦公自動化已成為一種發展趨勢，在企業中推行辦公自動化不但能夠高效處理企業中的問題，還能夠極大加強企業各部門之間的交流。隨著企業的信息量越來越大，計算機信息技術在辦公自動化中的應用越來越廣泛，每個企業在未來都應建立和完善自己的信息化管理系統，這樣才能不斷幫助企業進行科學合理化的管理，促進企業的飛速發展。因此，目前必須要大力推行現代化的辦公自動化模式，把計算機技術充分應用在辦公自動化中，為企業未來的發展作出更大的貢獻。

2? 辦公室自動化應用計算機處理技術的優勢

2.1? 優化辦公功能

在以往的辦公室環境中，辦公室功能受到時間和空間的限制，造成辦公室工作效率低下。在應用信息處理技術之后，辦公室業務能夠擺脫時間和空間的限制，讓辦公室功能得到優化。在建立了網絡平臺之后，辦公室員工工作效率得到大大提高，借助辦公平臺，員工能夠更快速分享業務文件，對于公司的通知，能夠以更快的速度落實，實現企業運行效率的提升。

2.2? 提高辦公效率

隨著信息時代的來臨，信息成為了企業發展的重要基礎，為了更高效處理信息，企業實時了解行業動態，掌握有效信息的收集能力至關重要。應用信息處理技術，在很大程度上提高了企業信息查詢的效率，企業的文檔都得到有序的管理，整合文檔的效率大大提高，幫助員工從繁重的工作任務中解脫出來，將精力更多的投入辦公業務的拓展和發展上。

2.3? 規范辦公流程

對企業來講，規范企業業務開展流程是現代企業必要環節，有利于增強企業競爭力。通過應用計算機處理技術，能夠提升企業流程規范性。例如，在很多企業中使用OA系統，對企業的流程進行管控，有效提高規范性，保證企業在良好的內部控制下展開業務，規避經營風險。

2.4? 強化辦公責任

在辦公室工作中，辦公責任的明確十分關鍵。在以往的辦公室業務中，企業開展管理活動沒有明確員工職責，在發生問題時，導致員工互相推卸責任。而在信息時代中，計算機處理技術能夠更加公平地分配企業任務，更加明確地劃分責任，還能跟蹤員工任務的完成情況。另外，借助信息處理技術，員工辦公職責得到約束，企業業務都在信息平臺中有據可查，辦公人員無法越權辦公，可以控制經營風險。

3? 計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用范圍

3.1? 文件制作與演示

在辦公室自動化中，信息處理技術應用較為廣泛的一個方面就是制作圖文文件，將各種圖文內容通過幻燈片的方式輸入進去，然后對圖片、文本、表格等內容進行編輯，同時，根據實際需要，在其中增加視頻、聲音等，然后通過計算機播放出來。應用這種軟件的最佳效果就是提升演示效果，增強員工的創造能力。

3.2? 文字處理

在辦公室工作中，常需要處理各種文檔，文字處理軟件是最常用的軟件。通過文字處理軟件能夠將表格、文字、圖片更好結合起來，取得更好的效果。通過軟件的各種各樣的功能，能夠幫助員工以更快的速度完成任務，讓辦公室工作實現自動化。

3.3? 數據處理

在辦公室工作中，常需要處理復雜繁多的數據，應用數據處理軟件，能夠提升處理數據的速度。利用數據處理軟件創建數據庫，為員工工作帶來巨大的幫助。數據得到高效的處理，是辦公室實現自動化的基礎。

4? 計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用措施

4.1? 建設良好的網絡環境

在辦公室自動化中，網絡環境是應用信息處理技術的基礎。企業要更好應用信息處理技術，促進辦公室自動化，必須要重視網絡環境的建設。首先要保證網絡環境的穩定性。在網絡發展過程中，首先需要選擇比較穩定的產品，結合企業實際情況以及發展方向，在企業預算范圍內，選擇性價比最高的網絡應用產品。要保證網絡環境的安全性，只有具備了安全的網絡環境，企業辦公才有了安全保障，需要充分發揮安全網絡環境的積極作用，讓網絡環境推動企業信息化發展。

4.2? 建設企業信息平臺

企業需要建立適合自身發展的信息平臺，從企業實際需求出發，建設具有企業特色的信息平臺。在辦公室自動化中，企業要想應用計算機處理技術，需要具備實用的信息平臺。首先企業需要對運營環節進行深入調研，了解企業自身實際需求。很多企業在信息平臺應用過程中，盲目選擇其他企業的信息平臺，認為其他企業適用的信息平臺，自己也適用，這樣企業在應用信息平臺時，和自身生產運營環節并不適應，導致效率低下或者失誤的出現。因此，在建設信息平臺時，應對企業進行深入調研，了解企業對辦公室自動化的實質需求，滿足企業員工工作時的實際需求，提高辦公效率。其次要對信息化需求進行分析，經過深入調研，企業了解了辦公室自動化的需求，對這些需求進行分析，確定需求的優先順序以及重要程度。在建設信息平臺時，能夠使信息平臺更加合理。在應用信息處理技術時，能夠更加貼合企業實際業務和工作，讓企業在預算范圍內取得最大的效率。

4.3? 保證企業信息的安全性

在企業運轉中，存在很多關于企業生存和發展的重要信息機密，需要管理人員使用各種措施保障信息安全。在應用自動化信息平臺中，需要做好信息安全保護工作，對企業各類機密信息進行保密處理。首先企業要加強對信息平臺的權限管理，例如，對于企業的重要信息，只有少部分人員能夠接觸，這一部分人員利用自己加密的賬號登錄，信息平臺能夠記錄員工對機密信息的操作行為。除此之外，企業要對信息平臺的各個用戶進行定期審核，確定用戶權限的范圍處于合理的范圍之內，避免權限范圍過大，帶給企業信息安全風險，也避免權限范圍過小影響企業運行。其次，企業要做好重要信息的備份工作。做好數據備份是保障企業數據安全的重要途徑。在很多企業管理中，使用異地備份數據的方式對企業重要數據進行備份。例如，安排專門的員工定期對數據安全情況和完整情況進行檢查，一旦發現數據的異常，立刻向上級部門反饋，同時，在信息系統中設置監控程序，對重要數據進行監控，避免出現數據泄露的情況。

5? 結語

綜上所述，本文基于辦公室自動化應用計算機處理技術的優勢，包括優化辦公功能、提高辦公效率、規范辦公流程、強化辦公責任，先闡述了信息處理技術的應用范圍，包括文件制作與演示、文字處理以及數據處理，最后闡述了信息處理技術的應用措施，包括需要建設良好的網絡環境、建設企業信息平臺、保證企業信息的安全性。

參考文獻：

[1] 趙忠雨，王青林.淺談計算機信息處理技術與辦公自動化[J].電子世界，2017（17）：70.