淺論建筑設計單位科技檔案管理方法及其創新

許巧紅

摘要：建筑設計過程中產生的文件記錄和圖紙成果，形成了設計單位的科技檔案，其管理與利用的水平關系到設計單位的質量管理、規范化管理等方方面面。本文從科技檔案對設計單位具有不容忽視的重要作用，而實際工作中其管理存在較多弊端的現狀出發，重點研究科技檔案管理方法創新，參考相關管理學知識，對檔案管理制度進一步完善，將科技檔案管理結合應用現代化信息技術進行創新，使其提高設計單位的工作效率，有效降低工作時間跨度以及加快檔案的利用；重視檔案工作人員的管理與培訓，對優化檔案管理起到了推進作用。

關鍵詞：設計單位；檔案管理；管理制度；創新策略；信息化

1.引言

建筑設計單位在設計生產及經營管理的過程中形成了各種文件資料，這些文件經由移交歸檔、整編入庫后就形成本單位的科技檔案。科技檔案是建筑設計單位最核心和重要的檔案，科技檔案管理工作能否高速有效的運行直接影響到企業的建設與發展，為了保證設計的進度以及控制質量目標，必須建立切實可靠的檔案管理系統，應用現代科學信息技術手段進行檔案管理。

2.建筑設計單位科技檔案管理的作用

2.1 科技檔案的原始記錄功能

設計單科技位檔案包含了甲方提供的審批和批復文件、紅線圖、地形圖、地質勘察報告等設計依據性文件；從方案到初步設計再到施工圖設計階段的設計圖紙、概（預）算書、計算書、設計驗證與校對審核文件、施工圖設計文件審查報告及其意見回復、圖紙會審紀要、設計修改及變更文件、竣工文件等過程控制與成果文件。這些文件以項目為單位進行匯總移交歸檔，它記錄了項目設計全過程的各項信息，是技術與質量管理的主要依據與憑證，是設計單位的成果與寶貴資源，也是科技檔案管理工作的對象和基礎。

2.2 科技檔案的利用價值

相對整個工程項目的全壽命周期而言，設計階段的時間往往較為緊促，建筑設計單位需要在設計合同約定的期限內完成復雜而嚴謹的設計工作，通過參考以往的設計項目，利用已有科技檔案輔助驗證，可以增加設計的可靠性和說服性，節約時間。科技檔案作為設計單位的智慧結晶，其利用價值不容忽視。

3.設計單位傳統的科技檔案管理及其弊端

科技檔案是一種可供長期查閱的技術資源，具有很高的利用價值，記錄了建設項目從立項到竣工驗收的全過程的相關信息。傳統的科技檔案管理在之前漫長的時間里一直采用了手工的管理方式，直到最近十數年里才開始與信息化相結合。

3.1 設計人員歸檔意識薄弱，影響歸檔的及時性、完整性、正確性

因為工程項目的建設周期較長，項目所涉及的單位和政府主管部門也比較多，所以文件的來源復雜，時間周期較長。在項目建設過程中經常出現工程的變化調整，甚至于出現工程項目因故停工維護，都需要設計方及時進行修改與應對。設計單位需要協調相關部門，對相關資料及時收集、記錄、補充，以便歸檔完整。

3.2 傳統手工管理的大量人工投入和利用效率低的沖突

許多設計單位的檔案管理還保留了手工紙質管理的方式，這種方式需要建立大量的手工檢索卡片與目錄，存儲介質單一，保管不易，卻查詢費時費力。

無論在設計、施工以及竣工哪個階段，設計成果必須及時提供給工程建設各方參考應用。因此，設計單位的檔案在平時的維護過程中，會被頻繁調取查閱，而后重新歸檔，利用效率低下，會使檔案的使用價值不能得到充分實現。

