網絡環境下的檔案信息集成服務探索

黨文叢

摘要：文章以網絡環境下的檔案信息集成服務為研究對象，首先對檔案信息集成化服務優勢進行了闡述分析，隨后討論了地質單位檔案信息網絡平臺建設，然后討論了建立地質單位檔案信息集成服務協作組織，最后分析了地質單位科技檔案信息集成服務流程，以供參考。

關鍵詞：網絡環境;檔案信息;集成服務

檔案作為人類科研活動的記錄與直觀反映，本身蘊含信息較為豐富，有著非常重要的參考價值。然而，長期以來受技術、時間、空間等因素限制，這些信息資源未能得到充分的開發與利用。隨著網絡時代的來臨，為檔案信息實現更深層次的應用與共享提供了有力的契機，因此有必要對網絡環境下的檔案信息集成服務進行探討，對于促進檔案價值提升具有重要的意義。

一、檔案信息集成化服務優勢

通過利用計算機技術、網絡信息技術搭建信息集成化服務平臺，能夠對地質單位檔案資源實現檔案信息全數字化，方便進行檔案信息的統一的整合管理，同時在信息集成化平臺下，通過利用數據挖掘技術、數據庫技術等，能夠實現對地質單位檔案資源駕價值深入挖掘，實現與多次應用開發，促進不同部門之間信息資源進行共享，有效實現檔案信息資源集成。另一方面，通過信息集成化服務平臺，極大豐富了檔案資源服務手段，擴展了檔案資源服務范圍，能夠針對性滿足用戶對檔案信息獲取需求，突破了傳統地質單位檔案服務方式的桎梏，為地質單位科研活動提供了強有力的支持。此外，從當下地質單位檔案服務管理現狀來看，檔案資源信息服務主要面對的是地質單位機構內部，如今在信息科學技術的快速發展的大背景下，隨著檔案信息集成化服務平臺建立，將會促進地質單位檔案信息資源實現資源共享，有效消除“信息孤島”現象，進一步提升地質單位檔案開發利用價值，充分發揮檔案信息作用，以推動地質單位實現更好的發展。

二、地質單位檔案信息網絡平臺建設

首先，各地質單位科技檔案管理部門用做好各自檔案信息資源數據庫的建立，實現內部檔案資源傳遞與利用。然后，立足于地質業界，加強行業縱向聯合，以中心檔案館為核心，對各部門檔案信息資源數據庫進行整合，實現行業檔案信息資源數據庫建立。但不同部門之間的檔案信息資源數據庫依然保持獨立，由信息網絡技術作為紐帶，組成分布式檔案信息資源總和。最后，通過多方共同協作，完成統一的檔案信息資源門戶網站建立，并利用該網站平臺，實現檔案信息資源共享。基于此，在具體實現方面。需要檔案部門做好兩個檔案信息服務網絡建立，一是內部檔案信息服務網絡，供地質單位內部進行使用，并且網絡也是單位局域網，不與外界網絡連通;二是做好外部檔案信息服務網絡建立，例如可以將之前建立的檔案信息資源門戶網站作為與外界溝通的橋梁，將單位內可以公開的檔案信息資源發布在網站之上，供其他單位進行查閱。如此一來，既可以實現對外宣傳，提升自己的影響力與知名度，又能夠加強行業內信息交流，實現信息共享。

由于不同地址單位檔案數據庫建標準并不統一，因此為實現不同數據庫連接，需要建立一個分布式異構交換與共享系統，該系統在設計建立上，可參考如下措施：一是在主數據中心之上，做好元數據服務器設置，然后在多個分數據中心，做好數據服務器設置，其中這些數據服務器都可以在元數據服務器進行登錄，用戶在完成客戶端安裝后，便可以向主數據中心發送請求，申請賬號與授權。二是對于各分數據中心用戶而言，用戶數據都存儲在數據服務器上，而將元數據登錄到主數據中心，系統便會將不同數據中心連接在一起，方便統一管理。三是對于各地用戶來說，在通過遠程連接元數據服務器后，能夠對服務器中的元數據進行檢索瀏覽與下載，有效集成異構數據庫，針對加入的數據庫，能夠對其內部資源進行權限訪問，以確保整體數據共享，同還要注重保持各個數據庫之間的獨立性，最終實現異構數據庫查詢與聯合使用，方便統一集中管理。

