淺談網絡環境下商場檔案管理信息化建設

崔艷霞

摘 ?要：商場的檔案管理信息化是現階段商場檔案管理工作結合現代社會信息化發展的必然趨勢，由此檔案內容可以更好地為商場的運行以及發展提供服務。信息化技術的出現給各行各業都帶來了深刻的改變，檔案管理工作更是如此，在檔案的收集和利用中都可以得到充分的體現。本文結合商場檔案管理信息化的必要性總結了一些可行的管理對策，希望可能給檔案管理工作的工作開展提供一些參考。

關鍵詞：商場;檔案管理;信息化建設

進入信息化時代以來，很多工作的開展方式都面臨改革，將這些技術應用到管理工作中，可以有效地提高企業的工作效率和競爭力。在現代化的信息技術支持之下，商場檔案的整合效率、保存問題和利用效率都可以得到顯著提高。現在商場競爭越來越激烈，如果及時推廣信息化技術，保證檔案相關工作的順利開展，則有效改善當前商場運作效率低下的問題，提高自身競爭力，實現管理模式的改變。

1 企業、商場檔案管理信息化的意義

1.1 社會發展的需要

現在人類社會已經進入信息化時代，信息資源的重要性也在不斷突顯，作為企業和商場來說，積極對現有的工作方式進行信息化改革，可以很好地提高企業經營水平，給社會的發展起到相應的作用。可以說所有商場的檔案部門在日常工作中都掌握著重要的信息，所以社會的發展和信息化建設需要從企業的信息化建設入手。

1.2 優化企業管理的需求

隨著信息技術的推廣普及，檔案的作用和地位也出現了改變，在過去檔案工作僅僅是歸檔之后保存，但是在利用上則并不充分。現在隨著信息化技術的發展，企業和商場管理相關部門可以結合檔案來做出更合理的決策。所以檔案管理信息化的應用和實現也成為了企業和商場管理工作中的重點。

1.3 檔案事業前進的需求

檔案管理工作并非是孤立的，國家檔案管理部門需要結合當前檔案管理工作的發展情況來出臺相應的行業標準。檔案信息化建設同樣也是企業信息化推進的重要基礎，應用現代化的管理技術和理念，對檔案事業的建設以及企業商場的發展來說也大有裨益。

2 現階段商場檔案信息化建設中的不足

2.1 認識程度不足

檔案信息化管理工作中，很多企業和商場的認識程度不足，不少企業還將管理信息化和檔案資料數字化等同起來，并不重視檔案的管理和利用。也有不少商場也存在片面追求紙質化檔案數字化的進度。不少企業也將館藏數字化的基礎上，增加網絡連接，就是信息化了。但是這樣不僅無法從根本上實現檔案信息化建設，同時也會由于數據格式的不同而導致數據資料無法完成共享，形成資源浪費。

2.2 規劃水平不足

很多商場在工作中過于重視自身的經營情況，對于現代化和商場管理方法并沒有完全掌握，并且也缺乏對于自身發展戰略的考量，在檔案信息化的建設上也存在同樣的問題，無法完成很好的規劃。另外，檔案管理工作并不能直接為企業和商場增加效益，所以在企業的發展戰略中就不會處于主要地位。

2.3 技術整合程度不足

檔案信息化建設工作中，整合和利用企業內部的信息資源非常重要，也是完成檔案信息化建設的重要保障。但是不少商場企業所應用的檔案管理系統、辦公自動化技術以及財務管理技術均不是由一個開發公司所提供的，所以通用性不強，數據轉換難度大，必然會給企業檔案信息資源對接造成困難，影響整體運作效率。

2.4 基礎設施建設上的缺陷

現代化、信息化背景之下的檔案管理工作對工作人員的素質要求較高，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，既懂檔案管理又懂信息技術的復合型人才相對缺乏。另外相關《檔案工作條例》要求：庫房要做到防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防有害氣體等“八防”，檔案的信息化、數字化更是對基礎設施提出了更高的要求。

3 加強企業檔案管理信息化建設的措施

3.1 提高認識加強領導

檔案信息化是一個長期、系統復雜的工程，這需要企業領導高度重視并積極參與協調，建立一個強有力的領導組織機構，對前期的籌備工作，軟硬件的安裝調試、技術人才的引進與培訓，以及后期系統的維護、升級等進行全面考慮，對人員、資金、技術到軟硬件的引進開發都需要進行可行性研究，進而落實資金到位，人員合理引進、配備，從而保證檔案信息化工作的順利實施。檔案信息化建設投入是較大的，網絡管理系統的開發建設，計算機、打印機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機以及光盤、硬盤等設備的配備都需要經費的投入作保障。

3.2 健全制度規范管理

檔案部門要加強檔案信息化管理的規章制度體系建設，制定文檔一體化制度、歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、查閱利用制度、網絡安全管理制度、機房管理制度、軟件管理制度、操作管理制度、監督管理制度及具體工作人員的崗位目標責任制等，使其具有可操作性，并形成約束機制，確保具體工作的規范有序。要加強對企業檔案信息化的標準化、規范化管理。各企業單位在進行檔案信息化建設中，必須嚴格執行國家檔案局和相關省（市）檔案局有關檔案數字化、電子文件歸檔管理等技術規范標準，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、長期可讀、便于共享。在進行檔案數字化加工前，應征得相關檔案行政管理部門的認可，并在其業務指導與監督下進行。各企業單位在檔案信息化建設中要嚴格遵守《檔案法》和相關省（市）《檔案信息化建設保密管理辦法》等相關法律法規規定，加強對檔案信息化管理系統的管理，采取必要的安全防范措施，確保檔案信息系統的安全。

3.3 提升技術注重培訓

檔案信息化的基礎是高科技含量的現代計算機技術的應用，檔案部門應具備相應的技術力量的支持，不僅能夠進行正常的保養維護、安全保護和故障處理等日常工作，還要能適應時代發展的要求及時進行技術更新和升級。為克服檔案部門信息技術力量不足的實際情況，可采取與高校、科研單位合作的方式，取人之長，補己之短。另外檔案部門與相關部門的合作，共同開展相同的科技攻關項目，提高檔案信息化成果的高科技含量和標準化水平。檔案信息管理人員不僅應具備過硬的檔案業務知識和技能，還應了解掌握計算機操作、數據錄入、網絡管理、數據庫建設、圖像處理、網頁制作等方面的知識，這就需要檔案部門要為檔案信息管理人員的培訓和進修創造條件。

4 總結

綜上所述，信息化在一定程度上代表了檔案事業的發展方向，同時在商場和企業的管理工作中，也要將檔案信息化作為信息化技術推廣的先導。信息化技術下的檔案管理工作可以實現檔案內容的數字化管理，應用網絡可以直接在遠程利用檔案材料，提高其利用效率;從另一方面來看，效率的提升帶來的是企業運行成本降低，這些都是企業和商場競爭力的重要保證。

參考文獻

[1]馮春華.淺談網絡環境下企業檔案的信息化建設[J].商場現代化，2009（6）：27-28.

[2]齊志紅.淺談網絡環境下的檔案信息化建設[J].山西檔案，2012（S1）：63-65.

[3]王珊.淺談信息網絡環境下如何實現檔案管理的信息化[J].華章，2011（9）.

[4]安艷芳.淺談網絡環境下檔案信息化管理與服務機制的創新[J].山西檔案，2012（s1）：92-94.