論檔案信息化建設與工程檔案管理

蔣馥蔚

摘 要：隨著信息化技術的發展，我們已經進入了信息化時代，信息化時代背景下，在傳統工作中引入信息技術，充分發揮信息技術的優勢，促進傳統工作質量與效率的提升，意義深遠。工程檔案管理是工程建設中的一項重要工作，重視工程檔案管理，提升其管理的有效性，成為了我們思考的問題。利用信息技術，促進檔案管理信息化發展，是一種重要的思路，應當引起我們的重視。本文結合實際，首先，分析檔案信息化建設的優勢，其次，檔案信息化在工程檔案管理中的引入策略。

關鍵詞：檔案管理; 信息化; 優勢; 策略

一、檔案信息化建設的優勢

檔案管理工作主要有著以下層面的屬性，其一，檔案管理有著系統性的特點，即檔案管理工作主要對于檔案進行整理，歸檔，保存，調閱等，這些工作的開展有著很強的系統性，一定程度上增加了檔案管理的難度。例如，工程檔案管理的過程中，要對于不同階段的工程檔案進行歸類整理。其二，當前管理還具有復雜性的特點，需要對于不同類型的檔案資料進行管理。例如，傳統工程檔案管理的主要對象是紙質以及照片，并且所有工程檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管以及統計等工作都是由人工完成，整個檔案的處理過程非常繁瑣和浪費時間。正是由于檔案管理工作的固有屬性[1]，使得提升檔案管理有效性的難度較大，而信息技術在技術的層面有著一定的先進性，能夠高效地對于信息技術分類管理，適合檔案管理工作的數形，能夠大大提升檔案管理工作的質量，這便是檔案管理信息化建設的優勢所在。值得注意的是，檔案信息化建設的過程中，還能夠應用多樣化地信息技術對于檔案資料進行分析，這對于拓展檔案資料的功能，挖掘檔案資料的價值也是有利的，尤其是對于工程檔案管理工作而言，意義深遠。

二、檔案信息化在工程檔案管理中的引入策略

促進工程檔案管理信息化發展，是工程建設開展的趨勢所在，也是新時代背景下的重要發展理念，結合實際，主要在以下層面開展分析。

1、提升思想認識

檔案信息化建設在工程檔案管理中引入，首要的策略開展層面就是提升思想認識。首先，工程檔案傳統工作在工程建設中，長期以來沒有受到相應的重視，使得工程檔案管理工作發展較慢，質量較低，因此促進工程檔案管理信息化建設，關鍵在于提升思想認識。其一、工程檔案不受重視，使得檔案管理工作開展不規范。例如，在項目部，工程檔案只是一個“軟件”，往往容易被忽視，因為項目領導層不重視工程檔案管理，所以很多企業沒有專門為工程檔案資料設立管理部門和專職管理人員[2]。對于工程檔案管理信息化建設，有著很大的影響，因此強化培訓，使得工程建設認識意識到檔案工作的重要性，尤其是關鍵。例如，定期強化培訓，使得工程人員認識到檔案的重要性。其二，結合工程檔案管理實際，還應當強化工程建設的領導，檔案管理人員對于工程檔案信息化管理的認識，使其意識到，檔案管理工作中引入信息技術的優勢與必要性。總的來說，只有工程人員在思想意識的層面實現了提升，認識到了檔案管理信息化的積極意義，才能夠在實際工作中積極投入，促進工程檔案的建設發展。

2、制定管理規范

工程檔案管理中，引入信息技術，提升管理的有效性，制定相應的管理規范十分必要。管理規范的制定，主要的目的是促進工程檔案管理在一種新的模式下開展，使得傳統的工程檔案管理模式向信息化管理的模式進行轉變。首先，工程檔案管理信息，關鍵在于硬件層面的建設，因此規范硬件建設意義關鍵。其一，結合工程項目開展實際，工程檔案管理部門，應當引入相應的信息化設備。例如，工程檔案管理部門，應當增加掃描儀、路由器、交換機、服務器、計算機等多項硬件設備。其二，工程管理部門還應當引入相應的軟件，利用軟件，對于檔案信息進行管理。例如，利用檔案管理軟件，能夠對于不同的檔案信息進行高效地存儲，檢索，可根據不同的需求，進行篩選提取。其三，在硬件，軟件建設的基礎上，細化信息化檔案管理的流程也是必要的。例如，結合工程實際，對于不同類型檔案，不同媒體材料檔案的存儲流程，管理流程進行相應的規定[3]。如，視頻文件的存儲名稱規定，存儲備份情況，提取登記等工作模式進行規定。其次，制定檔案管理規范，需要考慮信息技術的特點，進行監管制度的制定。保證信息安全意義關鍵，其一，應當根據工程檔案實際，建立查看提取登記制度，保證其原始性，并且將資料設置為只讀模式，避免來自他人的篡改。其二，存儲電子檔案的介質一般是硬盤和光盤，這些存儲介質較容易受到溫度、濕度和光照、磁場等因素的影響，嚴重時會導致電子檔案資料全部丟失，所以對此要引起高度的重視。總的來說，根據工程檔案管理實際，引入信息技術，規范檔案管理流程十分必要。

3、構建信息化檔案管理平臺

信息化時代背景下，信息的互聯互通十分關鍵，因此工程檔案在信息化建設管理的過程中，在線化地對于工程檔案進行管理，促進檔案資料層面溝通交流也是重要的發展趨勢，因此構建信息化檔案管理平臺是必要的。首先，信息化檔案管理平臺，簡單而言就是利用互聯網資源，建立一個網上數據庫，網上數據庫的構建，能夠提升檔案管理的效率。檔案管理人員按照規范進行檔案資料的上傳，檔案監督人員能夠在線地對于工程檔案資料進行監督檢查，或者利用網絡平臺的技術進行自檢。并且利用網上檔案管理平臺，建立相應的準入制度，還能夠促進工程行業中的技術交流。其次，構建信息化檔案管理平臺。可以利用建立網站的形式，通過網站進行檔案管理[4]。還可以利用構建應用的形式進行管理。例如，建設單位建立一個工程檔案管理資料，各個施工單位進行資料上傳。這種模式下，能夠大大提升檔案管理的質量效率，對于工程建設模式的改革優化，也有著一定的指導意義，也是今后重要的發展方向。

三、結語：

本文探究檔案信息化建設與工程檔案管理，主要分析了檔案信息化建設的優勢，以及工程檔案信息化建設的策略，對于工程實際開展有著一定的指導意義。在當前信息化時代背景下，不斷地引入信息技術，拓展信息技術，已經為了共識。因此結合工程檔案管理實際，促進檔案管理信息化發展，需要我們結合實際，創新思維，廣泛地思考，最大程度促進工程建設的發展。

參考文獻：

[1].傅曉瑋. 試論檔案信息化建設與工程檔案管理[J]. 低碳世界， 2017（11）：270-270.

[2].徐春節. 試論檔案信息化建設與工程檔案管理[J]. 絲路視野， 2017（18）：184-184.

[3].周童影. 檔案信息化建設與工程檔案管理的重要性[J]. 中外企業家， 2017（15）.

[4].梁傳惠. 試論檔案管理信息化建設的現狀與分析[J]. 卷宗， 2017（23）.