三、建立地質單位檔案信息集成服務協作組織

在建立地質單位檔案信息集成服務協作組織時，應遵循以下原則，一是應保持目標一致性，更有利于團隊合作，促使任務完成效率提升，保障任務完成質量。二是團隊文化應平等和諧，在檔案信息集成開發服務建設中，會有不同地質單位檔案服務人員參與其中，而每個成員基于自身經歷、學識、看待問題角度的不同，面對問題必然都會有各自獨到的見解，只有團隊文化保持和諧，才能夠保障每一個成員均能夠發表自己的見解，質疑他人想法，并在和諧的氛圍下，求同存異，達成一致認識。三是應制定規范化的管理制度，沒有規矩不成方圓，團隊組織更加注重團隊合作，通過制定相應規則與制度，規范每個成員行為，可促進整個團隊協作有條不紊的進行。另一方面，在數字時代下，檔案管理服務機構組織將會更加傾向于規模小型化、結構扁平化、工作重心前移化方向發展，因此在實際進行組織建立時，需要依造上述要求進行建立。

在具體構建上，可引入矩陣組織結構，該組織結構具備傳統服務機構特點，同時又能夠兼納虛擬組織優勢，且非常適合于檔案信息服務網絡運行。該結構更加注重信息供需雙方的交互性，注重的是檔案信息資源整體開發利用，而不限于某一種信息載體、工作形式或系統形式。并且本身該組織結構具有較強的靈活性，能夠隨用戶需求變化而變化，能夠更好的整合網絡信息資源，為更多用戶提供各種信息增值服務，最大程度的滿足不同類型、不同層次的用戶個需求。

四、地質單位科技檔案信息集成服務流程

第一步，抓住并收集用戶需求關鍵信息，明確信息建設方向。對于地質單位檔案矩陣專題服務組織而言，在日常開展檔案服務的過程中，能夠結合用戶日常檢索數據，挖掘分析用戶信息需求習慣，收集用戶需求信息。與此同時，在信息收集上，也可以采用問卷調查、網絡調查方式，完成用戶需求信息收集，并對這些信息進行分析，明確信息服務建設方向，確定日后工作內容。

第二步，統一整合現有地質單位檔案信息。由項目負責人帶頭，對信息整合結果進行分析，并以此為依據，確定最終服務形式，配置好相應服務人員。對于檔案信息資源整合結果來說，不要求整合結果形式，但需要對信息來源進行詳細標注，以備后續出現問題時，進行近一不驗證，在具體進行信息整合時，需要與用戶保持良好的互動聯系，確保信息整合的目標準確有效。

第三步，做好檔案信息推送與導航。通過利用信息“推送”技術，建立一個智能化網絡專題信息服務系統，在該系統的幫助下，能夠迅速從用戶搜索關鍵詞中分析用戶興趣，同時還能夠主動從網上進行信息查詢，在經過對比篩選后，結合用戶習慣，主動推送給用以網絡推送信息來源為分類依據，具體可分為兩類，一類時外部網絡環境下的信息推送，該推送又可進一步細分為虛擬館藏推送、搜索引擎推送等;另一類是內部網絡環境下的信息推送，主要包括網頁鏈接推送、視頻推送等。由用戶自己進行手動獲取。另一方面，針對地質單位檔案信息導航，可以通過聯機方式，對檔案進行檢索，并現有電子網絡資源，直接加入到館藏檔案目錄之中，從而確保檔案館藏資源一一呈現在用戶面前，用戶在進行館藏檔案查找時，也可以通過網絡，查詢網絡信息資源，打破了地域空間的限制。在進行網絡查詢時，用戶只需要輸入自己需要的文獻主題、關鍵詞等，根據系統提示，完成查找操作即可獲得全文或下載鏈接。

第四步，進行數據庫存檔。在完成檔案資源信息集成服務工作后，可以將之前整合的知識信息成果，直接將其納入到檔案館數據庫之中，由數據庫進行集中統一存儲，但針對這些納入的信息，應注意要標注好資料信息來源。與此同時，結合實際利用情況，做好備用存檔，從而依次為依據，來對工作人員績效進行評價考核。針對小組工作質量的評價，應做好評價指標的量化處理，具體可以結合用戶下載量與利用反饋，同時對信息整合專業性和難易度、工作量加以考慮，有效完成成員業績考核評價，確保評價的公平合理性。

最后一步。進一步落實服務反饋與績效考查。對于地質單位科技檔案信息專題服務來說，一般有著較強的專業性，工作量較大，工作要求較高，因此為保障最終工作效果，應以工作最終服務對象——用戶評價為依據，來作為服務評價指標。通過對客戶評價、服務體驗進行定向跟蹤、專調查，保障評價的客觀性全面性。與此同時，每一個成員在具體工作時，需要以滿足項目需要為主要工作目標，每完成一個項目服務后，都應確定工作人員工作量，做好工作人員工作效果評價，并對相關信息加以記錄備份，以作為年度工作績效考核的依據。

五、總結

綜上所述，通過在地質單位檔案管理上引入檔案信息集成服務，更有利于進行檔案信息的統一的整合管理，充分發揮檔案作用價值，促進不同部門之間信息資源進行共享，有效實現檔案信息資源集成，從而為地質單位科研活動提供了強有力的支持，推動地質單位是實現平穩順利發展。

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