大數據時代背景下的檔案管理探討

姚俐

摘 要：信息技術發展的推動下大數據時代已然到來，在各個行業日常工作開展過程當中產生的數據量越來越大，這種情況下原有的一些處理辦法已經不適用于目前爆炸式的信息增長，如何在大數據時代下引入新的管理辦法優化大管理技術，是提高檔案管理效率的必然途徑之一，另外隨著物聯網技術的出現以及普及，將其應用到檔案管理過程當中，能夠很大幅度解決工作人員在檔案管理過程當中遇到的一些問題，本文再大數據基礎的基礎上對檔案管理工作的開展優化進行分析研究并提出一些解決辦法。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;探討

大數據技術的出現以及快速發展直接要求這各行各業本身在信息數據管理過程當中投入到的人力物力有了新的要求，面對目前大量集中的信息數據，傳統的檔案行業想要對收集到的資料快速高效的整理并進行分類處理，就必須要投入大量人力資源，這顯然是不符合目前的發展現狀，所以如何將大樹聚集出應用到檔案管理行業當中以提高檔案管理的效率，也是檔案管理工作人員的工作目標之一。在大數據時代背景下想要保住檔案管理工作進一步發展，必然要將大數據技術應用到實際的管理工作當中。

1為何要引進大數據檔案處理技術

大數據時代的理念最早由麥肯錫提出，出現的背景主要是隨著信息技術以及傳遞技術的發展進步各行各業在工作開展過程當中產生的數據大量提升，這給數據管理工作開展提出了比較高的要求。對于檔案管理工作來說，其主要工作的對象就是數據手機貫徹到了管理工作的始末，所以對于檔案管理工作人員來說，在電子化信息技術的飛速發展情況下，想要保證電子檔案管理工作登上時代，就必須要尋找新的技術，而大數據技術便是解決這個問題的最主要途徑，尤其是對于電子信息文件，如果依靠傳統的人力資源以及單一的計算機來完成處理效果很難達到理想狀態，目前在檔案管理行業迫切需要大數據技術給大管理工作的發展提供一定的基礎，同時對于工作人員來說想要提升自身的專業素質，必須要準確理解大數據檔案管理技術。

2大數據時代下檔案管理出現的問題

2.1缺少專業數據處理人才

筆者在研究的過程之中發現大多數檔案管理工作都是采用比較傳統的方式，這種傳統檔案管理工作有無法適應大數據環境的發展趨勢。在大數據背景之下的檔案管理工作，依靠的是專業的數據處理統計人才以及技術，而且在實踐的過程中發現僅僅依靠聘請國外的數據處理專業人才還是遠遠不夠的，這主要是因為在大數據背景之下的檔案管理工作在未來的發展之中有著更高的要求。

2.2檔案管理信息缺少統一的管理及備份

我國目前的檔案管理工作本身來看，大部分工作開展都比較單一，也就是說不同地區不同部門之間的檔案管理并沒有統一到一起，這個給數據統一管理帶來了比較嚴重的障礙，這也不利于大數據技術的開展，目前情況下想要推動大數據技術在檔案管理工作當中的深入必須要解決好這個問題。然后借助大數據的各種技術去有效的處理和統計檔案中的數據，通過這種方式才能夠最大限度的去開發和利用檔案信息。

2.3檔案管理安全系統性能較差

我國目前檔案數據管理存在一個比較嚴重的問題，就是在龐大的數據面前卻沒有專業的安全性的系統來作為保障，而在我國科學技術不斷發展的過程之中就會有很多比較重要的檔案數據，因為各種因素而丟失或者是破壞，情況如果比較嚴重的話還會導致重要答案信息的泄露，以上這些情況都會在很大程度上去破壞檔案數據信息資源的整體性。

2.4檔案管理理念和流程亟待改變

在大數據還沒有發展的檔案管理模式大多數都是由工作人員將資料分門別類的去做好記錄，然后在日后需要的時候再由檔案管理人員去負責查找。但是在最近幾年來，伴隨著大數據的到來信息量也在不斷的增加，而且在大數據的環境之下大多數的數據信息也是交叉的，在這樣的環境之下如果依然采用傳統的檔案管理模式也是不現實的。另一方面在大數據的環境之下，也有很多比較重要的檔案和信息是無法用傳統的檔案管理方式去進行保存和記錄的。

3大數據時代背景下如何促進檔案的有效管理

3.1找準檔案管理準入與健全監管制度

新的時代背景下舊有的一些制度很容易與實際的工作方法出現沖突，所以說在大數據的時代背景之下檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰。對于檔案管理工作的人員來說，目前最重要的工作就是標準檔案管理準入與健全監管的制度，建立制度的目的也是為了能夠為日后檔案管理工作提供一個依據。筆者在研究的過程中發現大數據時代背景之下的檔案管理信息整體呈現出了一個多樣化的狀態，而且有各種各樣的信息檔案也有著自身的要求和特征，對于檔案管理工作人員他們管理過程中所遇到的風險性也就在逐年的增加。

3.2積極尋求與大數據公司或機構的合作

在大數據的時代背景下，檔案管理工作出現最大的變化是企業工作重心發生了一定程度的轉變，這就直接導致傳統的檔案管理工作方法以及管理模式在新的時代環境背景下已經不適應于檔案管理行業管理工作的開展，都會直接導致工作效率及信息的收集效率，為了避免檔案管理行業在新的時代背景下出現落后的問題，就必須要研究如何將檔案管理與大數據技術二者相互融合，從而而轉變并提高檔案管理工作人員本身的管理理念。數據背景下，檔案管理工作開展過程當中，應當尋求與專門的大數據公司相互合作，借用您處理以及虛擬化技術，開展大管理，這樣工作人員能夠遠程控制電子檔案，減少大量的不必要的繁瑣步驟從而提高管理效率。

3.3現代檔案管理工作人員基本素質優化

新的時代背景下，檔案管理工作的開展方法依然是由工作人員為主，所以保證工作人員本身的專業素質是檔案管理工作順利開展的基礎條件之一。另外由于工作人員對于新的管理技術已經出現了不適應的問題，為了避免產生更加嚴重的矛盾，必須要引導管理工作人員針對大數據技術優化自身的職業素質。引導工作人員進一步認識大數據本身培養其基本能力。具體的在提高工作人員基本素質的時候，可以從以下兩方面入手，首先是引導工作人員認識到大數據技術給檔案管理工作帶來的幫助，也就是說改變工作人員本身對于檔案管理工作的理念，這樣對于其他一些工作開展也會起到很好的促進作用。第二方面是要在檔案管理行業引入新的大數據技術人才，這方面技術人才在目前的檔案管理行業是非常缺乏的，想要快速的解決人才問題，就必須要從其他行業引入專業性人才綜合培養管理工作團隊。

4結束語

大數據時代已然是目前全球各行業發展的主要方向，這種情況下如何在大管理行業應用大數據技術，是影響大管理工作在今后多年內發展方向的重要選擇。對檔案管理工作來說，日常管理開的過程中需要涉及到大量的數據，如何解決好這些數據，并將其實現有效的利用是大數據技術使用的主要放心。在大數據時代背景下，管理工作人員，需要通過多方面的策略充分發揮出檔案管理的作用，進而整合涉及到的資源給其他行業工作的開展提供一些幫助。

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