3.3 近十數年的手工管理與信息化的初步結合

目前，多數建筑設計單位的檔案管理方式，正在結合自身實際條件，將傳統的手工紙質化管理與信息化相結合，轉為初步的信息管理。例如：采用信息管理系統對檔案文件條目逐條錄入進行電子化編目管理；在施工圖出圖時將每一張底圖添加條形碼，通過掃描條形碼將圖紙電子版、紙質版一一對應進行管理；將庫存檔案包括底圖和文件通過掃描電子化存檔管理等等。

這些變化與創新，是檔案工作者付出了辛勤的勞動，使科技檔案管理方法實現了提高，使檔案管理更為精細并提高了工作效率。

但是信息化在各行各業的飛速發展，使得檔案管理信息化的結合仍然不夠高效，檔案管理需要進一步創新才能滿足規范化、信息化的需求。

4.建筑設計單位科技檔案管理創新

隨著設計單位工作量的加大以及市場需求量的加大，傳統的手工檔案管理已經遠遠落后于實際需要，半信息化的檔案管理方式也過于繁瑣、費時而不能及時高效的響應檔案利用的要求，迫切需要在原有的基礎上進一步對檔案管理進行創新。檔案管理工作趨向信息化、無紙化、人性化、服務化的方向發展，才能滿足形式對已有的檔案管理工作所提出的更高要求。

4.1 科技檔案管理創新實現的前提

檔案管理部門目前開始逐漸脫離從前不受設計單位重視的困境，從檔案管理人員的更新、到對原有管理人員的培訓與繼續教育，人員的管理水平逐步提高，再到對檔案庫房設備軟硬件的投入增加，這些人、財、物多方面的良好變化使得科技檔案管理創新有了實現的前提。

4.2 建立完善的檔案管理制度

首先，要對檔案管理任務進行科學的分解，清晰地劃分每一個環節的責任人及其職責，并且制定相應的考評指標，避免出現推卸責任的情況，同時提高管理人員的積極性。其次，完善檔案管理的硬件和軟件設施，指定嚴格的檔案管理制度，使檔案工作流程標準化、規范化。再次，有定期的培訓制度，提高檔案管理的技術和能力，拓展學習信息化管理和相關行業知識，以便進行知識管理。

4.3 結合現代化信息技術使科技檔案管理信息化、無紙化

為了實現檔案管理的信息化、共享化，設計單位應加大信息管理軟件和硬件的優化，招聘相關的管理專業人才協同工作，通過采用協同設計，建立起信息化的檔案管理平臺，使文件歸檔和出圖歸檔流程自動化，縮減歸檔交接流程，一方面，將傳統的企業內部資料實行無紙化轉換，用電子簽名代替手工簽名；另一方面，將外部的紙質資料通過掃描等方式轉換成電子文檔，將這些資料進行合理的歸類。

4.4 建立知識管理服務

在新的檔案管理模式下，設計單位科技檔案在進行檔案管理研究時，要充分考慮實際使用者的需求以及在行業內推廣的需要。在信息的收集與檢索過程中，運用知識樹的形式，從面、線、點的層次出發，將各類設計單位的檔案和相關經驗以及運用的新技術等文件進行體系化歸類，使單位人員及后續新進設計人員能夠便捷地獲取數據庫資料，并且廣泛推動行業信息和知識的交流，從而全面提高企業內部設計人員的專業素質，為行業的進一步發展起到一定的促進作用。

5.結論

設計單位的檔案資料涉及多方面的文件，完善檔案管理系統可以較好地提高工作的效率和準確性。設計單位應該重視科技檔案的價值，通過管理充分發揮其價值。

科技檔案管理正在由原始的手工管理逐步演變為手工結合信息化管理，并進一步演變到信息化無紙化的管理狀態。信息化技術正在逐步改變傳統檔案管理模式，本文研究討論的檔案管理信息化充分利用了此類創新技術，達到了很好的效果。

運用協同設計，將文件歸檔自動化，通過掃描將原有紙質檔案電子化，通過適應設計單位自身特性的信息系統進行科技檔案管理，能夠提高設計單位工作的效率和準確性，強化企業內部的溝通交流與知識共享，從而一定程度上為保證工程建設質量做出貢獻。

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