大數據時代檔案管理發展的思考

余征琴

摘 要：隨著信息時代的發展，大量的數據模式正在悄然改變著人們的思想觀念，如何更有效并長期地保存檔案資料成為檔案管理工作中的主要問題。大數據時代的技術變革，一步步推進人們生活的便利，實現高效的知識管理層次。檔案管理工作逐步成為大數據時代背景下的重要內容，值得我們進一步探討與研究。

關鍵詞：大數據時代 檔案管理 發展

在當下檔案管理過程中，大數據時代所賦予的背景促使其信息化建設水平成重要標志，所以，要充分重視檔案信息化建設。而檔案信息化在當今的背景之下，已經實現從紙質向數字化轉變，借助計算機技術，檔案管理人員將各類檔案錄入系統，系統將會實現自動分類，節省了大量的時間、人力。但應當看到檔案信息管理在技術、管理、人員等各方面尚存在不足，所以，筆者將就這些方面來進行分析，進而有效推進大數據時代檔案管理建設的步伐。

一、大數據時代背景

大數據是一個抽象的概念，是一種新的數據處理模式。在信息化發展越來越快的今天，大數據已經是大家口中常被提到的概念，在高速運轉的計算機數據中占據越來越重要的作用。在互聯網時代，任何事物講求速度，速度是它最基本的價值所在，速度越快越能占領重要的地位，數據的處理在這種環境下應運而生。在處理海量化信息的同時，也在進一步提出挑戰，信息的儲存得以基礎地解決，但信息的安全性仍存在隱患，需要盡快尋找方法解決這一問題。例如，在信息化發展較快的今天，人們利用電腦處理信息并且所有的信息都需要上傳至網絡并儲存保管。比如，規劃院員工的各類信息的統計以及員工需要登錄的員工系統等，都是大數據時代下的產物。既然它出現了，我們就要充分地利用它，以期解決我們最基本的需求。

二、檔案數字化的意義與作用

在大數據時代背景下，將檔案信息轉化成數字化信息，即是檔案數字化。現代技術通過掃描、數字化等方式管理檔案資料，提高了工作效率，激發了工作熱情。檔案數字化是一種新型的信息技術方式，在這種情況的促使下，越來越多的工作單位開始利用這種方式，以提高經濟效益和工作效率。

1.提高經濟效益

任何的單位、企業等在利用信息化數據時，或多或少都會帶來一定的好處，既提高了經濟效益，還激發了員工的信心。傳統的檔案管理主要以紙質版為主，費地費資源較多，一時難以籌集。現代檔案管理以數字化信息為主，減少了資金耗費，提高了企業經濟效益。例如，單位用數字化信息下發工資，既節省了真正的人力資源耗費，又節省了企業經濟成本的耗費。

2.提高辦公效率

與傳統檔案管理相比，現代化檔案管理方便存儲、搜索，一目了然，有效提高了辦公效率。在任何單位中，任職后方便及時歸檔，減輕負擔。例如，在工程師的任用中，都需要檔案資料的提供，在大數據背景下可以很快地通過網絡傳輸電子檔案，提高了工作效率，減少了工作中歸檔方面存在的一些錯誤。

3.增強檔案原件保護

在大數據時代，將檔案資料以數字化形式加以保存，增強了對檔案原件的保護，尤其是時間非常久的那些檔案，更便于查看原件。例如，在規劃設計行業的管理中，常需要利用數字化檔案管理工程規劃設計資料信息，以期方便查詢規劃設計年限及問題。

三、大數據給檔案工作帶來的挑戰

1.對檔案管理理論的挑戰

在數字化時代的摧使下，新一代技術變革也在緩緩發生，新時代數字化檔案管理工作挑戰著傳統的檔案管理方式。這一系列新型方式的出現，對檔案管理理論也帶來了挑戰。例如，新型技術的出現使得傳統紙質版的資料出現越來越多的問題，以前適用的理論基礎也受到挑戰，開始慢慢改變成適應現代社會的新型理論基礎。

2.對檔案信息資源管理的挑戰

現代檔案管理工作對傳統檔案管理工作提出了一系列挑戰，現有的技術越來越難以支撐檔案管理工作的進行，因此需要更新換代才能維持更新的狀態。在大數據背景下，新型技術變革對檔案信息資源管理也提出了一系列挑戰。

四、檔案工作應對大數據時代的創新舉措

1.賦予檔案新的內涵

在大數據時代下，新的技術逐步出現，賦予了檔案新的內涵，要求人們以更新的思想來管理檔案，以更復雜的思維來歸類檔案。在這樣的背景下，更多的追求是檔案管理信息的復雜化、完整性。例如，在規劃院檔案管理中，在信息化逐步推進的時代，更便于檢索、掃描歸檔，保存整理。我們可以在需要的時候去檔案室直接從電腦中調取檔案即可，免去了以前紙質版一一找尋的麻煩。

2.及時更新知識結構

常說“活到老，學到老”，人尚且需要不斷地學習來支撐自己的夢想，更何況信息技術的發展，它也需要不斷的更新換代，及時更新知識結構。大數據時代對檔案管理工作者也提出了更高的要求，只有不滿足于現有的技術結構，不斷地更新換代，才能為檔案管理工作提出更多有意義的決策。

3.構建新的檔案收集體系

在大數據背景下，傳統的檔案體系已經不能完全適用于現代檔案體系，所以需要構建新的檔案體系，以便完善檔案管理工作的進程，為日后工作節省時間，提高工作效率。

4.拓寬新的檔案利用渠道

在更新換代很快的今天，檔案管理工作者也需要不斷拓寬檔案利用的新渠道，接收新的信息資源，獲得長足的進步。例如，在規劃院檔案管理中，僅僅使用電腦儲存信息遠遠不夠，還需要拓寬新的渠道，運用新型的方式管理檔案。

5.采取措施完善檔案管理制度

針對檔案管理制度不健全此種情況，作為檔案信息管理部門的相關人員，應當建設完備的檔案管理制度，依據當下制度實施情況，及時做好制度更新以及規范工作，與此同時，要十分注重制度細節工作的落實，促進檔案信息化管理的進行;而針對職責混亂的情形，要結合實際情況，并于檔案管理部門人員進行開會研討，制定一套內容明確、職責清晰的管理制度，在此基礎之上，全員監督，嚴格執行。

結束語

綜上所述，在不斷發展變化的今天，檔案管理工作仍然很重要，尤其是使用信息技術不斷提升更多的途徑去開辟新的道路。在大數據時代下，及時更新換代很有必要的，要不斷提高技術支持，提高工作效益，為美好生活創造有力的支撐。

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